Digitalizacja dokumentacji medycznej na oddziale szpitalnym

Digitalizacja dokumentacji medycznej w szpitalach wciąż pozostaje pewnym novum. Mimo tego, że takie rozwiązania jak e-recepty, e-skierowania, internetowe konto pacjenta i systemy HIS stają się codziennością systemu opieki zdrowotnej, to wciąż papierowa dokumentacja medyczna nie jest czymś powszechnym. W dużej mierze wynika to z faktu, iż przeszkodą było ważne prawnie ucyfrowienie podpisu pacjenta. Jednocześnie stworzenie takiego rozwiązania powinno być na tyle proste i łatwe we wdrożeniu, żeby wszyscy pacjenci byli w stanie z niego skorzystać.
Sytuacji, podczas których pacjenci muszą wypełniać i podpisywać dokumentację medyczną jest wiele. Bez względu na to, czy chory wymaga leczenia w Izbie Przyjęć, konsultacji w specjalistycznej przychodni lekarskiej, czy też przyjęcia na szpitalny oddział, trzeba podpisać takie dokumenty jak:

– Zgody RODO,
– Zgody na leczenie
– Zgody na przyjęcie na szpitalny oddział,
– Zgody na podanie leków,
– Zgody na przeprowadzenie niektórych badań.

W przypadku specjalistycznych placówek i przewlekłych chorób, ilość dokumentacji jest zdecydowanie większa, a niektóre zgody trzeba wielokrotnie przedkładać pacjentom do podpisania. W rezultacie doprowadza to do sytuacji, w której duża część pracy personelu medycznego jest przeznaczona na tworzenie i obieg dokumentacji medycznej.
Rozwiązaniem, które usprawnia ten proces i w sposób znaczący eliminuje obieg papierowej dokumentacji jest system IC Pen. Ponad 200 placówek medycznych (m.in. Instytut Matki i Dziecka, Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu, Szpital im. Ks. Anny Mazowieckiej, Uniwersytecki Dziecięcy Szpital Kliniczny im. L. Zamenhofa w Białymstoku), które na co dzień korzystają z IC Pen, dowodzi, że digitalizacja podpisów pacjentów jest możliwa.

System IC Pen jest rozwiązaniem umożliwiającym cyfryzację dokumentacji medycznej w różnych okolicznościach. Wykorzystywane są do tego długopisy cyfrowe, tablety (dowiedz się więcej o zgodach pacjentów na tablecie oraz ekrany piórkowe. Każdy z typów urządzeń ma własne, unikatowe cechy. Dzięki temu można dobrać takie urządzenia, które najlepiej sprawdzą się w konkretnych warunkach. Wśród najważniejszych cech urządzeń wykorzystywanych w placówkach medycznych do digitalizacji dokumentacji medycznej, należy wymienić:
– Mobilność bez konieczności zapewnienia stałego łączą WiFi/LTE,
– Digitalizację dokumentacji w sposób, który całkowicie wyklucza konieczność wykorzystania papierowych formularzy (dowiedz się więcej o zgodach pacjentów na tablecie i ekranie piórkowym),
– Brak baterii, które ograniczają żywotność i nieprzerwany czas pracy urządzeń,
– Duży ekran i system chroniący przed kradzieżą,
– Sposób digitalizacji dokumentacji zbliżony do naturalnego wypełniania i podpisywania dokumentów na papierze.

Wymienione powyżej cechy dowodzą, że różne placówki wymagają wykorzystania zróżnicowanych urządzeń, które będą w stanie efektywnie cyfryzować dokumentację oraz podpisy pacjentów. Digitalizacja dokumentacji medycznej na oddziale szpitalnym również charakteryzuje się specyficznymi warunkami. Ze względu na stan zdrowia, który może wymuszać pozostanie na sali chorych, konieczne będzie zastosowanie mobilnych urządzeń (długopisów cyfrowych i tabletów). Jeśli dodamy do tego brak pokrycia całego oddziału w zasięgu sieci WiFi lub LTE, jedynym rozwiązaniem pozostanie długopis cyfrowy.
W sytuacji, gdy infrastruktura informatyczna pozwala jednak na swobodne korzystanie z sieci WFi/LTE, a digitalizowana dokumentacja musi zostać bez zbędnej zwłoki przesłana do systemu dziedzinowego, to wówczas idealnym rozwiązaniem okazuje się być system IC Pen z tabletami do zbierania zgód.

Ze względu na zmianowy tryb pracy większości pracowników szpitali, konieczne jest zadbanie o to, by wdrożenie systemu do cyfryzacji objęło wszystkie osoby, które będą na co dzień wykorzystywać nowe rozwiązanie. Należy przez to rozumieć nie tylko instalacje systemu w środowisku pracy (system HIS), dostarczenie i uruchomienie urządzeń wraz z wcześniej przygotowanymi elektronicznymi formularzami, ale przede wszystkim szkolenia dla personelu. Lekarze oraz pielęgniarki, którzy mają na co dzień wykorzystywać wdrożony system do cyfryzacji, muszą zostać w pełni przeszkoleni z obsługi urządzeń oraz systemu. Prawidłowo przeprowadzone szkolenie, które obejmie wszystkich użytkowników oprogramowania, zwiększa efektywność działania wdrożonej technologii oraz przesądza o ostatecznym powodzeniu transformacji cyfrowej.
Znajomość zasad działania i obsługi nowego systemu przez cały personel eliminuje wiele barier, które zazwyczaj stają na drodze do transformacji cyfrowej wielu organizacji. Tymi przeszkodami są m.in.:
– Niechęć pracowników do zmian,
– Opór pracowników przed utratą pracy (nowa technologia pozbawi ich pracy),
– Ograniczone zaufanie do nowinek technologicznych.

Źródło: Fundacja Digital Poland raport: Inwestycje w technologie w dobie pandemii.

Powyższe trudności mogą być zniwelowane właśnie poprzez kompleksowe i prawidłowo przeprowadzone szkolenie z technologii oraz obsługi urządzeń służących do cyfryzacji dokumentów. Mając tego świadomość również podczas wdrożeń systemu IC Pen w placówkach medycznych prowadzimy szkolenia dla personelu szpitali i przychodni wykorzystujących technologię IC Pen.

Digitalizacja dokumentacji medycznej na oddziale szpitalnym usprawnia pracę personelu medycznego. Dzięki automatycznej cyfryzacji, obieg papierowej dokumentacji medycznej zostaje w ogromnym stopniu wyeliminowany. W następstwie tego, formalności związane z tworzeniem i zarządzaniem dokumentacją medyczną, zajmują mniej czasu i generują mniejsze koszty.