Paperless w 3 krokach

Paperless, czyli funkcjonowanie bez papieru w czasach powszechnego dostępu do Internetu, nowoczesnych systemów oraz stosunkowo taniej technologii – nie powinno stanowić wyzwania. Szeroka oferta zróżnicowanych rozwiązań technologicznych i niski próg wejścia sprawiają, że ograniczenie tradycyjnej papierowej dokumentacji jest prostsze, niż kiedykolwiek wcześniej.
Choć każda branża charakteryzuje się innymi potrzebami w kontekście digitalizacji dokumentacji, to można wskazać 3 uniwersalne kroki, które musi postawić każde przedsiębiorstwo chcące stać się organizacją paperless.

Spis treści

Dla wielu firm, szczególnie tych ze stosunkowo krótką historią – funkcjonowanie bez wirtualnej chmury jest czymś niewyobrażalnym. Jednak jeszcze kilka lat temu tworzenie, przetwarzanie czy udostępnianie dokumentacji w postaci analogowej było codziennością. Miliony kartek papieru, tysiące teczek oraz segregatorów stanowiły stały element wystroju przedsiębiorstw na całym świecie.
Na szczęście szybki postęp cyfryzacji oraz stosunkowo niski koszt korzystania z takich rozwiązań jak: Google Dysk, One Drive i Dopbox sprawiają, że nawet jednoosobowe firmy mogą niewielkim kosztem zacząć funkcjonować bez papierowych dokumentów.
Za czynnik sprzyjający tym zmianom, uznać należy przede wszystkim niski próg wejścia. W praktyce sprowadza się to do wspominanych już niewielkich kosztów, łatwości obsługi oraz samej implementacji chmury do środowiska pracy. Wykorzystanie bezpłatnych i najtańszych pakietów oferowanych przez dostawców chmury, umożliwia efektywne odejście od papierowej dokumentacji i łatwiejszy obieg dokumentacji wewnątrz oraz na zewnątrz firmy. Ponadto, realizacja innych działań w duchu paperless zazwyczaj wymusza konieczność posiadania wirtualnego dysku, dlatego też stanowi on niejako fundament dla dalszych inwestycji i procesów związanych z transformacja cyfrową przedsiębiorstwa.

Paperless jest procesem, w którym realizacja pewnego etapu tworzy potrzeby podejmowania nowych działań (kolejnego kroku) prowadzącego do pełnego wykluczenia papierowej dokumentacji. Wdrożenie wirtualnego dysku, a w jego następstwie powszechne korzystanie z elektronicznej dokumentacji rodzi nową potrzebę – podpis elektroniczny.
Korzystanie z cyfrowej dokumentacji jest łatwe, wygodne i zgodne z zasadami paperless. Pewną trudność stwarza sytuacja, w której elektroniczny dokumenty należy podpisać, wówczas pozostają dwie możliwości:

– Zerwanie z zasadą paperless, czyli wydrukowanie dokumentu i przedłożenie go do podpisu, a następnie zeskanowanie i wprowadzenie do systemu (np. ERP lub CRM),

– Wdrożenie podpisu elektronicznego.

Nawiązując do wspomnianego już procesu rodzenia się nowych potrzeb i konsekwentnego postępowania zgodnie z zasadami paperless, jedynym z rozwiązań jest wdrożenie podpisu elektronicznego, czyli inaczej sposobu na składanie ważnych prawnie podpisów bez konieczności drukowania dokumentów.

Wśród dostępnych metod digitalizacji podpisów, jednym z najbardziej popularnych jest podpis elektroniczny na tablecie. Rozwiązanie, które umożliwia wypełnianie dokumentów i składanie ważnych prawnie podpisów przy użyciu powszechnie dostępnych tabletów (czytaj więcej o możliwościach wykorzystania podpisu na tablecie w biznesie).
Wdrożenie podpisu elektronicznego i jego codzienne użytkowanie nie powinno stanowić żadnych trudności, gdyż zazwyczaj opiera się ono o prostą w użytkowaniu technologię (dotyczy to zarówno podpisu kwalifikowanego, jak i podpisu elektronicznego na tablecie).

Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm

Paperless – narzędzia pomocne w digitalizacji dokumentów

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Paperless jest nierozerwalnie związane z technologią. Wybór odpowiednich narzędzi (systemu IT i urządzeń), a następnie ich wdrożenie jest oczywistym działaniem. Niemniej jednak, nie przesądza to o ostatecznym powodzeniu przedsięwzięcia – wdrożeniu rozwiązań paperless.
Równie ważnym aspektem jest kultura firmy, a konkretnie mówiąc – ludzie i ich nawyki. Określenie powodów, dla których firma odchodzi od papierowej dokumentacji, w jaki sposób to zrobi oraz jakie cele zamierza osiągnąć jest ważnym elementem realizacji całości działań paperless.
Na podstawie odpowiedzi na powyższe pytania warto zbudować nową kulturę firmy. Dokument stanowiący zbiór wskazówek dla pracowników i pomagający im realizować codzienną pracę zgodnie z przyjętymi zasadami będzie dużym ułatwieniem na drodze ku byciu paperless.

Odejście od papierowej dokumentacji przez firmy jest procesem niezwykle złożonym, który wykracza poza 3 powyższe kroki. Mimo to wspomniane elementy należy postrzegać jako swoisty fundament budowania przedsiębiorstwa paperless. Wykluczenie papierowej dokumentacji z procesów zachodzących wewnątrz, jak i na zewnątrz bez odpowiedniej infrastruktury (chmura jest podstawowym krokiem), urządzeń służących do digitalizacji (np. tablet wraz z odpowiednim oprogramowaniem) podpisów oraz kultury firmy, która będzie wspierać zmiany i wskazywać właściwe modele pracy jest niemożliwe.

fot. stock.adobe.com