Elektroniczny obieg dokumentów medycznych

Elektroniczny obieg dokumentów medycznych usprawnia przepływ informacji, optymalizuje pracę personelu medycznego oraz ułatwia nadzór nad dokumentacją i generuje oszczędności. Pomimo tych wszystkich mierzalnych korzyści wynikających z prowadzenia e-dokumentacji wciąż wiele dokumentów jest drukowanych, wypełnianych ręcznie, a następnie skanowanych i przechowywanych w papierowych archiwach. Sposobem na digitalizację tych wszystkich analogowych procesów jest wdrożenie systemu IC Pen, który zapewnia łatwą w obsłudze i ważną prawnie cyfryzację dokumentów wymagających pisemnego podpisu przez pacjentów.

Spis treści

Podstawowym warunkiem zapewnienia cyfrowej dokumentacji jest konieczność wdrożenia szpitalnego systemu informacyjnego (HIS). Oprogramowania dostarczanego m.in. przez Asseco Poland, CGM czy Comarch stanowią główne narzędzie do digitalizacji dokumentacji medycznej.
Rozbudowane funkcjonalności tych systemów ułatwiają zarządzenie dokumentacją medyczną, śledzenie historii choroby pacjentów, a nawet zarządzenia kwestiami finansowymi i administracyjnymi placówek medycznych. W praktyce elektroniczny obieg dokumentów w szpitalu jest niemożliwy do osiągnięcia bez uprzedniego wdrożenia systemu HIS. Co więcej, do jego posiadania zostały niejako zobligowane wszystkie szpitale na podstawie wydanych aktów prawnych (czytaj więcej).

Digitalizacja dokumentów, a w następstwie tego ich cyfrowy obieg to szereg profitów, które w skali funkcjonowania szpitala przynoszą takie korzyści jak:

– Sprawniejsze zarządzanie dokumentacją i nadzór nad nią
– Ułatwiony dostęp do informacji medycznych przez osoby upoważnione
– Eliminacja żmudnych i kosztownych działań związanych z papierowym obiegiem dokumentacji medycznej
– Efektywniejsza praca personelu medycznego dzięki cyfryzacji, która pozwala na automatyzację procesów
– Łatwiejsza kontrola oraz zarządzanie placówką medyczną

Wszystkie wyżej wymienione zalety ucyfrowienia dokumentacji są trwałymi efektami doświadczanymi przez personel medyczny, administracyjny oraz przez samych pacjentów.

Ze względu na obowiązujące przepisy prawne wiele szpitali i przychodni doświadcza luki technologicznej w kwestii tworzenia i obiegu cyfrowej dokumentacji. Praktycznym wymiarem tej “ułomności” systemu jest konieczność pozyskiwania pisemnych zgód i oświadczeń pacjentów na wielu etapach leczenia. Począwszy od tak prozaicznych czynności jak wyrażenie zgody na leczenie, przyjęcie do szpitala i podpisanie zgody RODO, a kończąc na pisemnej zgodzie na podanie leku przeprowadzenie inwazyjnego badania czy wykonanie zabiegu. We wszystkich tych sytuacjach pacjentom zostają przedłożone zgody, formularze oraz ankiety, które należy wypełnić i podpisać. Dopiero wówczas poprzez skanowanie dokumentacji papierowej jest ona przesyłana do systemu HIS, a papierowy oryginał podlega kosztownej i długotrwałej archiwizacji.
W takiej sytuacji elektroniczny obieg dokumentów jest obarczony koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów wynikających z drukowania papierowej dokumentacji medycznej, jej skanowania i wprowadzania do systemu, a kończąc na archiwizacji, która jest uregulowana prawnie i w zależności od typu dokumentów trwa od kilku do nawet kilkudziesięciu lat.

System IC Pen wykorzystuje długopisy cyfrowe, tablety oraz ekrany piórkowe do digitalizacji dokumentów i podpisów składanych przez pacjentów. Dzięki opracowanej technologii system tworzy cyfrowy dokument oraz zapisuje unikatowe (behawioralne) cechy podpisu każdego pacjenta. W rezultacie pacjenci wykorzystujący proste w obsłudze urządzenia automatycznie digitalizują wypełniane dokumenty.
Rozwiązanie to idealnie sprawdza się w izbach przyjęć, na SOR-ach, a nawet na szpitalnych oddziałach przy “łóżkach pacjentów”. Dobierając odpowiednie urządzenia ze względu na swoje właściwości i miejsce pracy można skutecznie digitalizować każdą zgodę i formularz wymagający własnoręcznego podpisu pacjenta.

Elektroniczny obieg dokumentów medycznych w szpitalach jest konieczny by mogły one sprawnie funkcjonować. Korzyści takie jak oszczędność, efektywniejsza praca czy optymalizacja procesów dowodzą, że technologia skutecznie wspiera ludzi w codziennych obowiązkach. Oceniając doświadczenia personelu medycznego oraz pacjentów takich placówek, jak Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, Centrum Medyczne Żelazna, czy Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie można stwierdzić, że IC Pen nie tylko znakomicie wywiązuje się ze swojego zadania, ale jest prosty we wdrożeniu oraz codziennym użytkowaniu.