Digitalizacja dokumentacji medycznej w 2024

Digitalizacja dokumentacji medycznej w 2024 przeniesie szpitale i inne placówki opieki zdrowotnej na nowe poziomy efektywności i bezpieczeństwa pacjenta. Jak przygotować się na nadchodzące zmiany, jakie są najlepsze praktyki w cyfryzacji dokumentacji medycznej i jak pokonać występujące wyzwania?

Spis treści

Digitalizacja dokumentacji medycznej przynosi wiele korzyści dla placówek medycznych, personelu oraz pacjentów. Na przykład, proces ten pozwala na optymalizację procesów, co skutkuje zmniejszeniem kosztów (czytaj więcej: Jakie oszczędności daje paperless) i poprawą jakości obsługi pacjentów. Znacząco usprawnia funkcjonowanie placówek medycznych, umożliwiając lepsze zarządzanie czasem i zasobami.

Jednym z kluczowych aspektów digitalizacji jest bezpieczeństwo danych pacjentów. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko utraty dokumentów i skraca czas potrzebny na ich obsługę. Ponadto, digitalizacja dokumentacji medycznej zwiększa bezpieczeństwo danych oraz ułatwia ich udostępnianie między upoważnionymi dostawcami opieki zdrowotnej.

Warto również zauważyć, że obywatele Polski doceniają rozwiązania informatyczne w opiece zdrowotnej – 83% wyraża zainteresowanie dostępem do swojej historii medycznej i wyników badań w formie cyfrowej. Taka zmiana nie tylko wpływa na efektywność placówek, ale również na ich wizerunek jako nowoczesnych organizacji, które wykorzystują dostępne technologie (czytaj więcej: Digitalizacja dokumentacji medycznej na styku pacjent-placówka medyczna)

Ocena potrzeb i wymagań specyficznych dla placówki
Każda placówka medyczna powinna przeprowadzić szczegółową analizę swoich potrzeb dotyczących digitalizacji. Swoisty audyt powinien objąć określenie rodzajów dokumentów do cyfryzacji, jak również technologii potrzebnej do ich przetwarzania oraz warunków, w których będzie się to odbywać. Aspekt ten jest szczególnie istotny ze względu na fakt, iż niektóre dokumenty będą podpisywane przez pacjentów w punkcie planowanych przyjęć, inne w poradni specjalistycznej, a jeszcze inne na szpitalnym oddziale. Innym istotnym w tej sytuacji czynnikiem jest dostępność do sieci WiFi lub LTE, co jest konieczne np. w sytuacji składania podpisu elektronicznego przez pacjenta na tablecie.

Wybór odpowiedniego systemu i urządzeń do cyfryzacji dokumentacji
Należy dokonać selekcji oprogramowania, które najlepiej spełni wymagania placówki, zwracając uwagę na jego integrację z już istniejącymi systemami HIS (system IC pen posiada integrację z systemami dostarczanymi przez Asseco Poland, CompuGroup Medical Polska, Comarch Healthcare, Gabos, Kamsoft i Nexus Polska). Efektem tego jest łatwe wdrożenie i prosty proces szkolenia personelu co przekłada się na sprawną obsługę dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.

Szkolenie personelu medycznego
Istotnym elementem wprowadzenie cyfrowej dokumentacji w placówkach medycznych jest odpowiednie przeszkolenie personelu, które powinno obejmować zarówno obsługę nowego sprzętu (długopisów cyfrowych, tabletów, ekranów podpisu), nowego oprogramowania, jak i zrozumienie prawnych aspektów cyfrowych zgód pacjentów oraz radzenie sobie w wyjątkowych sytuacjach.
Pomyślność wdrożenia systemu do digitalizacji dokumentacji, czy też samych zgód pacjentów jest w ogromnym stopniu uzależnione od przygotowania personelu medycznego oraz jego podejścia do nowych procesów i obowiązków.

Jak digitalizować dokumentację medyczną?

Elektroniczne zgody na leczenie – jakie urządzenie wybrać?

Bezpieczeństwo danych pacjentów stanowi jeden z priorytetów w procesie digitalizacji. Wymaga to opracowania, wdrożenia oraz przestrzegania odpowiednich procedur oraz utrzymania na odpowiednim poziomie infrastruktury, oraz jej stałej ochrony. Rozważając zalety, oraz wady przejścia na cyfrową dokumentację medyczną należy uwzględnić fakt, iż udostępnienie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej jest łatwiejsze, bezpieczniejsze i odbywa się w bardziej kontrolowany sposób, niż ma to miejsce w przypadku tradycyjnej, papierowej dokumentacji medycznej.
W kwestii zarządzania dokumentacją medyczną warto podkreślić fakt, iż jej zdigitalizowana postać jest łatwiejsza w archiwizacji, przekazywaniu, kompletowaniu czy ostatecznym procesie brakowania dokumentacji, jeśli zaistnieje taka potrzeba.

Jednym z podstawowych wyzwań w bieżącym roku jest niedoboru specjalistów IT gotowych do pracy w placówkach medycznych. Konieczność konkurowania szpitali, centrów medycznych, a nawet zwykłych przychodni z szeroko rozumiany biznesem jest nierówna. Mimo to placówki medyczne nie stoją na przegranej pozycji, gdyż poza pewną i stabilną pracą są w stanie oferować coraz ciekawsze wyzwania, z którymi działy IT muszą się zmagać.
Otwartość placówek medycznych na nowe technologie oraz wciąż powstające startupy, które swoje rozwiązania opracowują właśnie z myślą o funkcjonowaniu szpitali, przychodni oraz leczonych w nich pacjentów jest źródłem ogromnych i ambitnych wyzwań, których specjaliści IT są chętni podjąć.
Tak więc praca z wieloma systemami wspierającymi zarządzanie dokumentacją, jej archwizację, digitalizację zgód pacjentów, administrowaniem sieci komputerowych, czy też adoptowaniem nowych technologii w codzienność opieki nad pacjentami może stanowić ciekawe wyzwanie zawodowe,

Innym wyzwaniem jest finansowanie wdrożeń, które pozwalają ograniczyć drukowanie dokumentacji medycznej. Wdrożenie takich rozwiązań, jak system IC Pen pozwala realnie obniżyć koszty związane z tworzeniem, przetwarzaniem dokumentacji medycznej, jej udostępnianiem oraz archiwizacją. Jednak by było to możliwe, konieczne jest sfinansowanie zakupu tego typu rozwiązań.
Jednym ze sposobów, by to osiągnąć jest pozyskanie środków finansowych z projektów rządowych, które są organizowane m.in. przez Ministerstwo Zdrowia. Innym sposobem pozyskiwania pieniędzy może być ubieganie się o nie w jednostkach samorządu terytorialnego, które nadzorują placówki medyczne (czyli starostwa powiatowe lub urzędy marszałkowskie).

Archiwizacja dokumentacji medycznej jest kolejny dużym wyzwaniem, z którym przyjdzie zmierzyć się szpitalom i przychodniom w 2024 roku i kolejnych latach. Dokument elektroniczny, który pacjent podpisuje decydując się na zabieg, przyjęcie do szpitala, czy też wykonanie badania, nie jest jedynym wyzwaniem, z którym zmagają się placówki medyczne w kontekście dokumentacji medycznej. Dodatkowo, równie ważna jak wskazane dokumenty, jest konieczność archiwizacji dokumentacji medycznej, która również jest kosztowna.
Dlatego też jednym z wyzwań w 2024 roku, jak i kolejnych latach będzie proces ucyfrowienia archiwum i redukcji kosztów, które ponoszą m.in. szpitale na długoletnie przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aktualnie każda placówka, która chce zdigitalizować dokumenty, ma dwie możliwości:

• przekazać zadanie jednej z wyspecjalizowanych firm zajmujących się zewnętrzną archiwizacją dokumentów i ich cyfryzacją,
• wprowadzenie rozwiązań, które pozwolą na samodzielne zdigitalizowanie dokumentów wewnątrz placówki medycznej przy wykorzystaniu urządzeń skanujących. Jak również przy wykorzystaniu odpowiedniego cyfrowego repozytorium będącego w stanie ułatwić proces wyszukiwania archiwizowanych dokumentów, ich udostępniania oraz brakowania, gdy zaistnieje taka konieczność. Jednym z rozwiązań, które to umożliwiają jest IC Skaner. Rozwiązanie ułatwiające digitalizację zewnętrznej dokumentacji medycznej pacjentów, jak i ucyfrowienie papierowych archiwów.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym wyzwaniem jest konieczność integracji różnorodnych systemów IT w jednolitą platformę. Usprawnia to przepływ informacji i zwiększa efektywność pracy personelu. Zastosowanie interdyscyplinarnych zespołów projektowych może przyspieszyć implementację nowych technologii oraz zapewnić ciągłość i spójność procesów. Oczywiście w przypadku takich rozwiązań, jak system IC Pen proces integracji jest już rozwiązany na etapie wdrożenia systemu do pozyskiwania elektronicznych zgód pacjentów. Jednak istnieje wile innych rozwiązań, które nie posiadają gotowych i sprawdzonych integracji.

Wyzwania te, choć mogą wydawać się przytłaczające, stanowią okazję do innowacji i ulepszeń, które mogą zrewolucjonizować opiekę zdrowotną, czyniąc ją bardziej dostępną, efektywną i zorientowaną na pacjenta.

Prognozując, jak będzie wyglądał proces digitalizacji dokumentacji medycznej w 2024 roku należy uznać, że zarówno świadomość korzyści wynikających z tego działania, jak i narzędzi będzie rosła. Prawdopodobne jest pojawienie się nowych rozwiązań, które będzie trzeba zintegrować ze środowiskiem pracy, w którym funkcjonują szpitale, przychodnie oraz centra medyczne.
Za równie prawdopodobne uznać należy realizację kolejnych etapów wdrażania cyfrowej dokumentacji przez te placówki, które rozpoczęły już ten proces. A jedynym ograniczeniem był dla nich dostęp do środków pozwalających sfinansować to przedsięwzięcie.
Digitalizacja dokumentacji medycznej pozwoli na poprawę efektywności obsługi pacjentów, wpłynie pozytywnie na bezpieczeństwo danych oraz dostępność i czytelność dokumentacji. Co jest kluczowe dla optymalizacji czasu pracy i zasobów w sektorze zdrowia.

fot. stock.adobe.com