Podpis elektroniczny pacjenta pod zgodą na leczenie

Bez względu na stopień ucyfrowienia dokumentacji w placówce medycznej własnoręczny podpis złożony przez pacjenta wciąż pozostaje jedyną i ważną prawnie formą wyrażenia zgody na leczenie lub odmowa hospitalizacji, zgód RODO czy zgód na wykonanie procedur medycznych. Takie podejście rodzi ogromne wyzwanie związane z późniejszą digitalizacją (skanowanie) takiego dokumentu, czy też wykorzystania technologii, którą pozwoli na automatyczną i ważną prawnie digitalizację.
Rozwiązaniem, które z powodzeniem jest stosowane przez ponad 100 placówek medycznych w Polsce jest system IC Pen. System, który pozwala wdrożyć podpis elektroniczny pacjenta, a dzięki integracji z oprogramowaniem HIS umożliwia bezpośrednie przesłanie zdigitalizowanej dokumentacji do rekordu pacjenta. System IC Pen wykorzystuje w tym celu długopisy cyfrowe, tablety oraz ekrany dedykowane do zbierania podpisów. Każdy z tych rozwiązania zostało zweryfikowane oraz pozytywnie ocenione zarówno pod względem prawnym, jak i przydatności w codziennej pracy personelu medycznego. Najlepiej świadczy o tym długa lista wdrożeń systemu IC Pen, na której znajdują się takie placówki jak: Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu czy Centrum Medyczne Żelazna w Warszawie.

Spis treści

Podpis elektroniczny pacjenta stał się czymś powszechnym w wielu placówkach medycznych. Wdrożenie e-podpisów pozwoliło zoptymalizować proces obiegu dokumentów, wygenerowało oszczędności związane z digitalizacją, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji. Jednym z wiodących urządzeń, które pomagają tego dokonać są tablety. Jest to rozwiązanie całkowicie eliminujące konieczność drukowania dokumentów (zgód na leczenie, zgód RODO, formularzy itd.), które są przedkładane do podpisu pacjentom. Papier jest zastępowany tabletem lub ekranem do zbierania podpisów, gdzie pacjent składa swój podpis. Co ważne w momencie złożenia podpisu na tablecie przy pomocy systemu IC Pen pacjent ma możliwość zapoznać się z całym dokument przed jego podpisaniem i kontekst składanego podpisu. Dzięki temu zapewniona jest ważność prawna takiego podpisu, a pacjent ma pełną świadomość i wiedzę jaką zgodę podpisuje.
W kontekście ważności prawnej ważne jest również to, że złożony podpis jest podpisem behawioralnym. A zatem podpis złożony na tablecie dzięki technologii IC Pen zawiera unikatowe, behawioralne cechy podpisu takie jak kąt pisania, zamaszystość czy siła nacisku. Więcej informacji o pozyskiwaniu zgód pacjentów za pośrednictwem tabletów i ekranów dedykowany do zbierania podpisów znajdziesz tutaj. 

Mogłaby się wydawać, że takie połączenie (elektronicznych zgód pacjentów i papieru) nie ma większego sensu. Jednak system IC Pen współpracujący z długopisami cyfrowymi pokazuję, że jest to jak najbardziej możliwe i pozwala osiągnąć wymierne korzyści. Zaawansowana technologia znajdująca się w długopisach cyfrowych pozwala automatycznie cyfryzować dokumenty wypełniane, czy też podpisywane przy użyciu tego narzędzia. Jedne warunki, które muszą być spełnione to opracowanie dokumentu, który będzie wypełniany/podpisywany z naniesionym mikrodrukiem oraz posiadania umiejętności ręcznego pisania. Posługiwanie się Długopisem cyfrowym nie wymusza zmiany codziennych przyzwyczajeń. Ponadto pozwala wdrożenie rozwiązania tam, gdzie istnieje obawa o negatywne efekty wykluczenia cyfrowego.

Podpis elektroniczny pacjenta to w pierwszej kolejności optymalizacja procesów związanych z przesyłaniem dokumentów. System został opracowany z myślą o jak największym uproszczeniu procedury przesyłu zbieranych danych (m.in. elektronicznych podpisów biometrycznych) z wszelkiego rodzaju formularzy do systemu informatycznego (np. Systemu HIS). Rozwiązanie to znajduje zastosowanie nie tylko w kwestii gromadzenia danych, ale i wymiany informacji pomiędzy recepcją, oddziałami, laboratorium, gabinetem lekarza czy personelem placówki medycznej. Dodatkową korzyścią płyną z wdrożenia długopisów cyfrowych jest fakt, iż karetki pogotowia ratunkowego również mogą być wyposażone w te urządzenia, dając tym samym możliwość przesyłania sporządzanych informacji do szpitalnego systemu. Takie zastosowanie IC Pen usprawnia przepływ informacji i usprawnia proces pomocy pacjentom już na miejscu przyjęcia – lekarze mają dostęp do pełnej informacji o stanie zdrowia poszkodowanego.
W kontekście zdalnego wykorzystania długopisów cyfrowych jest fakt, iż tworzone i zbierane dane mogą być przesyłane na bieżąco lub dopiero po całym dniu pracy, gdyż żywotność baterii zasilającej długopis cyfrowy pozwala na kilkanaście godzin ciągłej pracy.

Digitalizacja procesu zbierania zgód pacjentów powinna zapewniać zachowanie bezpośredniego kontaktu z pacjentem. Wdrożenie długopisów cyfrowych w wielu placówkach dowodzi, że cyfryzacja nie generuje czynników, które mogłyby niekorzystnie wpływać na interakcje zachodzące podczas rozmowy pacjent – lekarz. Taki stan swobody i zachowania dotychczasowych metod działania jest możliwi za sprawą niewielkich wymagań, które stoją przed użytkownikami tych urządzeń. Mianowicie wystarczą naturalne umiejętności posługiwania się długopisem, a wykonywanie tej czynności nie jest równoznaczne z utratą uwagi skupionej dotąd na pacjencie. Jednocześnie w sposób automatyczny jest tworzona cyfrowa wersja dokumentacji bez potrzeby wykonywania dodatkowych czynności. Zasada korzystania z systemu IC Pen i długopisów cyfrowych jest bardzo prosta: wystarczy ręcznie sporządzać dokumenty długopisem, który wygląda i działa jak klasyczny długopis, a cała reszta procesu zostanie zrealizowana przez system bez konieczności dalszej ingerencji. Dodatkowym atutem stojącym za tak dużą popularnością tego rozwiązania w placówkach medycznych jest fakt, iż wdrożenie technologii IC Pen nie wymaga dodatkowych szkoleń ani zapamiętywania złożonych instrukcji czy procedur. Zwykłe dotychczas stosowane umiejętności posługiwania się długopisem są wystarczające do digitalizacji zgód pacjentów.

Kwestia digitalizacji dokumentacji zawsze rodzi pewne obawy dotyczące bezpieczeństwa stosowanego rozwiązania. W sytuacji, gdy są sporządzane i przesyłane dokumenty w formie elektronicznej, które zawierają dane osobowe pacjentów i inne chronione informacje, szczególne znaczenie przypisuje się bezpieczeństwu. W przypadku danych (zgód pacjentów), które są tworzone przy pomocy systemu IC Pen i długopisów cyfrowych są one szyfrowane. Dodatkowo system pozwala tworzyć znaczniki czasu, które są twardym dowodem poświadczającym dokładny czas złożenia podpisu przez pacjenta, czy też wypełnienia formularzu. Ponadto weryfikacja dokumentów jest możliwa za sprawą kontroli nad przebiegiem tworzenia danych i wiarygodnością dokumentów. Gwarancję bezpieczeństwa stanowi także możliwość składania podpisów, które po przesłaniu do systemu w niezmienionej formie spełniają standardy behawioralnego podpisu biometrycznego.

Podpisy biometryczne zebrane w formie elektronicznej przy pomocy długopisów cyfrowych, mogą być umieszczone na dokumencie i jednocześnie w bazie danych jako referencja, co umożliwia wykorzystanie ich do automatycznej weryfikacji pacjenta. Podpis biometryczny, złożony długopisem cyfrowym, z wyglądu oraz techniki składania niczym nie różni się od podpisu odręcznego składanego przy pomocy tradycyjnych metod (długopis i karta papieru). Należy mieć jednak na uwadze fakt, iż digitalizacja podpisów przy pomocy systemu IC Pen nie jest tylko elektronicznym obrazem złożonego podpisu. Technologia, która została opracowana przez IC Solutions pozwala na zbieranie wraz z obrazem statycznym podpisu również koordynaty (x,y) podpisu, czas i poziomy nacisku długopisu cyfrowego rejestrowane w trakcie składania podpisu. Długopisy cyfrowe pozwalają na zapisanie dodatkowo informacji charakterystycznych dla danego człowieka niemożliwych do wychwycenia przy tradycyjnym podpisie, a mogących potwierdzić autentyczność złożonego podpisu przez pacjenta. Jednocześnie technologia użyta do przechwycenia cech podpisu filtruje sygnały pochodne pochodzące np. z nacisku innych elementów oprócz pióra (np. nadgarstek, kciuk itd.).

Digitalizacja dokumentacji w placówkach medycznych jest wielopoziomowa i dotyka wielu aspektów obiegu dokumentacji. Jednym z wyzwań, które stoją przed dyrektorami i menadżerami placówek medycznych jest podpis elektroniczny pacjenta. Trudności dostarcza fakt, iż świadoma zgoda pacjenta jest chroniona prawnie m.in. przez Konwencję o Ochronie Praw Człowieka. Wobec czego szczególnie ważny jest sposób uzyskania zgody od pacjenta i kierowanie się wolą chorego jako nadrzędnym dobrem. Podstawowym warunkiem, który musi spełniać świadoma zgoda pacjenta jest jej zrozumiałość. Pacjent powinien zostać powiadomiony o przebiegu i prognozie leczenia w sposób jasny oraz zrozumiały. Warunek ten jest szczególnie istotny wobec osób starszych, schorowanych, czy też wymagających szczególnej opieki.

Zgoda pacjenta powinna być własnoręcznym poświadczeniem woli pacjenta (wyjątkiem jest sytuacja, gdy pacjent posiada opiekuna prawnego/jest nieletni) na przeprowadzenie badania czy rozpoczęcie leczenia. Możliwość udokumentowania faktu zapoznania się z przebiegiem leczenia przez pacjenta oraz wyrażenia na nie zgody jest kluczowa dla poszanowania praw pacjenta i poczucia bezpieczeństwa. Weryfikowanie świadomej zgody pacjenta nie polega wyłącznie na ocenie formularza zgody. Większe znaczenie ma proces pozyskania zgody i informacji, które zostały przekazane pacjentowi nim on złożył swój podpis pod zgodą na leczenie/badanie. Ważne jest by pacjent przed złożeniem swojego podpisu pod zgodą otrzymał wszystkie niezbędne informacje dotycząc ewentualnych powikłań, następstw, procesu itd. Ponadto kluczowe jest by moment składania pisemnego podpisu pozwalał pacjentowi na uchwycenie kontekstu składanego podpisu. Jednym z rozwiązań, które pozwalają zapewnić wszystkie powyższe warunki jest wdrożenie długopisów cyfrowych. Z ich pomocą możliwe jest zaprezentowanie kontekstu podpis, a przy tym złożenie podpisu, który zostanie natychmiast zdigitalizowany zgodnie z prawem i będzie stanowił ważne prawnie poświadczenie woli pacjenta.

Podpis elektroniczny pacjenta jest jedną z kluczowych kwestii, z którą muszą się zmierzyć placówki medyczne. Postępująca digitializacja, która odgrywa co raz większą rolę w medycynie dotyka również kwestii formalnych takich jak digitalizacja dokumentów. Wobec tego koniecznym staje się poszukiwanie, a następnie implementowanie systemów, które pozwolą na całościową digitalizację z zachowaniem wszystkich norm, a przy tym będącą przystępną dla pracowników, jak i pacjentów. Dlatego też system IC Pen wykorzystuje różne urządzenia pozwalające na skuteczną i ważną prawnie digitalizację zgód pacjentów. Dzięki temu placówki działają efektywniej, generują oszczędności, a digitalizacja nie wyklucza żadnej grupy społecznej korzystającej ze świadczeń medycznych.