Jak digitalizować dokumenty? Cele, potrzeby, możliwości

Jak digitalizować dokumenty, by miało to sens? Na podstawie wieloletnich doświadczeń IC Solutions możemy wnioskować, że ważne jest by w trakcie realizacji takiego procesu pamiętać o:

– Celach, które stawia sobie firma w związku ze wdrożeniem rozwiązania do digitalizacji dokumentów,
– Konkretnych potrzebach organizacji związanych bezpośrednio z dokumentacją i jej obiegiem,
– Możliwościach stanowiących ograniczenia, w ramach których należy poszukiwać i implementować najlepsze rozwiązanie.

Spis treści

Cyfrowy dokument nigdy nie powinien być sam w sobie celem digitalizacji. Tak naprawdę przedsiębiorstwo, organizacja czy jednostka administracyjna decydując się na odejście od papieru, powinna kierować się konkretnymi, mierzalnymi korzyściami. Mogą nimi być: chęć redukcji kosztów, sprawniejszy obieg dokumentów, przyspieszenie pracy lub procesów, a nawet dążenie do zmniejszenia śladu węglowego.
Bez względu na to, jakie cele mają zostać osiągnięte, warto o nich pamiętać przez cały czas. Począwszy od momentu analizy dostępnych rozwiązań, przez wybór tego konkretnego i jego implementację, a na użytkowaniu i ciągłej optymalizacji kończąc.
Digitalizacja dokumentacji dla samej digitalizacji to zbyt mało. Należy wyznaczyć konkretne, mierzalne cele, których osiągnięcie będzie oznaczało powodzenie całego projektu. Co więcej, wyznaczone cele mają znaczenie także dla sposobu, w jaki mają być one osiągnięte (wybór technologii, urządzeń, dostawcy rozwiązania, itp.). Zdefiniowanie celów warunkuje także działania dodatkowe, które powinny zostać zrealizowane w ramach całego projektu digitalizacji. Za takie pośrednie cele uznać można np.:

– Przeszkolenie pracowników z obsługi nowych urządzeń i systemu,
– Zorganizowanie spotkania, w którym zostaną podane cele i powody, dla których organizacja zamierza przeprowadzić szkolenie.

Każde przedsiębiorstwo czy organizacja to osobny byt, który funkcjonuje w inny sposób. Dlatego też nie można przykładać tej samej “miary” do różnych firm, nawet jeśli konkurują ze sobą na tym samym rynku.
Chęć ucyfrowienia dokumentów powinna zakładać przeprowadzenie wnikliwej analizy sposobu tworzenia dokumentacji w postaci papierowej. Odpowiadając na postawione w tytule pytanie, jak digitalizować dokumenty? Na pewno trzeba kierować się realnymi potrzebami organizacji. W praktyce oznacza to skupienie się na procesach, podczas których jest tworzona największa ilość papierowej dokumentacji. Takie podejście daje największe korzyści dla przedsiębiorstwa czy instytucji dążącej do bycia paperless. Ponadto przyjmując takie podejście i sposób działania, możemy najszybciej osiągnąć wyznaczone cele.

Na rynku istnieje kilkanaście różnych typów rozwiązań służących do cyfryzacji dokumentów. Jeszcze więcej jest firm zajmujących się doradztwem i wdrażaniem tychże rozwiązań. W obliczu tak dużego i zróżnicowanego potencjału technologii służącej digitalizacji dokumentacji, warto jest kierować się wcześniej wspomnianymi celami i możliwościami. Odnosząc się do możliwości konkretnej organizacji należy przez to rozumieć:

– Dostępne środki finansowe,
– Możliwości techniczne (np. dostęp do sieci elektrycznej lub sieci WiFi/LTE),
– Użytkowników wdrażanego rozwiązania (wiek, kompetencje, zdolność do adaptacji nowej technologii),
– Ilość przetwarzanej dokumentacji (należy dobrać rozwiązanie dopasowane do skali działania),
– Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa digitalizowanych dokumentów,
– Wymagania prawne dotyczące ważności digitalizowanych dokumentów,
– Cały workflow związany z cyfryzowaną dokumentacją.

Tak więc możliwości przedsiębiorstw i instytucji będą zróżnicowane i determinowane powyższymi czynnikami. Ich uwzględnienie jest istotne w kontekście doboru narzędzi (urządzeń, systemów) służących digitalizacji.

Jak digitalizować dokumenty, by zachować ich ważność prawną, udoskonalić procesy i wygenerować oszczędności? Nie sposób odpowiedzieć na wszystkie te pytania bez poznania szczególnych okoliczności, które definiują proces tworzenia i zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Tylko wnikliwe podejście do kwestii cyfryzacji z uwzględnieniem realiów konkretnego przedsiębiorstwa lub organizacji może przynieść powodzenie.
Bazując na doświadczeniu IC Solutions wyniesionym z digitalizacji placówek medycznych (m.in. Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, Centrum Onkologii w Bydgoszczy, Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu) czy przedsiębiorstw działających na rynku energii elektrycznej (Enea S.A. Enea Operator, Tauron Ekoenergia) możemy wnioskować, że priorytetem powinno być w przypadku każdej organizacji spersonalizowane podejście do kwestii ucyfrowienia dokumentacji i zapewnienia jej ważności prawnej oraz bezpieczeństwa.

fot. rawpixel.com on Freepik