Jak digitalizować dokumentację medyczną?

Najkrótszą odpowiedzią na postawione w tytule pytanie jest system IC Pen – technologia, która jest wykorzystywana z powodzeniem zarówno w małych, jak i dużych placówkach medycznych w oparciu o 4 typy urządzeń, służących do digitalizacji dokumentacji. Skuteczność implementowanego rozwiązania wynika m.in. z opracowanej integracji systemu ze środowiskiem HIS, możliwości personalizacji rozwiązania pod konkretne potrzeby oraz modułowego charakteru całej technologii, którą można rozwijać w zależności od konkretnych potrzeb instytucji.

Spis treści

Potrzeba digitalizacji dokumentacji, wynika z dwóch, prostych powodów – po pierwsze, cyfryzacja nowej (jak i istniejącej już) dokumentacji medycznej zapewnia jej kompletność, która jest istotnym elementem w procesie leczenia, szczególnie chorób, które wymagają odwiedzania wielu specjalistów. Wyniki badań, raporty medyczne, skany zdjęć rentgenowskich? – to wszystko można ucyfryzować, co znacznie ułatwi organom medycznym prowadzenie leczenia pacjenta. Po drugie, cyfryzacja dokumentacji prowadzi do znacznych oszczędności. Zazwyczaj są one utożsamiane jedynie z redukcją wydatków związanych z papierem i drukiem. W rzeczywistości skala oszczędności jest zdecydowanie większa…

Kwestia optymalizacji kosztów ponoszonych przez szpitale, centra medyczne czy przychodnie w wyniku ucyfrowienia procesu tworzenia dokumentacji jest zależna od wielu czynników. Niemniej jednak, implementując rozwiązanie automatycznej digitalizacji dokumentacji medycznej (system IC Pen) wyklucza się (lub chociaż znacząco ogranicza) wiele procesów i związanych z nimi kosztów.

Przez oszczędności należy rozumieć ograniczenie wydatków ponoszonych przez placówki medyczne, związane z:

– Przechowywaniem dokumentacji w postaci papierowej,

– Skanowaniem dokumentacji,

– Archiwizacją i udostępnianiem dokumentacji,

– Niszczeniem dokumentacji po upływie ustawowych terminów zobowiązujących do przechowywania dokumentacji medycznej.

W idealnych okolicznościach dokumentacja medyczna od początku byłaby tworzona w postaci elektronicznej, dzięki czemu mielibyśmy szansę na wyeliminowanie wielu niepożądanych działań, które narażają placówkę na zbędne koszty czy marnotrawienie czasu.

Automatyczna i natychmiastowa digitalizacja dokumentacji medycznej, której wdrożenie jest możliwe dzięki wykorzystaniu systemu IC Pen i 4 kompatybilnych ze sobą typów urządzeń, sprowadza się do korzystania wyłącznie z elektronicznych plików i nośników danych. W szpitalnej rzeczywistości oznacza to tworzenie, przesyłanie i udostępnianie dokumentacji medycznej za pomocą systemu dziedzinowego (HIS).

W odniesieniu do powyższego fragmentu rodzi się jednak pytanie – co zrobić z istniejącą już dokumentacją medyczną, mieszczącą się w szpitalnych segregatorach lub tą dostarczaną przez pacjentów?

Przedstawiony powyżej sposób automatycznej i natychmiastowej digitalizacji dokumentacji medycznej za pomocą systemu IC Pen jest idealnym rozwiązaniem dla dokumentów tworzonych na miejscu, w czasie rzeczywistym. Niemniej jednak, nadal stajemy przed ogromnym wyzwaniem, jakim jest kwestia ucyfrowienia zewnętrznej, istniejącej już dokumentacji medycznej, dostarczanej przez pacjentów, takich jak np. wyniki badań diagnostycznych czy sprawozdania ze specjalistycznych konsultacji.

Nasza firma proponuje innowacyjne rozwiązanie tego problemu, jakim jest IC Skaner, czyli jeden z modułów systemu IC Pen, który zdążył dowieść o swej skuteczności w szpitalnych realiach m.in. w Wojewódzkim Szpitalu w Bielsko-Białej czy Śląskim Centrum Chorób Serca w Zabrzu. Opierając się na integracji z systemami HIS oraz takich funkcjonalnościach jak:

– Wbudowany OCR,

– Spersonalizowana konfiguracja,

– Cyfrowy podpis skanów,

możliwe jest sprawne oraz prawnie istotne skanowanie dokumentacji bezpośrednio do rekordu pacjenta w systemie dziedzinowym (np. HIS). Opracowane narzędzie umożliwia autoryzację (podpis) zeskanowanej dokumentacji medycznej poprzez podpis kwalifikowany lub podpis ZUS PUE.

Dzięki systemowi IC Pen, udało nam się na dobre wyeliminować w współpracujących z nami placówkach medycznych potrzebę drukowania dokumentów, które po wypełnieniu i podpisaniu przez pacjenta należy dodatkowo zeskanować. Dodatkowo, nasze rozwiązania powodują, że powrót do jakiegoś dokumentu np. na prośbę pacjenta, który chce zweryfikować wpisane dane – zajmuje sekundy, a nie jak w przypadku tradycyjnego rozwiązania – kilka lub kilkanaście minut, które trzeba poświęcić na znalezienie stosownego regału/segregatora etc. Oszczędzamy dzięki temu czas pracowników, ale również pacjentów, co w obecnych “zabieganych” czasach jest cenioną wartością dodaną do usługi.

Dzięki systemowi IC Pen, udało nam się na dobre wyeliminować w współpracujących z nami placówkach medycznych potrzebę drukowania dokumentów, które po wypełnieniu i podpisaniu przez pacjenta należy dodatkowo zeskanować. Dodatkowo, nasze rozwiązania powodują, że powrót do jakiegoś dokumentu np. na prośbę pacjenta, który chce zweryfikować wpisane dane – zajmuje sekundy, a nie jak w przypadku tradycyjnego rozwiązania – kilka lub kilkanaście minut, które trzeba poświęcić na znalezienie stosownego regału/segregatora etc. Oszczędzamy dzięki temu czas pracowników, ale również pacjentów, co w obecnych “zabieganych” czasach jest cenioną wartością dodaną do usługi.

Digitalizacja dokumentacji medycznej jest przyszłościowym rozwiązaniem, nad którym warto się pochylić, prowadząc placówkę medyczną (i nie tylko!). Niemniej jednak, ważne jest, aby do wdrożenia rozwiązania cyfryzacji wybrać dostawcę technologii, który posiada ekspercką wiedzę i doświadczenie niezbędne do poprawnego uruchomienia całego systemu, który jednocześnie będzie komplementarny z systemem HIS. Nie może również w tym przypadku zabraknąć wnikliwej analizy potrzeb konkretnej placówki, dzięki której eksperci będą mogli doradzić, w których miejscach digitalizacja dokumentacji medycznej przyniesie największe korzyści oraz przy pomocy jakich urządzeń powinno się to odbyć.

fot. rawpixel.com on Freepik