Digitalizacja dokumentacji – 3 kluczowe elementy

Digitalizacja dokumentacji niesie ze sobą szereg pozytywnych następstw. Ułatwia pracę dzięki swobodnemu dostępowi do dokumentów, których nie trzeba ręcznie wyszukiwać, przynosić czy przesyłać. Ponadto ucyfrowienie dokumentów redukuje koszty związane z ich wytworzeniem oraz obiegiem. Co więcej e-dokumentacja przyczynia się do ograniczenia wydatków i czasu poświęconego na skanowanie oraz archiwizację, które jest żmudną koniecznością w przypadku papierowej dokumentacji.
Wskazując na korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentacji warto odnotować, że forma elektroniczna dokumentów to również sposób na poprawę bezpieczeństwa. Łatwiej jest kontrolować dostęp do dokumentacji w formie cyfrowej i zapewnić jej ochronę poprzez odpowiednie procedury, kontrolę cyfrowego dostępu, zmianę haseł, czy też cyfrową i automatyczną weryfikację osób posiadających dostęp do dokumentów. Stosując odpowiednie procedury bezpieczeństwa, dokumentacja elektroniczna jest dużo lepiej chroniona niż tradycyjna w formie papierowej.
Inną zaletą cyfryzacji dokumentacji jest workflow i praca z dokumentem. Elektroniczna dokumentacja może być jednocześnie udostępniana wielu osobom, które potrzebują jej do wykonywania swojej pracy w tym samym czasie. Łatwo, szybko i praktycznie bezkosztowo można ją przesyłać za pośrednictwem chmury, czy tak pospolitej już w dzisiejszych czasach, poczty elektronicznej. By można było osiągnąć wszystkie wyżej wymienione korzyści konieczne jest spełnienie 3 warunków, które są konieczne dla wprowadzenia cyfrowego obiegu dokumentów.

Z pomocą zwykłego komputera i podstawowego pakietu aplikacji biurowych, jak choćby Microsoft office można tworzyć cyfrowe dokumenty. Trudność pojawia się dopiero w sytuacji, gdy taki dokument wymaga podpisu, który jest konieczny w procesie sprzedaży, kontroli, świadczenia usług i tysięcy innych sytuacji, z którymi przedsiębiorstwa mają do czynienia każdego dnia.
Do niedawna oznaczało to konieczność wydruku, przedłożenia do podpisu dokumentów np. klientowi, a następnie ich zeskanowanie i wprowadzenie do systemu.
Choć opisany proces wydaje się być krótki i prosty, to w zestawieniu z ilością dokumentów, które są obsługiwane każdego dnia okazuję się być mało efektywny, czasochłonny i kosztowny.
Tak mało wydaje działania jest trudne do zaakceptowania szczególnie dziś, kiedy to technologia IC Pen znajduje się w zasięgu ręki większości przedsiębiorstw. Wykorzystując takie urządzenia jak: długopisy cyfrowe, tablety i ekrany piórkowe pozwala na eliminację papierowej dokumentacji z zachowaniem jej ważności prawnej.
Digitalizacja podpisu przy pomocy systemu IC Pen i jednego z powyższych typów urządzeń staje się prosta, efektywna i tania w użytkowaniu. Odejście od papierowej formy dokumentacji pozwala wprowadzić firmę na ścieżkę transformacji cyfrowej, która staje się jednym ze strategicznych celów dla wielu przedsiębiorstw (tak uważa 31,2% firm biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez Fundację Digital Poland – Inwestycje w technologie w dobie pandemii).
Z pomocą każdego z wyżej wymienionych typów urządzeń możliwe jest zapewnienie ważności prawnej elektronicznych dokumentów, a w konsekwencji wprowadzenie/usprawnienie cyfrowego obiegu dokumentów. Doświadczenia przedsiębiorstw, placówek medycznych i organizacji korzystających z systemu IC Pen potwierdzają, że najczęściej występującymi następstwami cyfryzacji podpisów jest sprawniejsza praca oraz redukcja kosztów związanych z dokumentacją oraz procesami, w których są wykorzystywane.

Sama w sobie digitalizacja dokumentacji jest pozytywnym działaniem. Bywa jednak niewystarczająca, gdyż nie rozwiązuje zasadniczego problemu, czyli dostępności do danych i informacji zawartych w dokumentach. Dlatego warunkiem koniecznym jest wdrożenie odpowiedniego systemu dziedzinowego, który będzie stanowił cyfrowe repozytorium wszystkich zdigitalizowanych dokumentów.
Przykładem takiego rozwiązania może być Szpitalny System Informacyjny (HIS) będący oprogramowaniem służącym do tworzenia, gromadzenia i udostępniania m.in. dokumentacji medycznej pacjentów. Najczęściej systemy HIS dostarczane przez takie firmy, jak Asseco Poland, CGM, Comarch, Gabos Softwear, Kamsoft i Nexus Polska posiadają funkcjonalności wykorzystywane m.in. w administracji, finansach i prawie. W rezultacie osoby zarządzające placówkami medycznymi mogą pracować w oparciu o jeden system dziedzinowy, który swoimi funkcjonalnościami obejmuje różne obszary zarządzania szpitalami czy przychodniami.
Innym przykładem systemu dziedzinowego jest EZD RP, rozwiązanie, które stanowi kluczowy element służący cyfryzacji administracji publicznej i jej sprawniejszego działania. W praktyce EZD RP ma być wykorzystywany w takich działaniach jak np.:

– Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej,
– Rozdzielanie i dekretacja korespondencji,
– Klasyfikacja dokumentacji,
– Kompletowanie dokumentacji,
– Archiwizacja dokumentacji.

W ten oto sposób administracja publiczna zyska system dziedzinowy, który pozwoli kompleksowo zarządzać całością dokumentacji w formie elektronicznej. Następstwem tego będzie sprawniejsza praca, redukcja kosztów oraz ograniczenie śladu węglowego wytwarzanego przez wszystkie urzędy.
Digitalizacja dokumentacji wymaga dobrze opracowanej strategii działania, a system dziedzinowy jest jej kluczowym elementem, gdyż do niego trafiają zdigitalizowane dokumenty, z jego pomocą są wysyłane, udostępniane oraz archiwizowane.

Przytaczany już raport Fundacji Digital Poland zwraca uwagę na pracowników jako jeden z czynników, który może stanowić barierę na drodze do transformacji cyfrowej. Choć kwestia ta jest często bagatelizowana, to w rzeczywistości odgrywa pierwszorzędną rolę w procesie digitalizacji dokumentacji, jak i całego procesu transformacji cyfrowej. Brak wiedzy, niechęć pracowników i nadmierna ostrożność wobec nowych technologii oraz obawa, że transfer technologii doprowadzi do utraty pracy są zjawiskami, które powszechnie występują w większości firm i organizacji zmierzających do cyfryzacji w tym i do digitalizacji dokumentacji.
Pokonanie tych przeszkód jest możliwe jedynie poprzez efektywną komunikację z pracownikami. Cała wiedza i informacja o celach, które zamierza się osiągnąć poprzez digitalizację muszą być w rzetelny oraz zrozumiały sposób przekazane pracownikom. Ponadto konieczne jest przeprowadzenie szkoleń i warsztatów, które pozwolą zapoznać się z technologią, zasadami jej działania oraz prawidłowym sposobem użytkowania.
Między innymi takie praktyki stosujemy w IC Solutions podczas wdrażania naszego systemu IC Pen. Prowadzimy szkolenia z obsługi systemu IC Pen oraz urządzeń współpracujących z naszą technologią. Dzielimy się doświadczeniami oraz prezentujemy rzetelne case study opisujące sposób w jaki implementowaliśmy  system IC Pen w innych placówkach. Rezultatem takiego działania są sprawnie przeprowadzane wdrożenia, które skutkują digitalizacją dokumentacji. Kwestia właściwego przygotowania personelu jest kluczowym elementem przesądzającym o powodzeniu lub porażce cyfryzacji dokumentacji. To właśnie od użytkowników zaimplementowanej technologii zależy, czy system będzie poprawie użytkowany, a procesy realizowane według nowych procedur opierających się na cyfryzacji dokumentacji.
Digitalizacja dokumentacji jest nierozerwalnie związana z ludźmi, którzy uczestniczą w tym procesie, korzystają z wprowadzonej technologii oraz czuwają nad jej prawidłową pracą. Każda organizacja, która zamierza porzucić papierową dokumentację na rzecz jej cyfrowej formy musi dbać o to, by koncentrować się przede wszystkim na ludziach, a dopiero w drugiej kolejności na technologii.

3 wymienione powyżej elementy nie gwarantują pełnego sukcesu w procesie digitalizacji dokumentacji. Są jednak koniecznym fundamentem, bez którego trudno jest budować jakąkolwiek kulturę digitalizacji i przeprowadzać transformację cyfrową. Poza wymienionymi elementami warto pamiętać także o odpowiedniej analizie potrzeb, zachodzących procesów, w których są wykorzystywane dokumenty oraz przygotowaniu strategii wdrożenia technologii. Dowiedz się więcej o podpisie elektronicznym w biznesie.