Podpis elektroniczny w firmie – 7 ważnych kryteriów wyboru

Podpis elektroniczny w firmie to nie tylko poprawa obsługi klienta i redukcja kosztów. Digitalizacja dokumentów przyczynia się również do poprawy warunków pracy, ułatwia tworzenie oraz zarządzanie nie tyle samymi dokumentami co informacjami i danymi, które są zawarte w dokumentach. Podpis cyfrowy, który został prawidłowo wdrożony w firmie oznacza przyspieszenie procesów biznesowych zachodzących zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Elektroniczny podpis to także skuteczna metoda zmniejszenia kosztów, wygodniejsza praca pracowników, współpraca z kontrahentami czy też poprawa doświadczeń klienta.
By to było jednak możliwe należy spośród wielu dostępnych rozwiązań podpisu elektronicznego wybrać, to które w największym stopniu będzie odpowiadało potrzebom przedsiębiorstwa.

Spis treści

Nawet jeśli Twoja firma potrzebuje rozwiązania do digitalizacji umów zawieranych w biurach obsługi klienta lub ucyfrowienia list obecności pracowników w portierni, to w najbliższej przyszłości potrzeby biznesu mogą ulec zmianie. Chcą uniknąć wdrożenia systemu, który w krótkim czasie może okazać się niewystarczający i kosztowny w rozwoju, warto od początku uwzględniać zmianę potrzeb w zakresie digitalizacji podpisów. W przeciwnym razie przedsiębiorstwo może być zmuszone do zakupu nowego rozwiązania i kolejnej implementacji. Technologia, którą można rozwijać i modyfikować w perspektywie czasu może okazać się najlepszym wyborem i ułatwiać kolejne etapy związane z transformacją cyfrową.

Użytkowanie nowoczesnej technologii wymaga zdobycia wiedzy, a nie rzadko również jej ciągłego aktualizowania. W IC Solutions opierając się na naszym wieloletnim doświadczeniu wiemy, jak ważnym aspektem jest odpowiednie przygotowanie i nastawienie osób, które mają na co dzień posługiwać się technologią do digitalizacji podpisów, dlatego też oferujemy łatwe w obsłudze i powszechnie znane urządzenia, które współpracują z naszym systemem IC Pen.

Obsługa długopisu cyfrowego, ekranu do podpisu lub tabletu, na którym można składać podpisy elektroniczne nie stwarza trudności nawet dla osób wykluczonych cyfrowych. Ponadto wdrażając nasz system IC Pen dokładamy starań by był on zintegrowany z wykorzystywanym już przez pracowników systemem dziedzinowym. W rezultacie ułatwia to wdrożenie rozwiązania oraz nie wymaga organizowania skomplikowanych i kosztownych szkoleń. Podpis elektroniczny w firmie będzie efektywnie wykorzystywany tylko wówczas, gdy jego użycie będzie łatwe i naturalne dla użytkowników (pracowników/klientów).

W wyniku pracy z wieloma klientami i digitalizacji podpisów w różnych branżach rozwinęliśmy nasz system IC Pen o kolejne urządzenia ułatwiające cyfryzację dokumentów z zachowaniem podpisu elektronicznego. Dziś możemy oferować technologię, która jest w stanie efektywnie digitalizować dokumenty wraz ze złożonymi na nich podpisami wykorzystując do tego różne urządzenia.
Możliwość elastyczności doboru narzędzi do digitalizacji podpisów sprawdza się w wielu branżach, gdzie tworzenie dokumentacji elektronicznej odbywa się jednocześnie w różnych miejscach i różnych warunkach.

Współcześnie czas jest jednym z najważniejszych zasobów dla każdej organizacji. Dlatego warto uwzględnić to kryterium podczas wyboru dostawcy systemu do cyfryzacji podpisów. 
Sprawna i szybka procedura uruchomienia rozwiązania w połączeniu z prostym szkoleniem użytkowników technologii pozwalającej cyfryzować dokumenty jest ważnym czynnikiem. 

Wdrożony podpis elektroniczny w firmie nie powinien mieć żadnych ograniczeń dla użytkowania ani barier. Digitalizacja dokumentów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego powinna otwierać nowe możliwości i poszerzać to co było ograniczone przez papierowy dokument.
System IC Pen jest z powodzeniem stosowany w takich obszarach jak:

– kosmetologia i medycyna estetyczna,

– sprzedaż energii elektrycznej

– kontrola jakości produkcji

– prowadzenie wewnętrznej ewidencji w administracji państwowej

– świadczenie usług medycznych i leczenie (szpitale)

Wszędzie tam podpis elektroniczny zapewnia ważność prawną.

Pomimo tego, że tworząc i stale rozwijając nasz system na pierwszym miejscu stawiamy najwyższą jakość naszego rozwiązania, może zaistnieć sytuacja, w której IC Pen nie będzie działał w oczekiwany sposób. Sprzedając nasze rozwiązanie oferujemy także wsparcie i support, który może obowiązywać przez cały okres użytkowania naszego systemu, dzięki temu możemy wspierać naszych partnerów, rozwiązywać problemy i reagować na zupełnie nowe, nie występujące wcześniej zdarzenia.
Najlepszym sprawdzianem dla każdej technologii jest jej użytkowanie i to właśnie podczas codziennej pracy z różnymi systemami oraz urządzeniami pojawiają się nowe, nie przewidziane wcześniej sytuacje i problemy, dlatego bez stałego wsparcia trudno jest zapewnić stabilne funkcjonowania jakiekolwiek rozwiązania wykorzystującego nowoczesną technologię.
Zatem podejmując decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu do digitalizacji podpisów warto zwrócić szczególną uwagę na warunki gwarancji i wsparcia.

Transparentność jest ważna w każdym biznesie. W IC Solutions uważamy, że w sytuacji, gdy nasz partner (klient) zdecyduje się nam zaufać i wdrożyć system IC Pen, który będzie uczestniczył w tak ważnym procesie jakim bez wątpienia jest digitalizacja dokumentów i zapewnienie ich ważności prawnej, przejrzyste zasady współpracy stanowią kwestię fundamentalną. W praktyce oznacza to brak ukrytych opłat, limitów przetwarzanych lub tworzonych dokumentów, jasne zasady współpracy oraz wsparcie na każdym etapie. Powinno to być fundamentem każdej relacji biznesowej, również wszystkich przedsiębiorstw oferujących rozwiązania do digitalizacji podpisów.

Wdrożenie cyfrowego podpisu w każdym przedsiębiorstwie jest zdecydowanie szerszym zagadnieniem niż tylko zastąpienie kartki papieru i długopisu elektronicznym urządzeniem. Praktyka wielu naszych klientów pozwala nam wnioskować, że zazwyczaj oznacza to zmianę sposobu pracy, wdrożenie nowych metod, a nawet rozpoczęcie transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa. Dlatego też decydując się na zakup i wdrożenie technologii do cyfryzacji podpisów w sposób ważny prawnie należy uwzględnić wile czynników. Wymienione powyżej 7 kryteriów uważamy za podstawowe czynniki, które warto uwzględnić, pamiętając jednak o tym, że w zależności od branż może ich być zdecydowanie więcej.