Paperless w 3 krokach

Trend #paperless, czyli funkcjonowanie bez papieru w czasach powszechnego dostępu do internetu, nowoczesnych systemów oraz stosunkowo taniej technologii – nie powinno stanowić wyzwania. Szeroka oferta zróżnicowanych rozwiązań technologicznych i niski próg wejścia sprawiają, że ograniczenie tradycyjnej papierowej dokumentacji jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Dziś każda firma może być paperless bez konieczności ponoszenia wielomilionowych kosztów związanych z inwestycją w nieznane technologie.
Podejście paperless zmienia wiele w biznesie. Pozwala wdrożyć podejście większej otwartości na technologię, testowanie nowych pomysłów i tworzenie strategii biznesowej opartej na innowacjach. Wszystko to jest możliwe, gdy przedsiębiorstwo przejdzie pierwszy etap transformacji cyfrowej, nabierze wprawy w procesie implementacji technologii oraz wykreuje wśród pracowników postawę otwartości na eksperymenty i wdrażanie nowych rozwiązań.
Pomimo tego, że każda branża charakteryzuje się innymi potrzebami w kontekście digitalizacji dokumentacji, która nie stanowi tylko preludium do budowania paperless office, można wskazać trzy uniwersalne kroki, które należy zrealizować, jeśli myśli się o “biznesie bez papieru".

Spis treści

Dla wielu firm, szczególnie tych ze stosunkowo krótką historią, funkcjonowanie bez wirtualnej chmury jest czymś niewyobrażalnym. Jednak jeszcze kilka lat temu tworzenie, przetwarzanie czy udostępnianie dokumentacji w postaci analogowej było codziennością. Miliony kartek papieru, tysiące teczek oraz segregatorów stanowiły stały element wystroju przedsiębiorstw na całym świecie. Na szczęście, szybki postęp cyfryzacji oraz stosunkowo niski koszt korzystania z takich rozwiązań jak Google Dyski czy OneDrive sprawiają, że nawet jednoosobowe firmy mogą niewielkim kosztem zacząć funkcjonować bez papierowych dokumentów w ramach paperless office. Za czynnik sprzyjający tym zmianom należy przede wszystkim uznać niski próg wejścia. W praktyce sprowadza się to do wspomnianych już niewielkich kosztów, łatwości obsługi oraz samej implementacji chmury do środowiska pracy. Wykorzystanie bezpłatnych i najtańszych pakietów oferowanych przez dostawców chmury umożliwia efektywne odejście od papierowej dokumentacji i łatwiejszy obieg dokumentów wewnątrz oraz na zewnątrz firmy. Ponadto, realizacja innych działań w ramach podejścia paperless zazwyczaj wymusza konieczność posiadania wirtualnego dysku, dlatego też stanowi on niejako fundament dla dalszych inwestycji i procesów związanych z wdrożeniem strategii paperless.

Paperless jest procesem, w którym realizacja pewnego etapu tworzy potrzeby podejmowania nowych działań (kolejnego kroku), prowadzących do pełnego wykluczenia papierowej dokumentacji (systemu paperless). Wdrożenie wirtualnego dysku, a w jego następstwie powszechne korzystanie z elektronicznej dokumentacji, rodzi nową potrzebę – bezpieczny podpis elektroniczny.
Korzystanie z cyfrowej dokumentacji jest łatwe, wygodne i zgodne z proekologiczną polityką. Pewną trudność stwarza sytuacja, w której elektroniczne dokumenty należy podpisać. Wówczas pozostają dwie możliwości:

• Zerwanie z zasadą paperless, czyli wydrukowanie dokumentu i przedłożenie go do podpisu, a następnie zeskanowanie i wprowadzenie do systemu (np. ERP lub CRM),
• Wdrożenie kompleksowego narzędzia, takiego jak choćby podpis biometryczny.

Nawiązując do wspomnianego już procesu rodzenia się nowych potrzeb i konsekwentnego postępowania zgodnie z podejściem paperless, jedynym z rozwiązań jest wdrożenie podpisu elektronicznego, czyli sposobu na składanie ważnych prawnie podpisów bez konieczności drukowania dokumentów.
Wśród dostępnych metod digitalizacji podpisów, jednym z najbardziej popularnych jest podpis elektroniczny na tablecie. Rozwiązanie to umożliwia wypełnianie dokumentów i składanie ważnych prawnie podpisów przy użyciu powszechnie dostępnych tabletów (czytaj więcej o możliwościach wykorzystania podpisu na tablecie w biznesie)
Wdrożenie podpisu elektronicznego i jego codzienne użytkowanie nie powinno stanowić żadnych trudności, gdyż zazwyczaj opiera się ono na łatwej w użytkowaniu technologii, dotyczy to zarówno podpisu kwalifikowanego, jak i podpisu elektronicznego na tablecie.
Strategia biznesowa, która zakłada cyfryzację firmy i odejście od papierowej dokumentacji, musi uwzględniać również wykorzystanie nowoczesnych form autoryzacji dokumentów bez konieczności ich drukowania.

Wdrożenie strategii paperless nierozerwalnie wiąże się z technologią. Wybór odpowiednich narzędzi (systemów IT i urządzeń) oraz ich wdrożenie to oczywiste działania. Niemniej jednak, nie przesądzają one o ostatecznym powodzeniu przedsięwzięcia — wdrożeniu rozwiązań paperless. Równie ważnym aspektem jest kultura firmy, a konkretnie — ludzie i ich nawyki. Określenie powodów, dla których firma odchodzi od papierowej dokumentacji, sposób realizacji tego przejścia oraz cele, które zamierza osiągnąć, jest kluczowym elementem realizacji założenia paperless office. Na podstawie odpowiedzi na powyższe pytania warto zbudować nową kulturę firmy — kulturę w duchu paperless. Dokument, będący zbiorem wskazówek dla pracowników i ułatwiający realizację codziennej pracy zgodnie z przyjętymi zasadami, będzie dużym wsparciem w wdrażaniu strategii paperless. Paperless zmienia wiele działań, zachowań i procesów w firmie, która chce zredukować lub wyeliminować papier. Aby to było możliwe i cały proces zakończył się 100% powodzeniem, konieczne jest opracowanie polityki paperless, która stanie się zbiorem wskazówek i drogowskazem zarówno dla szeregowych pracowników, jak i kierowników, aż po kadrę zarządzającą.

Odejście od papierowej dokumentacji przez firmy jest procesem niezwykle złożonym, który wykracza poza trzy wcześniej wspomniane kroki. Mimo to, wymienione elementy należy postrzegać jako fundament budowy biznesu bez papieru. Eliminacja papierowej dokumentacji z procesów wewnętrznych i zewnętrznych bez odpowiedniej infrastruktury, takiej jak chmura (która jest kluczowym krokiem), urządzeń do digitalizacji (na przykład tabletów z odpowiednim oprogramowaniem) oraz kultury firmy, która będzie wspierać zmiany i wskazywać odpowiednie modele pracy, jest niemożliwa. Podejście paperless nie tylko zmienia wiele procesów i dotychczasowych zasad, ale również stanowi impuls do dalszych modyfikacji, stosowania nowoczesnych rozwiązań IT i przeprowadzania transformacji cyfrowej na większą skalę. Taki drobiazg, jak digitalizacja dokumentów, zmienia biznes, przyspiesza zmiany oraz stwarza nowe możliwości rozwoju.

fot. stock.adobe.com