Podpis elektroniczny w 2024

W obliczu wejścia w życie regulacji eIDAS 2.0 przez Ministerstwo Cyfryzacji kluczowe staje się zrozumienie i adaptacja podpisu elektronicznego, który zrewolucjonizuje sposób, w jaki obywatele europejscy będą korzystać z usług publicznych i prywatnych – od kont bankowych po deklaracje podatkowe i rekrutację na uniwersytety. Darmowy, kwalifikowany podpis elektroniczny, który będzie częścią e-Portfela, ma zagwarantować taką samą moc prawną, jak własnoręczny podpis, otwierając nowe możliwości w obszarze digitalizacji dokumentów i transformacji cyfrowej.

Podpis elektroniczny stanie się podstawą w promowaniu bezpieczeństwa danych i ich prywatności w kontekście praktyk stosowanych przez takie podmioty jak Apple, Facebook czy Google. Warto zauważyć, że taka inicjatywa jest krokiem naprzód w realizacji paperless (czytaj więcej: jak być paperless?)i transformacji cyfrowej, umożliwiając użytkownikom łatwiejsze zarządzanie swoją tożsamością cyfrową w przestrzeni międzynarodowej. Dyskusja ta wprowadza w obszary związane z wyborem dostawcy podpisu elektronicznego, bezpieczeństwem wykorzystania cyfrowych rozwiązań oraz ich kosztami.

Spis treści

Podpis elektroniczny, znany również jako e-podpis, jest formą danych elektronicznych, które są dołączane do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane, służące do identyfikacji osoby podpisującej dokument. W Unii Europejskiej, na mocy rozporządzenia eIDAS, podpisy elektroniczne są podzielone na trzy główne kategorie: proste, zaawansowane i kwalifikowane, każda z różnym poziomem bezpieczeństwa i zastosowania.

Prosty podpis elektroniczny – najmniej bezpieczny, nie wymaga weryfikacji tożsamości, często stosowany w komunikacji e-mail.

Zaawansowany podpis elektroniczny – zapewnia większe bezpieczeństwo, ale nie jest równoważny z podpisem odręcznym; musi spełniać wymogi dotyczące unikalności, weryfikacji tożsamości oraz związania z danymi, które podpisuje.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbezpieczniejszy typ, stworzony przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do tworzenia podpisów elektronicznych i oparty na kwalifikowanym certyfikacie; ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny i jest uznawany we wszystkich krajach UE.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest szczególnie polecany do autentykacji dokumentów i zawierania umów, gdyż jego zastosowanie gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z europejskimi regulacjami eIDAS oraz polskim prawem o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej. Proces uzyskania takiego podpisu od dostawców usług zaufania, jak np. Certum by Asseco, obejmuje podpisanie umowy abonenckiej, potwierdzenie tożsamości oraz instalację dostarczonego oprogramowania.

Podpis elektroniczny, zarówno w formie prostego, jak i zaawansowanego, umożliwia składanie deklaracji wobec organów państwowych, czy podpisywanie umów. Co czyni go niezwykle przydatnym narzędziem w cyfryzacji różnych aspektów życia publicznego i prywatnego. Jego popularność wzrosła szczególnie w okresie pandemii, co świadczy o rosnącej tendencji do digitalizacji procesów administracyjnych i biznesowych.

Podpis kwalifikowany, uznawany za równoważny z własnoręcznym podpisem, jest potwierdzony kwalifikowanym certyfikatem, co umożliwia weryfikację tożsamości osoby podpisującej. Taki podpis ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny i jest akceptowany we wszystkich państwach członkowskich UE. Z kolei podpis prosty, jak na przykład wpisanie swojego imienia i nazwiska w e-mailu, jest mniej bezpieczny i nie nadaje się do dokumentów prawnie wiążących.

Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm

Digitalizacja biznesu. Jak rozpocząć transformację cyfrową firmy?

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Podpisy elektroniczne umożliwiają firmom podpisywanie różnorodnych dokumentów, co jest szczególnie przydatne w cyfryzacji procesów biznesowych. Wymagania prawne, takie jak unikalne powiązanie z podpisującym, możliwość wykrycia wszelkich zmian w danych oraz zapewnienie, że dane do tworzenia podpisu są pod wyłączną kontrolą podpisującego, są kluczowe dla zachowania integralności i bezpieczeństwa dokumentów.

Wybór odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego jest kluczowy dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów:

Bezpieczeństwo i zgodność prawna: Upewnij się, że dostawca stosuje zaawansowane metody szyfrowania i przestrzega odpowiednich przepisów, takich jak eIDAS.

Łatwość użytkowania: Szukaj dostawcy oferującego intuicyjny interfejs użytkownika, kompatybilność z urządzeniami mobilnymi oraz minimalne wymagania sprzętowe.

Integracja z istniejącymi systemami: Sprawdź, czy dostawca wspiera integrację z Twoim obecnym systemem CRM, ERP lub innymi systemami biznesowymi.

Opcje dostosowania: Rozważ dostawców oferujących elastyczne rozwiązania, które można dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy.

Sposób płatności za podpis cyfrowy: Zrozum model cenowy dostawcy i upewnij się, że pasuje on do Twojego budżetu i wymagań dotyczących użytkowania.

Co więcej, wybierając dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy pamiętać o osobistym odbiorze podpisu oraz korzystaniu z oprogramowania do jego obsługi. Ceny mogą różnić się w zależności od typu podpisu elektronicznego i wybranego dostawcy, a także od metody płatności: jednorazowej lub subskrypcji na 1, 2 lub 3 lata.

Bezpieczeństwo podpisu elektronicznego jest priorytetem dla dostawców usług zaufania, którzy muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa określone przez regulacje eIDAS. Wśród tych wymagań znajduje się stosowanie zaawansowanych algorytmów szyfrowania oraz ochrona wrażliwych danych. Ponadto, eIDAS wprowadza infrastrukturę klucza publicznego (PKI), która zapewnia bezpieczne i skuteczne zarządzanie kluczami i certyfikatami, co jest kluczowe dla utrzymania integralności i bezpieczeństwa cyfrowych podpisów.

W ramach cyklu życia cyfrowych certyfikatów, eIDAS definiuje ich wydawanie, odnawianie, zawieszanie oraz unieważnianie. Dzięki temu procesowi, użytkownicy mogą być pewni, że ich elektroniczne podpisy są zawsze aktualne i zgodne z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa. Dodatkowo, regulacje te określają odpowiedzialność dostawców usług zaufania oraz użytkowników w przypadku naruszeń bezpieczeństwa lub błędów, co dodatkowo podnosi poziom zaufania i bezpieczeństwa stosowanych rozwiązań.
Interoperacyjność między różnymi usługami zaufania i systemami, promowana przez eIDAS, oraz międzynarodowa współpraca w dziedzinie podpisów elektronicznych i usług zaufania, są niezbędne dla zapewnienia możliwości wyboru dostawcy podpisu i jego wykorzystania na terenie całej Unii Europejskiej oraz poza jej granicami.

Wdrażanie podpisu elektronicznego w Twojej firmie może znacząco przyspieszyć procesy biznesowe i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Przykładowo, zdobycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga jednorazowej weryfikacji tożsamości lub wdrożenia własnoręcznego podpisu biometrycznego na tablecie, a następnie umożliwia jednoczesne podpisywanie wielu dokumentów bez ograniczeń w czasie.
By móc podpisać dokumenty bez konieczności ich drukowania konieczne jest nie tylko kupienie systemu czy urządzeń, ale również:

• modyfikacja lub stworzenie nowych procesów związanych z podpisywaniem dokumentacji,
• określenie sytuacji, w których jest dopuszczone używanie podpisu elektronicznego,
• przeprowadzenie szkoleń dla personelu z obsługi oprogramowania do digitalizacji i nowych narzędzi wykorzystywanych w digitalizacji podpisów,
• wskazanie osoby/zespołu odpowiedzialnego za proces cyfryzacji przedsiębiorstwa.

Proces wdrożenia podpisu cyfrowego (np. własnoręcznego podpisu biometrycznego) powinien zakładać również monitoring i optymalizację działań związanych z digitalizacją i korzystaniem z usług elektronicznych wewnątrz organizacji, w taki sposób, by podnosić efektywność ich stosowania (czytaj więcej: o wdrożeniu podpisu na tablecie).

Zaleca się, aby firmy rozważyły wdrożenie rozwiązań cyfrowego podpisu jak najszybciej, aby dostosować się do nowych metod podpisywania dokumentów i sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów dotyczącym bezpiecznej i szybkiej obsługi. Implementacja takich rozwiązań nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale również umacnia zaufanie klientów dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów szyfrowania i zgodności z regulacjami eIDAS, co jest kluczowe dla ochrony wrażliwych danych.

Wybór podpisu oraz jego sprawne wdrożenie może również stanowić istotną przewagę konkurencyjną. Firmy, które pierwsze adoptują nowe technologie, często zdobywają status liderów innowacji w swoich branżach. Pozwala to na wyróżnienie się na rynku i przyciągnięcie nowych klientów, którzy szukają dostawców oferujących najnowocześniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązania.
Dlatego też warto zwrócić uwagę nie tylko na to, czy podpis elektroniczny pozwala podpisać dokument w taki sposób, by spełniał on wymagania prawne, ale również czy:

• składanie podpisu elektronicznego nie będzie stwarzać problemów dla klientów,
• nie stanowi trudności w integracji systemów wykorzystywanych już przez firmę,
• jest rozwiązaniem najlepiej dopasowanym do warunków, w jakich są podpisywane dokumenty,
• jego wdrożenie jest powiązane z uzyskaniem wsparciem technicznym ze strony dostawcy.

Dodatkowo systematyczne aktualizacje i ciągłe monitorowanie zabezpieczeń są nieodłącznym elementem zarządzania podpisami elektronicznymi. Twoja firma powinna regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa, aby upewnić się, że wszystkie zastosowane rozwiązania są aktualne i odpowiadają najwyższym standardom ochrony danych. Współpracując z renomowanymi dostawcami, masz pewność, że Twoje systemy są chronione przed nowymi zagrożeniami, co dodatkowo buduje zaufanie wśród klientów i partnerów biznesowych.

Podpis elektroniczny staje się niezastąpionym narzędziem w wielu sektorach gospodarki, ułatwiając i przyspieszając procesy biznesowe. W branży handlowej proces podpisywania dokumentów cyfrowych znacząco usprawniają zawieranie umów handlowych, umożliwiając firmom szybką i bezpieczną wymianę dokumentacji. Podpisywanie dokumentów online lub za pośrednictwem tabletów, to także budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez lepszy user experience klientów, co współcześnie ma ogromne znaczenie.

Możliwości podpisu elektronicznego znakomicie sprawdzają się również w sektorze ubezpieczeniowym. Podpis elektroniczny pozwala znacząco ograniczyć ilość drukowanych dokumentów, na których zarówno klient, jak i firma ubezpieczeniowa są zobowiązane zostawić swój podpis. Zazwyczaj dokumentacja ta po stronie przedsiębiorstwa jest wprowadzana do systemu, a klient chowa opasłą teczkę głęboko w szafie. Zastąpienie tego tradycyjnego procesu umową elektroniczną jest nie tylko korzystne dla środowiska naturalnego, ale również wygodne dla stron zawierających umowę.
Dodatkową zaletą jest możliwość szybkiego przesyłania niezbędnych dokumentów do systemu, czy innych podmiotów, co zwiększa transparentność i zadowolenie klientów, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów i oszustw.

Branża wypożyczania maszyn i sprzętu również może skorzystać na wdrożeniu podpisu elektronicznego. Firmy mogą teraz zdalnie zawierać umowy podpisując dokumenty online. Natomiast w sytuacji fizycznego spotkania idealnym rozwiązaniem jest tablet i system IC Pen, który umożliwia automatyczną i prawnie ważną digitalizację dokumentacji bez konieczności jej drukowania, czy też logowania na platformę e-podpisu. W efekcie znacząco skraca to czas spełniania obowiązków formalnych, ułatwia obsługę administracyjną oraz przechowywanie dokumentów.

W dziedzinie medycyny, czy też szeroko rozumianej branży usług beauty, możliwość wykorzystania darmowego podpisu elektronicznego przez pacjenta/klienta po jednej stronie, a personel lub lekarza po drugiej, jest ogromnym ułatwieniem i krokiem w kierunku ograniczenia papierowej dokumentacji.
Wdrożenie odpowiedniego rodzaju podpisu elektronicznego nie tylko ogranicza papierologię i jest przejawem postawy paperless, ale również pozwala bardziej skupić się na opiece nad pacjentem/klientem.

Na koniec, dostawcy usług, tacy jak firmy energetyczne, mogą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego szybkiego i bezpiecznego podpisywania umów z klientami, zarządzania zgłoszeniami oraz sporządzania raportów, co znacznie usprawnia komunikację z klientami i wpływa na poprawę obsługi klienta. W przypadku dużych producentów i dystrybutorów energii elektrycznej, przedsiębiorstw wodociągowych czy komunalnych skala, w której funkcjonują, może prowadzić także do znaczących oczczędności będących następstwem ucyfrowienia procesów i wdrożenia podpisu elektronicznego.

W kontekście dynamicznie zmieniającego się świata cyfryzacji, podpis elektroniczny wyróżnia się jako kluczowy element umożliwiający szybkie i bezpieczne przeprowadzanie transakcji, podpisywanie umów oraz obsługę dokumentacji w różnych branżach. Reasumując omówione informacje, jasne staje się, że jego implementacja w systemach zarówno publicznych, jak i prywatnych, znacząco przyczynia się do usprawnienia procesów biznesowych, poprawy bezpieczeństwa danych i optymalizacji zarządzania dokumentacją, a każdy z tych aspektów jest istotny w 2024 roku.
Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiadasz za zespół handlowców podpisujących umowy z klientami, czy też zamierzasz zawrzeć nową umowę na dostawę prądu do swojego domu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że podpis elektroniczny będzie Tobie towarzyszył.

fot. stock.adobe.com