Lepsze tworzenie i zarządzanie dokumentacją z IC Pen

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją jest wyzwaniem, z którym musi się zmierzyć każda organizacja. Małe firmy często bazują na wielozadaniowości swoich pracowników, więc muszą oni w prosty i szybki sposób tworzyć, wysyłać, udostępniać oraz przechowywać dokumentację. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw są tworzone dedykowane stanowiska związane tylko i wyłącznie z obiegiem dokumentacji z racji ilości tworzonej oraz przetwarzanej dokumentacji. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku świetnie sprawdza się system IC Pen. Rozwiązanie, które usprawnia obieg dokumentów od momentu ich powstania aż poprzez proces udostępniania, a kończąc na ich archiwizacji.
Najlepszym potwierdzeniem przydatności systemu IC Pen i korzyści wynikających z wdrożeń jest ich liczba, różnorodność oraz efekt końcowy, czyli setki miliony zdigitalizowanych dokumentów z zachowaniem ich ważności prawnej.

Spis treści

Ponad 200 placówek medycznych jest bardzo silnym i wymownym argumentem potwierdzającym skuteczność działania technologii IC Pen. Jako jedyni na polskim rynku medycznym oferujemy tak kompleksowe rozwiązanie umożliwiające tworzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.
Wykorzystując długopisy cyfrowe, tablety (czytaj więcej podpis pacjenta na tablecie), ekrany dedykowane do tworzenia dokumentów cyfrowych podpisów oraz ultrabooki posiadające aktywne rysiki i dotykowe ekrany pomagamy ograniczyć ilość papierowej dokumentacji medycznej. Wśród przykładowych dokumentów warto wymienić o:

– Zgodach na leczenie,

– Zgody na przetwarzanie danych osobowych,

– Kwestionariusze osobowe,

– Zgody na przyjęcie na oddział szpitalny,

– Zgody na podanie leku,

– Zgody na przeprowadzenie operacji,

– Zgody na przeprowadzenie badań naruszających tkankę mięśniową,

Opracowany system modernizuje tworzenie i zarządzanie dokumentacją za sprawą stworzonych szyn integracyjnych z wiodącymi dostawcami systemów HIS. W efekcie wypełniane i podpisywane przy użyciu komponentów systemu IC Pen dokumenty trafiają bezpośrednio do rekordu pacjenta. Automatyzacja, która zachodzi w procesie digitalizacji i przesyłu dokumentacji wypełnianej oraz podpisywanej przez pacjentów przekłada się wprost na sprawniejszą pracę personelu medycznego, oszczędność czasu, szybszy dostęp do informacji oraz redukcję kosztów związanych z tworzeniem i obiegiem dokumentacji.

Pomimo tego, że w powszechnym użyciu są e-recepty, e-skierowania, wykorzystanie systemów HIS oraz technologii IC Pen, która redukuje ilość papierowych dokumentów w obiegu, to w ciąż szpitale i przychodnie muszą się zmagać z olbrzymią ilością papierowej dokumentacji medycznej. To wyzwanie dotyczy 2 aspektów:

– Papierowych archiwów dokumentacji medycznej – jest to naturalna konsekwencja funkcjonowania przez lata papierowego obiegu dokumentów. Ponadto nie bez znaczenia pozostają przepisy prawne, które nakładają 20-to lub 30-to letnie obowiązki przechowywania dokumentacji. Dostrzegając wyzwania oraz jego skalę opracowaliśmy kolejny moduł systemu – IC Skaner. Rozwiązanie, które umożliwia skanowanie dokumentacji medycznej, a następnie jej podpisanie (jedną z dwóch metod: podpisem kwalifikowanym, podpisem ZUS – PUE) oraz przesłanie dzięki szynie integracyjnej bezpośrednio do rekordu pacjenta w systemie dziedzinowym.

– Dokumentacja zewnętrzna pacjenta – codziennością wielu placówek medycznych są sytuacje, w których to pacjenci przynoszą własną dokumentację medyczną. Są to najczęściej wyniki badań laboratoryjnych, skierowania, opisy badań diagnostycznych, czy też historia choroby pobrana w formie papierowej z innej placówki.
Zmierzając do ujednolicenia systemu i gromadzenia pełnej wiedzy oraz dokumentacji medycznej w jednym systemie należy zeskanować dokumentację i wprowadzić ją do systemu dziedzinowego. W praktyce oznacza to konieczność zeskanowania dokumentów, następnie podpisanie dokumentu przez osobę upoważnioną w celu potwierdzenia jej autentyczności i dołączenie jej do rekordu pacjenta w wykorzystywanym HIS-ie. Z pomocą IC Skaner większość opisanych czynności zachodzi automatycznie, a całość trwa kilkanaście minut.

Wprowadzając powyższe funkcjonalności system IC Pen stał się kompletnym rozwiązaniem znajdującym praktyczne zastosowanie w procesie tworzenia i zarządzania dokumentacją medyczną w formie elektronicznej. Dokumentacja, która dotychczas funkcjonowała w obiegu papierowym z racji ograniczeń prawnych nie mogła być ucyfrowiona z pomocą samych urządzeń takich jak tablety, czy ekrany do zbierania podpisów. Opracowanie systemu, który pozwala zbierać i przechowywać cechy biometryczne składanych podpisów oraz posiada integrację z systemami HIS pozwala uszczelnić system cyfrowego obiegu dokumentacji w szpitalach i przychodniach.

Wprowadzając powyższe funkcjonalności system IC Pen stał się kompletnym rozwiązaniem znajdującym praktyczne zastosowanie w procesie tworzenia i zarządzania dokumentacją medyczną w formie elektronicznej. Dokumentacja, która dotychczas funkcjonowała w obiegu papierowym z racji ograniczeń prawnych nie mogła być ucyfrowiona z pomocą samych urządzeń takich jak tablety, czy ekrany do zbierania podpisów. Opracowanie systemu, który pozwala zbierać i przechowywać cechy biometryczne składanych podpisów oraz posiada integrację z systemami HIS pozwala uszczelnić system cyfrowego obiegu dokumentacji w szpitalach i przychodniach.

Obecnie wszystkie 37 biura obsługi klienta Enea S.A. wykorzystują system IC Pen w raz z długopisami cyfrowymi do digitalizacji zawieranych umów z klientami na dostawę energii elektrycznej. Wdrożenie tej technologii pozwoliło zredukować ilość papieru w tym procesie o 50%. W następstwie tego, znacząco zmalały koszty związane z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji w całej organizacji.
Wdrażając system IC Pen Enea S.A. uzyskała dostęp do technologii, która pozwoliła na automatyczną i ważną prawnie digitalizację zawieranych umów. Co więcej został wyeliminowana konieczność skanowania zawieranych umów, a cały proces obsługi klientów również znacząco został skrócony. Obecnie dane dotyczące zawartych umów już po kilku minutach są dostępne w systemie bez konieczności skanowania wielostronicowych dokumentów.
Dodajmy do tego ograniczenie śladu węglowego będącego następstwem funkcjonowania biur obsługi klientów a aspekcie redukcji papieru i materiałów eksploatacyjnych do druku a także całego łańcucha logistycznego związanego z przewożeniem i przechowywana w papierowych archiwach. Co ważne ta zmiana jest zauważalna dla klientów i pozwala samemu doświadczyć, że Enea S.A. podejmuje działania mające wpływać pozytywnie na ochronę przyrody. Choć powyższy przykład dotyczy dużej organizacji będącej spółką akcyjną notowaną na giełdzie papierów wartościowych, to warto zaznaczyć, że podobne cele i efekty można osiągnąć w dużo mniejszych organizacjach. Komponenty systemu IC Pen umożliwiają digitalizację dokumentacji w wielu różnych procesach i sytuacjach. Pozwala to na nisko kosztowne zmiany dotychczas stosowanych metod działania przy osiągnięciu wielu korzyści dla organizacji (czytaj więcej o wdrożeniu).

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją z pomocą systemu IC Pen w procesach sprzedaży znajduje także zastosowanie w mniejszej skali niż w Enea S.A. Doskonałym potwierdzeniem tych słów jest niewielkie przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją mebli ogrodowych tworzonych z drewna. W tym przypadku podczas składania zamówienia pracownicy działu sprzedaży wypełniają przy użyciu systemu IC Pen i długopisu cyfrowego lub tabletu protokół zamówienia. Po jego wypełnieniu oraz przesłaniu do systemu, jest on automatycznie udostępniany pracownikom działu produkcji. Korzyścią jaką daje digitalizacja i automatyzacja jest natychmiastowe udostępnienie informacji dotyczących nowych zamówień, które przekładają się na lepsze zarządzanie produkcją i stanem magazynowym.
Digitalizacja dokumentacji dla wielu przedsiębiorstw oznacza redukcję kosztów, która wynika z odejścia od papierowej dokumentacji. Jednak jak pokazują powyższe przykłady równie istotny jest szybszy obieg informacji, automatyzacja, skrócenie czasu potrzebnego na realizację powtarzalnych czynności, a kończąc na pozytywnym wpływie na środowisko naturalne.

Łatwa we wdrożeniu technologia IC Pen okazała się być dobrym rozwiązaniem również w procesie gospodarowania wodą. System IC Pen i długopisy cyfrowe pracują w 17 elektrowniach wodnych zarządzanych przez Tauron Ekoenergia. Rozmieszczenie elektrowni w trudnodostępnym terenie i duże ich rozproszenie uniemożliwiało przesyłanie danych na bieżąco z obiektów do centrali.
W procesie poszukiwania rozwiązań informatycznych, które zoptymalizują dotychczasowy proces najlepszym rozwiązaniem okazał się nasz system IC Pen i niezawodne długopisy cyfrowe. Kluczową rolę w wyborze tego rozwiązania odegrały długopisy, które mogą nieustannie pracować przez kilkanaście godzin i offline gromadzić zdigitalizowane dokumenty w pamięci urządzenia. Wdrożone rozwiązanie pozwoliło na prostą i automatyczną digitalizację dzienników gospodarowania wodą w każdej z 17 elektrowni wodnych, a następnie przysłanie tych danych w formie cyfrowej do centrali.

Wdrożenie automatycznej cyfryzacji dokumentacji pozwoliło na łatwiejsze tworzenie i zarządzanie dokumentacją, która jest nośnikiem ważnych informacji. Skrócenie czasu dostępu do informacji, które wcześniej były tworzone tradycyjnie na papierze wpłynęło pozytywnie na zarządzalność procesem produkcji energii i ograniczyło koszty związane z fizyczną kontrolą.

Tworzenie dokumentacji w formie cyfrowej niesie ze sobą bardzo praktyczne i wymierne korzyści. Udowadnia to wdrożenie systemu IC Pen w firmie DSSE, która to zajmuje się produkcją komponentów do poduszek powietrznych instalowanych przez czołowych producentów samochodów. Technologia umożliwiła automatyczną digitalizację dokumentacji tworzonej przez pracowników kontrolujących jakość produkcji. Zastosowane rozwiązanie pozwala na precyzyjne określenie czasu, kiedy na protokole kontrolnym zostały wpisane parametry produkcji. W praktyce daje to sposobność do dokładnego wskazania czasu, kiedy jakość produkcji została zmieniona, a w następstwie określić, które wyprodukowane przedmioty zostały stworzone w innych warunkach.
Za sprawą digitalizacji tych dokumentów każdy wskazany parametr produkcji zostaje oznaczony w czasie. Daje to olbrzymią przewagę i korzyść, gdyż cały proces zachodzi automatycznie bez możliwości ingerencji w parametry zapisu danych. Podobne zastosowanie systemu IC Pen można z łatwością wdrożyć w innych obszarach produkcji i kontroli, zyskując dzięki temu precyzyjne, automatycznie generowane dane.

Postęp technologiczny, a wraz z nim wszechobecna digitalizacja wkracza także do human resources (HR). Najlepszym tego przykładem są Elektroniczne Teczki Osobowe (ETO), które ułatwiają zarządzanie i monitorowanie na ogółu olbrzymich wolumenów dokumentów. W tradycyjnym przypadku papierowe teczki pracowników to duże wyzwanie dla przedsiębiorstw, które muszą w odpowiedni sposób zarządzać, uzupełniania oraz archiwizować tą dokumentację. Wdrażając system digitalizacji dokumentacji z zachowaniem ważności prawnej składanych podpisów można znacząco ograniczyć ilość papierowej dokumentacji znajdującej się w obiegu. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw usługowych i produkcyjnych, gdzie rotacja pracowników jest duża. Także w tym przypadku pomocna okazała się być technologia IC Pen z pomocą, której są digitalizowane takie dokumenty, jak:

– Kwestionariusze osobowe,

– Prośby o przekazywanie rocznej informacji podatkowej PIT-11 drogą elektroniczną,

– Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy oraz zakładowym układem zbiorowym pracy,

– Prośby o przekazywanie odcinków płacowych,

– Informacje o numerze konta,

– Certyfikacje zgodności z Kodeksem Etyki Zawodowej przedsiębiorstwa,

– Informacje na temat przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z prowadzeniem monitoringu wizyjnego,

– Oświadczenia dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,

– Oświadczenia o odbiorze karty magnetycznej,

– Oświadczenia pracowników dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,

– Umowy o korzystaniu z sieci i aplikacji komputerowych przedsiębiorstwa,

– Zgoda na przekazywanie informacji za pomocą prywatnego numeru telefonu.

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją z pomocą IC Pen i tabletów znacząco przyspiesza proces wprowadzania powyższych dokumentów do Elektronicznej Teczki Osobowej pracowników, eliminuje konieczność skanowania oraz pozwala na zredukowanie ilości dokumentacji papierowej, która jest przekazywana do papierowego archiwum przedsiębiorstwa. Co istotne pozostają zachowane wszystkie wymogi formalne, a sama procedura pozyskiwania tych informacji oraz wypełniania dokumentów przez pracowników nie została znacząco zmieniona.
Biorąc pod uwagę dużą skalę zatrudnianych pracowników oraz ich rotację należy wskazać na znaczące oszczędności będące następstwem zastąpienia papieru formą cyfrową. Ponadto w kontekście korzyści warto wspomnieć o redukcji czasu potrzebnego na obsługę pracowników i przekazywanie informacji.
Tworzenie i zarządzanie dokumentacją stało się łatwiejsze z uwagi na jej elektroniczną formę. Pozyskując dokumentację w formie elektronicznej przedsiębiorstwo może dokonać także zmiany całego systemu wprowadzając w pełni kompletne Elektroniczne Teczki Osobowe, których uzupełnianie o dokumentację wymagającą własnoręcznego podpisu pracownika nie wymaga żmudnego i czasochłonnego skanowania. Powyższy przykład dobitnie dowodzi, jak prosta cyfryzacja procesów, które są wielokrotnie powtarzane może pomóc w usprawnieniu procedur i wprowadzić przedsiębiorstwo na drogę transformacji cyfrowej.

Wśród klientów wykorzystujących technologię IC Pen dobrym przykładem są Eksperci Nemu, którzy z naszą pomocą zmienili proces tworzenia oraz obiegu dokumentacji. Firma specjalizująca się w likwidacji szkód powstałych między innymi w wyniku katastrof transportowych, budowlanych`, czy stratach poniesionych wskutek kradzieży, eksplozji, pożarów czy zalań wodą. Istotą problemu, który został postawiony przed IC Solutions był proces sporządzania dokumentacji na miejscu zdarzeń w sposób tradycyjny, czyli na papierze. Po zakończeniu oględzin pracownicy musieli powrócić do siedziby firmy, a następnie skserować powstałą dokumentację lub ją przepisać do elektronicznych plików. Procedura ta wydłuża cały proces obsługi klientów oraz stanowiła “wąskie gardło” w całym cyklu przygotowywania eksperckiej dokumentacji. Wdrażając nasz system i łatwe w obsłudze długopisy cyfrowe udało się przezwyciężyć te trudności.
Tak jak zostało to już wskazane w przypadku elektrowni wodnych, długopisy cyfrowe są urządzeniami mogącymi pracować w różnym terenie bez konieczności spełnienia specyficznych warunków. Dodatkowym atutem okazał się niewielki rozmiar oraz sposób obsługi zbliżony do dotychczas stosowanych metod – pisanie po kartce papieru. Przewaga, którą dała nasza technologia polega na natychmiastowej digitalizacji dokumentacji, która zawiera nie tylko tekst, ale również rysunki i schematy. Następnie powstała w wyniku wizji lokalnej dokumentacja w formie elektronicznej może być przesłana bezpośrednio do systemu i udostępniona pracownikom przedsiębiorstwa bez konieczności fizycznej obecności w biurze.
Taka forma cyfryzacji oraz sposobność do przesyłu tworzonej dokumentacji na odległość znacząco wpłynęło na optymalizację procesów i zredukowało czas potrzebny na udostępnienie stworzonej dokumentacji. W efekcie tworzenie i zarządzanie dokumentacją stało się szybsze i możliwe w każdych warunkach (nawet na odległość) bez rewolucji w sposobie pracy i ponoszeniu ogromnych kosztów związanych z wdrożeniem skomplikowanej technologii.

Choć długopis cyfrowy jest urządzeniem, które ma ogromne możliwości zastosowania, to z dużym powodzeniem wdrażamy także tablety, czy ekrany dedykowane do zbierania podpisów (podpis na tablecie – sprawdź). Wybór tych urządzeń poza samą digitalizacją i automatyzacją procesów niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść jaką jest całkowita eliminacja papieru w sytuacjach, w których był dotychczas wykorzystywany. Jednym z przykładów, gdzie rozwiązanie to znakomicie się sprawdza jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej i Departament Informatyki. Nasz system pozwolił na pełną cyfryzację procesu związanego z ewidencjowaniem urządzeń elektronicznych, które są pobierane, udostępniane oraz przekazywane pracownikom ministerstwa. Niewielkie w skali, a za razem proste we wdrożeniu zastosowanie systemu IC Pen całkowicie usunęło konieczność drukowania i przekazywania dokumentacji ewidencjonującej urządzenia. Ponadto konieczność przechowywania papierowych formularzy i ich katalogowanie także zostało usunięte jednym prostym wdrożeniem systemu IC Pen.

Wskazując na korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentacji, która jest o wiele łatwiejsza w zarządzaniu nie sposób nie wspomnieć o wykorzystywaniu technologii IC Pen przez Organizację Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie (OBWE). Długopisy cyfrowe z racji swojej funkcjonalności i zdolności pracy w różnych warunkach służą podczas misji obserwacyjnych organizowanych przez OBWE w trakcie śledzenia przebiegu najważniejszych wyborów (parlamentarnych i prezydenckich). Dotychczas IC Pen był wykorzystany w kilkunastu misjach obserwacyjnych OBWE w tym podczas wyborów w Mołdawii, Białorusi, USA, Kazachstanie, Tadżykistanie, Uzbekistanie czy Rosji.
Unikatowość naszego rozwiązania sprawia, że zagraniczni obserwatorzy OBWE w trakcie trwania misji mogą w łatwy sposób wypełniać karty oceniające przebiegu wyborów i przesyłać w bezpieczny sposób zdigitalizowaną dokumentację bezpośrednio do centrali organizacji znajdującej się w Wiedniu. Jako Polska firma IT jesteśmy dumni z faktu, iż nasza technologia, opracowana na polskiej uczelni jest wykorzystywana przez jedną z najważniejszych organizacji międzynarodowych na świecie.
Jednym z kluczowych czynników decydujących o wyborze naszej technologii było bezpieczeństwo w procesie tworzenia oraz przesyłania zdigitalizowanej dokumentacji. Spełniając wszystkie rygorystyczne wymagania postawione przed naszym systemem IC Pen możemy dziś zapewnić wszystkim klientom bezpieczeństwo digitalizowanej dokumentacji. Kwestia ta jest ważna nie tylko dla organizacji międzynarodowych, ale również dla przedsiębiorstw, gdzie poufność, zachowanie tajemnicy jest równie ważne. Przewagą jaką daje tworzenie dokumentacji elektronicznej nad tradycyjną papierową jest już na wstępie ograniczenie dostępu do niej osobom postronnym. System IC Pen został opracowany w taki sposób, by tylko osoby upoważnione miały wgląd do zdigitalizowanej dokumentacji oraz zebranych podpisów uniemożliwiając tym samym dostęp do danych osobom postronnym, czy też niezgodne z prawem wykorzystywanie podpisów w formie cyfrowej.

Gabinety kosmetyczne, stomatologiczne oraz kliniki medycyny estetycznej są doskonałym potwierdzeniem, że każda organizacja może optymalizować obieg dokumentacji dzięki jej ucyfrowieniu. Choć funkcjonowanie w wymienionych powyżej organizacjach z reguły nie wiąże się z tworzeniem dużych ilości dokumentów, to ich skala i tak jest istotna z racji ważności, obowiązku przechowywania oraz co zdarza się dość często niewielkich możliwości lokalowych pozwalających na umieszczenie regałów z segregatorami. Wobec tego optymalizacja związana z tworzeniem dokumentacji jest kluczowa. Przede wszystkim gabinety i kliniki decydują się na wdrożenie systemu IC Pen wraz z licencją na tablety, które wykluczają konieczność wykorzystania papieru w celu digitalizacji podpisu. Ponadto zastosowanie tabletów daje możliwość wygodnego wypełnienia dokumentu w poczekalni bez konieczności wypełniania formularzy i podpisywania zgód przy ladzie recepcji.
Praktyka naszych klientów pokazuje, że rozwiązaniem, które w zupełności wystarczy jest rozwiązanie wyspowe pozwalające na zdigitalizowanie dokumentu wraz z ważnym prawnie podpisem i przesłanie pliku w formacie PDF. Następnie dokument może być w dowolny sposób zarządzany i przekazywany do wykorzystywanego systemu przez gabinet czy klinikę. Proste, efektywne i łatwe w użytkowaniu rozwiązanie nie sprawia trudności we wdrożeniu ani obsłudze zarówno personelowi, jak i pacjentom. W rezultacie niewielka zmiana w sposobie pozyskiwania zgód pozwala zredukować znaczne ilości dokumentacji papierowej i konieczność jej fizycznego przechowywania oraz obowiązek późniejszego zniszczenia zgodnie z odpowiednimi regulacjami prawnymi.

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją, którą jest automatycznie zdigitalizowana oznacza wiele korzyści, które zostały dość obszernie przedstawione powyżej. Z reguły organizacje decydujące się na digitalizację dokumentacji poszukują w tym działaniu takich korzyści, jak oszczędność i optymalizacja procesów. Warto jednak analizować procesy związane z obiegiem dokumentacji w szerszym kontekście i poszukiwać również innych mniej oczywistych korzyści. Opisane powyżej doświadczenia naszych klientów są znakomitym zbiorem dobrych praktyk i argumentów przemawiających za tym, że digitalizacja dokumentacji nie zawsze musi być wielkim przedsięwzięciem, które rewolucjonizuje cała organizację i na które mogą sobie pozwolić tylko duże przedsiębiorstwa.