Dlaczego podejście paperless jest dobre dla Twojej firmy? Poznaj 4 powody

Spis treści

Podejście paperless (ang. “paperless approach") odnosi się do praktyki minimalizowania lub całkowitego wyeliminowania korzystania z papierowych dokumentów i procesów w biznesie i/lub życiu codziennym. Celem tego podejścia jest przejście na rozwiązania cyfrowe, które umożliwiają przechowywanie, przetwarzanie i wymianę informacji w formie elektronicznej, redukując tym samym koszty stałe przedsiębiorstwa oraz niekorzystny wpływ na środowisko naturalne.

Kwestia bezpieczeństwa danych jest bezdyskusyjnie jednym z najważniejszych aspektów każdej organizacji. Firmy, które zastanawiają się nad transformacją cyfrową, szczególnie zwracają uwagę na bezpieczeństwo proponowanych rozwiązań informatycznych. Istnieje wiele obaw związanych z pozbyciem się papierowej dokumentacji na rzecz przeniesienia danych na formę/ścieżkę cyfrową, jednakże czy te obawy faktycznie są zasadne? Naszym zdaniem nie, ponieważ o ile zgadzamy się, że wdrażane rozwiązania powinny być przeprowadzane przez zespół ekspertów, najlepiej takich z wieloletnim doświadczeniem, to jednak samo ucyfrowienie danych nie sprawia, że są one bardziej narażone na działania niepożądane ze strony osób trzecich, niż te w formie papierowej. Uważamy wręcz, że agregacja danych w duchu “paperless” oferuje rozwiązania, które wręcz zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych informacji, np. dzięki możliwości tworzenia kopii zapasowej (backup). Stworzenie cyfrowego backup’u z pozycji dokumentacji papierowej oczywiście jest możliwe, ale wiąże się z mozolnym jej skanowaniem i ręcznym przypisywaniem plików do danego rekordu. Można by również drukować każdy dokument podwójnie, a kopie przechowywać w innym miejscu, niż oryginały, ale powiedzmy sobie szczerze – takie rozwiązanie nie jest ani proste logistycznie, ani tanie.

Bycie firmą w duchu paperless to nie tylko ekologiczny wybór i redukcja kosztów operacyjnych, ale także inwestycja w zadowolenie i efektywność pracowników. Eliminacja papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych rozwiązań wpływa pozytywnie na zaangażowanie zespołu. Pracownicy zyskują szybszy i łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji, co skraca czas realizacji zadań i minimalizuje ryzyko błędów. Ponadto, możliwość pracy z dowolnego miejsca dzięki cyfrowym narzędziom zwiększa produktywność i mobilność pracowników. Współpraca w czasie rzeczywistym między zespołami, nawet w przypadku pracy zdalnej, staje się łatwiejsza, co wpływa na efektywność pracy i pozytywne wyniki projektów. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy, co przyczynia się do osiągnięcia sukcesu organizacji na wielu poziomach. Osiągnięcie celu bycia firmą paperless przynosi korzyści nie tylko dla środowiska i budżetu firmy, ale również dla zadowolenia i wydajności całego zespołu.

Skupmy się teraz na oszczędnościach, jakie gwarantuje nam transformacja firmy na bycie paperless. Są to nie tylko fundusze związane z zakupem papieru czy tuszu drukarskiego – na oszczędności wynikające z bycia paperless składają się również koszty związane z leasingiem i eksploatacją drukarek oraz koszty archiwizacji tysięcy stron dokumentów. Kolejnym przykładem oszczędności wynikających z odejście od papierowej dokumentacji jest ograniczenie lub całkowite usunięcie kosztów związanych z przesyłaniem dokumentacji drogą tradycyjną – cyfrowy dokument, w przeciwieństwie do dokumentu papierowego nie wymaga ręcznego włożenia w kopertę, zaniesienia na pocztę, kupienia znaczka i wysłania. Tutaj cały proces jest krótszy i zdecydowanie tańszy, ponieważ wysłanie maila lub udostępnienie dokumentu z chmury – nic nie kosztuje.

Pozostając w temacie oszczędności, nie można pominąć również tych, które wynikają z eliminacji błędów i lepszej kontroli dokumentacji. Przeniesienie procesów na platformy elektroniczne umożliwia łatwiejsze likwidowanie i zapobieganie pomyłkom, które w tradycyjnych systemach papierowych są bardziej prawdopodobne. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną umożliwia także lepszą kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym (np. podczas wypełniania dokumentu w banku, szpitalu czy urzędzie), co pozwala na szybszą identyfikację i rozwiązanie ewentualnych problemów.

Nie można również zapomnieć o tym, że rezygnacja z papierowej dokumentacji jest szansą na większe zaangażowanie ze strony klientów. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań komunikacyjnych, takich jak komunikatory, czaty, poczta elektroniczna, wiadomości SMS czy formularze elektroniczne na stronach internetowych, firma może efektywniej nawiązywać i utrzymywać kontakt z klientami. Cyfrowa interakcja pozwala na szybką i sprawna komunikację z klientem, dzięki czemu możliwe jest szybsze reagowanie na jego potrzeby i oczekiwania.

Bycie firmą paperless przynosi szereg korzyści, które wpływają pozytywnie na organizację. Polityka paperless umożliwia optymalizację kosztów, zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych, minimalizuje wpływ na środowisko i przyczynia się do większego zaangażowania pracowników. Przejście na rozwiązania cyfrowe, eliminujące potrzebę papierowej dokumentacji, pozwala na oszczędności związane z zakupem, archiwizacją oraz przesyłaniem dokumentów. Ponadto, nowoczesna komunikacja za pomocą cyfrowych narzędzi umożliwia efektywne nawiązywanie kontaktu z klientami. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani i lojalni, co przyczynia się do sukcesu całej organizacji. Dlatego warto rozważyć transformację na bycie firmą paperless, aby czerpać z tych licznych korzyści i zwiększyć efektywność działania firmy.

fot. rawpixel.com on Freepik