Jak digitalizować dokumenty, by miało to sens? Na podstawie wieloletnich doświadczeń IC Solutions możemy wnioskować, że ważne jest, by w trakcie realizacji takiego procesu pamiętać o:

• Celach, które stawia sobie firma w związku ze wdrożeniem rozwiązania do digitalizacji dokumentów,
• Konkretnych potrzebach organizacji związanych bezpośrednio z dokumentacją i jej obiegiem (np. większe bezpieczeństwo danych, wprowadzenie e-archiwum),
• Możliwościach stanowiących ograniczenia, w ramach których należy poszukiwać i implementować najlepsze rozwiązanie (np. przepisy prawne).

Świadome podejście do procesu digitalizacji dokumentów pozwala uniknąć błędów wdrożeniowych, a przede wszystkim maksymalizuje wartość biznesową tego procesu. Sukces cyfryzacji nie zależy wyłącznie od technologii, ale od umiejętności dopasowania jej do realiów organizacyjnych. Tylko wtedy digitalizacja przestaje być projektem technologicznym, a staje się realnym narzędziem transformacji firmy i jej rozwoju.

Spis treści

W obliczu postępującej transformacji cyfrowej, digitalizacja dokumentów ewoluuje z roli narzędzia operacyjnego do rangi strategicznego filaru nowoczesnego zarządzania organizacją. Cyfrowy obieg dokumentów nie tylko automatyzuje powtarzalne czynności administracyjne. Stanowi również fundament zdolności firmy do skalowania działań, efektywnego zarządzania wiedzą i redukowania ryzyka błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. Digitalizacja dokumentów staje się kluczowa, gdy wspiera szersze cele biznesowe. Może to być zwiększenie bezpieczeństwa danych swoich klientów, poprawy efektywności pracy, która wypada niekorzystnie na tle konkurujących firm. Jak też konieczność ograniczenia bardzo dużych kosztów ponoszonych w wyniku archiwizacji tysięcy dokumentów. Digitalizacja dokumentów umożliwia wdrożenie zwinnych modeli pracy, przyspiesza transformację cyfrową i eliminuje przestarzałe, kosztowne procesy.

Z perspektywy zarządczej, cyfryzacja dokumentów w strukturalne dane prowadzi do usprawnienia przepływu informacji w całej organizacji będącego efektem skalowanego i tańszego w codziennym użyciu systemu zarządzania dokumentami. Pozwala to menedżerom i zespołom decyzyjnym skoncentrować się na działaniach strategicznych, jednocześnie uwalniając zasoby ludzkie od żmudnych zadań administracyjnych. W efekcie proces digitalizacji dokumentów staje się katalizatorem nie tylko dla poprawy efektywności operacyjnej, ale również dla budowy długoterminowej odporności przedsiębiorstwa. Zarówno w kontekście zmieniających się regulacji, jak i dynamicznego otoczenia konkurencyjnego.

Ograniczenie papierowej dokumentacji i wdrożenie systemu paperless to wieloetapowy proces, ale jego rezultaty są wymierne i długofalowe. Cyfryzacja dokumentów usprawnia dostęp do informacji i pozwala na ich lepsze wykorzystanie w procesach zarządczych, analitycznych i decyzyjnych. Cyfrowe repozytorium wiedzy staje się źródłem przewagi konkurencyjnej, wspierając rozwój, innowacyjność i zdolność organizacji do reagowania na przyszłe wyzwania.

Digitalizacja dokumentów powinna być narzędziem do osiągania konkretnych, strategicznych rezultatów, a nie celem samym w sobie. Organizacje – niezależnie od tego, czy działają w sektorze prywatnym, publicznym czy administracyjnym – powinny traktować odejście od dokumentacji papierowej, jako element szerszej strategii optymalizacji operacyjnej. Do mierzalnych celów należą: redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów, usprawnienie przepływu informacji i danych, zwiększenie efektywności poprzez automatyzację procesów oraz realizacja polityki zrównoważonego rozwoju poprzez ograniczenie zużycia papieru i zmniejszenie śladu węglowego.
Jasno zdefiniowane cele powinny towarzyszyć organizacji na każdym etapie projektu – od diagnozy potrzeb i analizy dostępnych narzędzi, przez selekcję właściwego rozwiązania, aż po jego wdrożenie i dalszą optymalizację. Przekształcanie dokumentów papierowych i wdrażanie polityki paperless dla samej idei cyfryzacji to zbyt powierzchowna motywacja, by zbudować trwałą i skalowalną zmianę. Dopiero ustalenie konkretnych wskaźników sukcesu – takich jak skrócenie czasu akceptacji dokumentów, redukcja liczby błędów w rejestracji danych, mierzalna poprawa efektywności pracy, większe bezpieczeństwo danych, czy wzrost satysfakcji użytkowników końcowych, pozwala precyzyjnie zarządzać projektem oraz jego rezultatami.

Cele strategiczne powinny również determinować dobór technologii, dostawcy, modelu wdrożenia oraz zakres towarzyszących działań wspierających zmianę – takich jak:

• Profesjonalne szkolenia dla użytkowników systemu,
• Skuteczna komunikacja wewnętrzna tłumacząca powody wdrożenia,
• Kampanie informacyjne budujące zaangażowanie i zrozumienie wśród pracowników.

Określenie jasnych celów i ich konsekwentna realizacja jest niezbędna do udanej cyfryzacji dokumentów. Taki proces jest podstawą dla stworzenia elastycznej i odpornej organizacji, zdolnej do adaptacji w zmiennym otoczeniu technologicznym.

Każda organizacja funkcjonuje w unikalnym kontekście operacyjnym, kulturowym i rynkowym. Co wyklucza możliwość stosowania uniwersalnych schematów przy wdrażaniu rozwiązań z zakresu digitalizacji dokumentów. Nawet przedsiębiorstwa działające w tej samej branży i obsługujące zbliżony segment klientów mogą znacząco różnić się pod względem wewnętrznych procesów, struktury obiegu dokumentów, czy poziomu dojrzałości technologicznej.
Aby odpowiedzieć na pytanie, jak digitalizować dokumenty z realną korzyścią dla organizacji, konieczne jest rozpoczęcie projektu od szczegółowej analizy procesów generujących dokumentację papierową. Dopiero identyfikacja newralgicznych obszarów – takich, w których powstaje największy wolumen dokumentów – umożliwia zaprojektowanie działań, które przyniosą rzeczywistą wartość biznesową.
Zorientowanie procesu digitalizacji dokumentów na konkretne potrzeby organizacji nie tylko przyspiesza realizację założonych celów (np. poprawa efektywności, lepsze zarządzanie dokumentami, redukcja kosztów, ochrona danych), ale również umożliwia precyzyjne dopasowanie technologii oraz sposobu wdrożenia. Takie podejście wzmacnia również wewnętrzną akceptację projektu – rozwiązanie realnego problemu w konkretnej jednostce organizacyjnej buduje zaufanie do procesu digitalizacji dokumentów i zwiększa gotowość do dalszych etapów transformacji.

Digitalizacja dokumentów w praktyce

Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia

Współczesny rynek oferuje szerokie spektrum narzędzi i technologii wspierających cyfryzację dokumentów. Od prostych aplikacji do skanowania dokumentów, po zaawansowane systemy zarządzania dokumentacją (DMS) zintegrowane z elektronicznym obiegiem informacji i autoryzacją podpisów cyfrowych (np. system IC Pen – podpis elektroniczny na tablecie). Równolegle rośnie liczba dostawców i firm konsultingowych wspierających procesy transformacji cyfrowej. Co w efekcie generuje potrzebę przemyślanego, strategicznego podejścia do wyboru odpowiedniego rozwiązania.
Właściwa decyzja wdrożeniowa powinna być bezpośrednio osadzona w kontekście rzeczywistych możliwości organizacji. Oznacza to konieczność uwzględnienia m.in. takich aspektów jak:

• Dostępność budżetu inwestycyjnego i operacyjnego,
• Infrastruktura techniczna (np. zasilanie, dostęp do Internetu, kompatybilność z istniejącymi systemami),
• Profil i kompetencje użytkowników końcowych (w tym ich gotowość do adaptacji nowych narzędzi),
• Wolumen i charakter przetwarzanej dokumentacji (np. umowy, formularze, zgody),
• Wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji i integralności danych,
• Obowiązujące normy prawne związane z archiwizacją i legalnością cyfrowych dokumentów,
• Oraz istniejący workflow i zależności międzyprocesowe związane z obiegiem dokumentów.

Zestawienie powyższych uwarunkowań z celami organizacji pozwala na dokonanie świadomego wyboru technologii. Technologii która będzie realnym wsparciem, a nie kolejnym wyzwaniem wdrożeniowym. Uwzględnienie tych czynników już na etapie planowania digitalizacji minimalizuje ryzyko błędnych inwestycji i zwiększa szansę na osiągnięcie zakładanych rezultatów w ujęciu operacyjnym i strategicznym.

Podpis elektroniczny stanowi jeden z kluczowych elementów skutecznej digitalizacji dokumentów. Nie tylko ze względu na możliwość formalnego zatwierdzania dokumentów bez konieczności ich drukowania, ale również jako narzędzie zwiększające bezpieczeństwo, efektywność i zgodność procesów z przepisami prawa. Wdrażając systemy umożliwiające składanie podpisów elektronicznych, jak np. IC Pen, organizacje eliminują wąskie gardła związane z fizycznym obiegiem dokumentów. Znacząco skracając czas potrzebny na zatwierdzanie umów, zgód, protokołów, czy formularzy. To z kolei przekłada się na większą płynność operacyjną i lepszą obsługę klienta.

Warto również podkreślić, że nowoczesne rozwiązania do podpisu elektronicznego – takie jak podpis odręczny składany na tablecie – nie tylko spełniają wymogi prawne. Ale też są intuicyjne i naturalne w użyciu, zarówno dla pracowników, jak i klientów. Dzięki biometrycznym parametrom zapisu (nacisk, kąt nachylenia, prędkość) oraz możliwości natychmiastowego archiwizowania dokumentu w systemie elektronicznym, podpis ten stanowi realną alternatywę dla klasycznych podpisów. W kontekście rosnącej presji na automatyzację procesów, zgodność z RODO i zwiększone oczekiwania wobec mobilności – podpis elektroniczny nie tylko wspiera, ale wręcz warunkuje pełną digitalizację dokumentacji w firmie.

Skuteczna digitalizacja dokumentów nie sprowadza się jedynie do ich przekształcenia w formę cyfrową. Aby proces ten realnie przełożył się na poprawę efektywności operacyjnej, oszczędności oraz zgodność z przepisami prawa, konieczne jest kompleksowe i indywidualne podejście do każdego wdrożenia. Kluczowe znaczenie ma dogłębna analiza sposobu tworzenia, przetwarzania i obiegu dokumentów w organizacji – dopiero na tej podstawie możliwe jest dobranie technologii i metod, które będą odpowiadały na rzeczywiste potrzeby i możliwości przedsiębiorstwa.

Doświadczenie IC Solutions, zdobyte podczas realizacji projektów digitalizacyjnych m.in. dla instytucji medycznych (Instytut Matki i Dziecka, Centrum Onkologii w Bydgoszczy, Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu), czy w sektorze energetycznym (Enea S.A., Tauron Ekoenergia), pokazuje jednoznacznie: powodzenie procesu cyfryzacji dokumentów zależy od stopnia, w jakim rozwiązanie technologiczne zostanie dostosowane do specyfiki organizacji. Prawidłowe uwzględnienie wymagań prawnych, bezpieczeństwa, użyteczności i roli użytkownika jest kluczowe dla skutecznej cyfryzacji. Te elementy są fundamentem trwałego i efektywnego przejścia od dokumentacji papierowej do cyfrowe. Digitalizacja dokumentów staje się tym samym nie tylko narzędziem operacyjnym, ale także istotnym elementem strategicznego zarządzania informacją i procesami w organizacji.

fot. rawpixel.com on Freepik