Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się zapanować nad codziennym obiegiem dokumentów w organizacji bez wielkich rewolucji?

Łukasz Mejza 20 sierpnia, 2021

Elektroniczny obieg dokumentów można wdrożyć na wiele sposobów. Wszystko zależy od potrzeb, procesów oraz dostępnego budżetu. Na pewno nie raz myślałeś nad tym, jak usprawnić ten istotny element pracy w Twojej organizacji. Jeżeli szukasz rozwiązania, które przyspieszy oraz ułatwi pracę z dokumentami to jest dla Ciebie ratunek – digitalizacja dokumentów.

Digitalizacja dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest wcale tak trudny do wdrożenia jakby mogło się to wydawać. Przykładowo prowadząc sklep internetowy trzeba dołączyć do każdego zamówienia fakturę lub paragon. Nie ma potrzeby drukowania ich za każdym razem i pakowania do kartonu razem z artykułami. O wiele prostsza i często przystępniejsza także dla samych klientów jest forma elektroniczna – e-faktury.

Jeżeli dany sklep internetowy generalnie prowadzi tradycyjny obieg dokumentów, ale dowody zakupu przesyła klientom drogą online, to mamy do czynienia z częściową digitalizacją dokumentów w firmie. I takie rozwiązanie można przełożyć również na szereg innych organizacji, w zależności od ich specyfiki. Można również digitalizować wszystkie dokumenty w takiej sytuacji każdy dokument jest tworzony w formie papierowej, a następnie skanowany i wprowadzany do systemu elektronicznego. Takie rozwiązanie jest o tyle wadliwe, że zabiera ogromnie dużo czasu. Jednak istnieją organizacje, które z różnych powodów zmuszone są zachować wszystkie dokumenty zarchiwizowane w papierowej formie, a cyfrowe odpowiedniki ułatwiają im ich odszukiwanie i pracę z nimi.

Podpis elektroniczny

Współcześnie podpis elektroniczny jest tak zaawansowaną technologią, że można nim podpisać niemal każdy dokument zachowując przy tym jego ważność prawną. Wyjątkami są oświadczenia woli, niektóre dokumenty kadrowe podlegające prawu cywilnemu, takie jak umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności oraz licencje na prawa własności przemysłowej i wyłączne licencje na prawa autorskie, a także przeniesienia praw własności przemysłowej oraz praw autorskich. Jeżeli wymienione rodzaje dokumentów nie występują w Twojej organizacji to warto zastanowić się nad wdrożeniem podpisu elektronicznego, który może zoptymalizować cały obieg dokumentów.

Który podpis elektroniczny wybrać?

Podpis elektroniczny można wdrożyć za pomocą różnych narzędzi. Jednym z nich jest podpis kwalifikowany, który jest przypisany do każdej osoby indywidualnie i aby móc z niego korzystać należy go zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których lista znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Kwalifikowany podpis elektroniczny składa się ze specjalnej karty kryptograficznej (na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany), czytnika kart (który należy podłączyć do komputera) oraz oprogramowania (które należy zainstalować). Ciekawym rozwiązaniem jest również zaawansowany podpis elektroniczny, który również jest przypisany do konkretnej osoby i zabezpieczony przed modyfikacją. Formy zaawansowanego podpisu elektronicznego mogą być różne, najczęściej wymagana jest dwuetapowa weryfikacja, np. poprzez wpisanie jednorazowego kodu, który zostaje przesłany SMS-em na wybrany numer telefonu. Zaawansowany podpis elektroniczny jest najczęściej stosowany podczas podpisywania umów dwustronnych i wymaga zgody obu stron na jego wykorzystanie. Kolejnym narzędziem dostępnym na rynku jest długopis cyfrowy, który podczas składania ręcznego podpisu na papierze jednocześnie zostawia ślad na kartce oraz tworzy jego elektroniczny odpowiednik, zawierający wszystkie cechy biometryczne, co zapewnia zachowanie ważności prawnej i nie wymaga skanowania, aby móc korzystać z dokumentu online.

Dokumenty w chmurze

Elektroniczna archiwizacja dokumentów występuje oczywiście w wielu organizacjach, w których obieg dokumentów jest w pełni zdigitalizowany i ich papierowe wersje już nie występują. Jednak nie jest to warunek konieczny do spełnienia, aby móc przechowywać dokumenty online i aby spełniało to swoją rolę, którą jest optymalizacja obiegu dokumentów. W chmurze mogą być przechowywane wszystkie dokumenty firmowe lub ich określone grupy, a nawet wybrane, pojedyncze egzemplarze. Wszystko zależy od potrzeb danej organizacji.
Nie zawsze skanowanie absolutnie wszystkich dokumentów, które się pojawiają jest potrzebne. Przechowywanie ich w formie plików w chmurze ma za zadanie pomóc w codziennej pracy i ułatwić do nich dostęp pracownikom, którzy pracują w trybie home office, ale również tym pracującym w biurze, którzy podczas wypełniania swoich obowiązków często potrzebują uzyskać informacje i dane zawarte w umowach, aneksach oraz innych dokumentach. Trzymając je w chmurze mogą w łatwy i szybki sposób je odszukać nie odchodząc od komputera. Nie ma konieczności przeszukiwania segregatorów, których nierzadko jest tak wiele, że wypełniają całe szafy. Znając różne metody optymalizacji obiegu dokumentów w firmie, warto wybrać jeden lub kilka takich, które pozwolą zdigitalizować ich jak największą ilość. Im więcej danych będzie łatwo dostępnych dla każdego pracownika, tym praca związana z nimi będzie przebiegać sprawniej. W ten sposób elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się także do optymalizacji pracy.

Kierunek e-dokumenty

Jeżeli organizacja wdroży rozwiązania pozwalające na digitalizację dokumentów lub nawet przeprowadzi pełną transformację cyfrową, ale nie zaangażuje w ten proces pracowników, nie przeprowadzi szkoleń, nie wytłumaczy w jakim celu i dlaczego zdecydowano o wprowadzeniu cyfryzacji, to sukces takie przedsięwzięcia będzie niewielki.
Każdy pracownik powinien być poinformowany o tym, że dane narzędzie umożliwiające korzystanie z e-dokumentów jest wprowadzane oraz wiedzieć, w jakim celu i w jaki sposób ułatwi to pracę konkretnie na jego stanowisku. Oprócz tego cały zespół powinien zostać przeszkolony tak, aby nikt nie miał wątpliwości w jaki sposób korzystać z wybranego rozwiązania. Istotnym aspektem wdrażania e-dokumentacji jest również możliwość zadawania pytań, aby rozwiązać wszelkie możliwe wątpliwości. Solidnie przygotowani pracownicy, którzy wiedzą w jaki sposób korzystać z cyfrowych dokumentów i są świadomi tego, że ma to służyć przede wszystkim ułatwieniu im pracy.

Podsumowanie

Proces optymalizacji obiegu dokumentów można zrealizować za pomocą wielu różnych narzędzi cyfryzujących dokumenty. Dzięki czemu każda organizacja może znaleźć rozwiązanie dopasowane do swoich indywidualnych warunków. Oprócz dokładnego przeanalizowania zróżnicowanych możliwości, należy pamiętać o tym, żeby objąć digitalizacją jak najwięcej procesów zachodzących wewnątrz organizacji. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów da najwięcej korzyści i będzie finansowo opłacalny.