Podpis elektroniczny dla firm – co wybrać?

Podpis elektroniczny dla firm staje się czymś powszechnym. Dla wielu przedsiębiorstw jest wyznacznikiem transformacji, którą przechodzą stając się bardziej elastyczną organizacją. Dla innych firm wdrożenie podpisu elektronicznego to konieczność podążania na trendami czy też oczekiwaniami klientów. 
Bez względu na motywacje właścicieli i kadry zarządzającej digitalizacja dokumentów i podpisów postępuje skokowo, a jedyne wątpliwości rodzi wybór konkretnej technologii. Dlatego też przygotowaliśmy 5 wskazówek dotyczących kryteriów, którymi warto się kierować decydując o wyborze najlepszego rozwiązania do digitalizacji podpisów. 

Spis treści

Podpis podpisowi nierówny. Podobnie jak oferowane technologie i możliwości, które są dostępne na rynku. Mimo to większość, jeśli nie wszystkie dostępne rozwiązania, są tworzone w sposób zgodny z obowiązującym prawem. Jego fundament na obszarze Unii Europejskiej stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE czyli eIDAS. Jest to międzynarodowy akt prawny, który obowiązuje od 2016 roku i wyznacza ramy prawne dla systemów identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania.
Dokument ten stanowi ramy dla każdego systemu, który na terenie Unii Europejskiej ma być wykorzystywany do składania ważnych prawnie podpisów elektronicznych. Zatem rozważając wybór rozwiązania do digitalizacji podpisów powinniśmy sprawdzić, czy oferowany system jest zgodny z eIDAS.

Choć wydaje się to być oczywiste, to bardzo często można zatracić się w ogromie możliwości, które oferują dostawcy usług cyfrowego podpisu. Możliwość automatyzacji procesów, wykorzystanie sztucznej inteligencji i machine learning są tak ogromne, że warto ulec urokowi technologii, która poza samym “e-podpisem” daje wiele innych możliwości. W tym momencie trzeba zachować czujność i zawęzić wybór do tych rozwiązań, które w 100% odpowiadają naszym pierwotnym potrzebom w zakresie digitalizacji dokumentów i podpisów. Dopiero wówczas warto rozważyć dodatkowe funkcjonalności, które staną się wartością dodaną do samego podpisu. Wdrożenie wielofunkcyjnego rozwiązania, które na co dzień będzie wykorzystywane tylko w niewielkim stopniu, mija się z celem i zazwyczaj wiąże się ze zbędnymi wydatkami.

Decydując się na wybór dostawcy Internetu, operatora komórkowego, a nawet podejmując współprace z biurem rachunkowym, kierujemy się opiniami innych. Rekomendacja znajomego przedsiębiorcy, ranking najlepszych biur rachunkowych w Twoim mieście czy też opinia rodziny na temat dostawcy Internetu pomagają podjąć najlepszą decyzję. Dlatego też poszukując najlepszego rozwiązania do digitalizacji podpisów warto postępować analogicznie.  
Wobec tego oczywistym powinna być prośba, by dostawca usług związanych z podpisem elektronicznym przedstawił rekomendację innych, obsługiwanych już klientów. Można również na własną rękę przejrzeć portfolio klientów firmy i samemu skontaktować się z wybranymi jednostkami. 
Digitalizacja dokumentacji i podpisów to często ważny, a nawet newralgiczny element dla przedsiębiorców, który pociąga za sobą pewne prawne zobowiązania i działania. Dlatego wybór partnera, który dostarczy nam rozwiązanie spełniające nasze oczekiwania, a przy tym będzie budził zaufanie i gwarantował bezpieczeństwo jest niezwykle istotny. 

Otoczenie biznesu zmienia się, podlega wpływom nowych trendów, potrafi bardzo szybko ewoluować w wyniku zmiany zachowań klientów i ich oczekiwań. Coś co świetnie sprawdza się dziś, jutro za sprawą nagłych zmian może być niewystarczające. Mając tego świadomość przedsiębiorcy wiedzą, że elastyczność i gotowość do zmian jest konieczna, by sprawnie funkcjonować na swoim rynku. Zatem wybierając podpis elektroniczny dla firm warto zadbać o to, by wdrożone rozwiązanie pozwalało na zmianę sposobu pracy. Jego wykorzystanie w warunkach biurowych, podczas pracy zdalnej, jak i w terenie bez możliwości skorzystania z sieci teleinformatycznej, również powinno być możliwe. Implementując rozwiązanie, które spełnia te wszystkie kryteria lub dostosowanie go do nowych realiów jest możliwe i nie wymaga opracowania narzędzia zupełnie od podstaw, daje pewną swobodę i komfort działania. 

Użyteczność i łatwość obsługi to kluczowe cechy dobrego rozwiązania informatycznego. Nie inaczej jest w przypadku technologii, która pozwala na składanie podpisów elektronicznych. Sposób działania i obsługi powinien być na tyle prosty, by mogli sobie z nim poradzić zarówno pracownicy, jak i klienci. Należy przy tym wziąć pod uwagę ewentualne ograniczenia fizyczne pracowników/klientów, ich zdolność do obsługi nowej technologii, urządzeń, czy też dostęp np. do Internetu. Właściciel firmy czy też osoby decyzyjne dokonując wyboru najlepszego rozwiązania, powinny mieć na uwadze w szczególności osoby, które mają korzystać z zaimplementowanej technologii, tak, by jej użytkowanie nie stanowiło żadnych trudności. 

Podpis elektroniczny dla firm jest niezbędny we wszystkich organizacjach, które chcą ucyfrowić dokumentację oraz jej obieg. Podpis elektroniczny, który jest ważny prawnie pozwala eliminować papierową dokumentację i koszty związane z jej tworzeniem, obiegiem oraz późniejszym przechowywaniem (archiwizowaniem). Zastąpienie papieru i długopisu takimi urządzeniami jak tablety i składanie na nich podpisów prowadzi do usprawnienia wielu procesów, redukcji wydatków, a ostatecznie budowania organizacji paperless.