Spis treści

Podejście paperless (ang. paperless approach) polega na minimalizowaniu lub całkowitym eliminowaniu używania papierowych dokumentów i procesów w biznesie oraz życiu codziennym. Celem tego podejścia jest przejście na rozwiązania cyfrowe, umożliwiające przechowywanie, przetwarzanie i wymianę informacji elektronicznie. Ponadto, redukcja kosztów jest jedną z wielu mierzalnych korzyści, jakie osiągają przedsiębiorstwa funkcjonujące w modelu paperless.

Kwestia bezpieczeństwa danych to bezdyskusyjnie jeden z najważniejszych aspektów każdej organizacji. Firmy, myślące o transformacji cyfrowej i wdrożeniu strategii paperless, zwracają szczególną uwagę na bezpieczeństwo proponowanych rozwiązań informatycznych. Istnieją obawy związane z rezygnacją z papierowej dokumentacji na rzecz cyfryzacji, jednakże te obawy nie są w pełni uzasadnione. Naszym zdaniem, choć wdrożenie takich rozwiązań powinno być przeprowadzane przez zespół doświadczonych ekspertów, samo cyfrowienie danych nie czyni ich bardziej podatnymi na nieautoryzowane działania osób trzecich niż dokumenty papierowe. Wręcz przeciwnie, podejście paperless poprzez agregację danych oferuje rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych informacji, na przykład dzięki możliwości tworzenia kopii zapasowych (backupów).

Stworzenie cyfrowego backupu dokumentacji papierowej jest możliwe, ale wiąże się z mozolnym skanowaniem i manualnym przypisywaniem plików do odpowiednich rekordów. Alternatywnie, można by drukować każdy dokument podwójnie i przechowywać kopie w innej lokalizacji niż oryginały, lecz takie rozwiązanie nie jest ani proste logistycznie, ani ekonomiczne. Nie można też ignorować proekologicznej polityki firm, która stoi w sprzeczności z takimi praktykami.

Biznes bez papieru to nie tylko ekologiczny wybór i redukcja kosztów operacyjnych, ale także inwestycja w zadowolenie i efektywność pracowników. Eliminacja papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych rozwiązań wpływa pozytywnie na zaangażowanie zespołu. Pracownicy zyskują szybszy i łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji, co skraca czas realizacji zadań, a ponadto minimalizuje ryzyko błędów.
Ponadto, możliwość pracy z dowolnego miejsca dzięki cyfrowym narzędziom przyczynia się do większej produktywności i mobilność pracowników. Paperless zmienia sposób pracy, procedury, ludzi pracujących w organizacji, a na końcu zmienia biznes na bardziej elastyczny i gotowy do zmian.
Współpraca w czasie rzeczywistym między zespołami, nawet w przypadku pracy zdalnej, staje się łatwiejsza, co przekłada się na efektywność pracy i pozytywne wyniki projektów. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy, co przyczynia się do osiągnięcia sukcesu organizacji na wielu poziomach.
Cyfryzacja firmy przynosi korzyści nie tylko dla środowiska i budżetu firmy, ale również dla zadowolenia i wydajności całego zespołu. Oddziaływanie paperless w administracji jest oczywiste i sprowadza się w dużym uproszczeniu do mniejszej ilości drukowanych, przetwarzanych oraz podlegających archiwizacji dokumentów. W rzeczywistości zmiana biznesu w oparciu o model paperless oznacza również mniej dokumentów i kosztów z nimi związanych w takich obszarach funkcjonowania jak: marketing, sprzedaż, produkcja, a nawet kontrola jakości.

Skupmy się teraz na oszczędnościach, jakie zapewnia proekologiczna polityka firmy oparta na byciu paperless. Są to nie tylko środki finansowe związane z zakupem papieru czy tuszu drukarskiego. Wdrożenie strategii paperless prowadzi również do znacznego zredukowania kosztów związanych z leasingiem i eksploatacją drukarek oraz wydatków wynikających z konieczności archiwizacji dokumentów.
Kolejnym przykładem na redukcję kosztów będących konsekwencją budowania biznesu bez papieru jest ograniczenie lub całkowite usunięcie wydatków związanych z przesyłaniem dokumentacji drogą tradycyjną. Cyfrowy dokument, w przeciwieństwie do dokumentu papierowego nie wymaga ręcznego włożenia w kopertę, zaniesienia na pocztę, kupienia znaczka i wysłania. Tutaj cały proces jest krótszy i zdecydowanie tańszy, ponieważ wysłanie maila lub udostępnienie dokumentu z chmury – nic nie kosztuje. Tak więc paperless zmienia diametralnie ilość stałych kosztów ponoszonych przez miliony organizacji w prosty sposób.
Pozostając w temacie oszczędności, nie można pominąć również tych, które wynikają z eliminacji błędów i lepszej kontroli dokumentacji. Przeniesienie procesów na platformy elektroniczne, korzystanie z elektronicznej dokumentacji, wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego umożliwia łatwiejsze likwidowanie i zapobieganie pomyłkom.
Zarządzanie dokumentacją elektroniczną umożliwia także lepszą kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym (np. podczas wypełniania dokumentu w banku, szpitalu czy urzędzie), co pozwala na szybszą identyfikację i rozwiązanie ewentualnych problemów.
Nie można również zapomnieć o tym, że wdrożenie podejścia paperless jest szansą na większe zaangażowanie ze strony klientów. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań komunikacyjnych, takich jak komunikatory, czaty, poczta elektroniczna, wiadomości SMS czy formularze elektroniczne na stronach internetowych, firma może efektywniej nawiązywać i utrzymywać kontakt z klientami. Cyfrowa interakcja pozwala na szybką i sprawna komunikację z klientem, dzięki czemu możliwe jest szybsze reagowanie na jego potrzeby i oczekiwania. Podejście paperless sprzyja wprowadzaniu zmian w wielu obszarach funkcjonowania organizacji i stymuluje je do tworzenia lepszych strategii biznesowych.

Bycie firmą paperless przynosi szereg korzyści, które wpływają pozytywnie na organizację. Wdrożenie strategii paperless stwarza okazję do optymalizacji kosztów, zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych, realizacji proekologicznej polityki przedsiębiorstwa, a nawet przyczynia się do większego zaangażowania pracowników. Cyfryzacja firmy eliminujące potrzebę papierowej dokumentacji ułatwia generowanie oszczędności związane z zakupem, archiwizacją oraz przesyłaniem dokumentów.
Co więcej nowoczesna komunikacja za pomocą cyfrowych narzędzi umożliwia efektywne nawiązywanie kontaktu z klientami. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani i lojalni, co przyczynia się do sukcesu całej organizacji. Dlatego warto rozważyć transformację cyfrową, która zakłada zmienia biznes w kierunku modelu paperless, aby czerpać z tych licznych korzyści i zwiększyć efektywność działania firmy.

fot. Freepik