Podpis na tablecie. 5 przykładów praktycznego zastosowania

Podpis na tablecie to nie tylko modne rozwiązanie, ale praktyczne udogodnienie w codziennej pracy przedsiębiorstw.

Dominika Wiśniewska 28 marca, 2022

Podpis na tablecie ogranicza obieg papierowej dokumentacji i optymalizuje procesy z nimi związane. Dotyczy to takich działań jak: sprzedaż, tworzenie protokołów, zamówień, czy też zbieranie zgód od klientów. W niniejszym tekście przedstawiliśmy 5 różnych okoliczności, w których podpis cyfrowy i tablet są świetnym rozwiązaniem.

Podpisywanie umów

Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań systemu IC Pen i tabletów jest digitalizacja zawieranych umów. Każdy z nas może bez trudu przypomnieć sobie sytuację, w której to musiał zmierzyć się z kilkustronicową umową, wymagającą wielokrotnego złożenia podpisu. Co więcej na ogół należało zrobić to dwukrotnie ze względu na konieczność sporządzenia umowy w dwóch jednakowych wersjach. Kwestia podpisania takiej umowy jeszcze bardziej się komplikowała, gdy zawierana umowa nie dotyczyła dwóch, a trzech i jeszcze więcej stron takiej umowy.
Na szczęście dzięki systemowi IC Pen takie procesy mogą stać się anachroniczne ustępując miejsca podpisom na tablecie. Bezpieczna i ważna prawnie digitalizacja dokumentów w połączeniu z zachowaniem podpisów biometrycznych sprawia, że podpis na tablecie jest kuszącą alternatywą dostępną na wyciągnięcie ręki w porównaniu z tradycyjnym zawieraniem umów.
W kontekście digitalizacji umów ważnym jest również fakt, że elektroniczny podpis ułatwia przechowywanie dokumentów. Cyfrowa i ważna prawnie umowa z łatwością może być przechowywana na serwerze, w pamięci komputera lub innych elektronicznych nośnikach. Tym samym zarówno firma, jak i pojedynczy klient może zapomnieć o konieczności przechowywania umów w teczkach czy segregatorach, a nawet archiwach. Z perspektywy przedsiębiorstwa kwestia ta jest szczególne istotna, gdyż pozwala zredukować koszty związane z tworzeniem, przechowywaniem oraz archiwizacją tysięcy dokumentów w formie papierowej.

Serwis i montaż

Własnoręczny podpis wciąż jest najpopularniejszą formą potwierdzającą wykonanie usługi. Taki mechanizm znajduje zastosowanie m.in. w sytuacji naprawy sprzętu AGD i RTV, montażu zakupionych urządzeń lub elementów wyposażenia, a kończąc na takich usługach jak naprawa samochodu w serwisie i dostawa zamówionych materiałów budowlanych.
Choć sytuacji, w których klient pisemnie potwierdza wykonanie konkretnej usługi są tysiące to mają one jedną cechę wspólną. Każda z nich generuje tysiące kartek papieru zawierających podpis klienta, które należy dostarczyć do biura i przechowywać. Najprostszym sposobem, by zoptymalizować ten proces, a tym samym zmniejszyć ślad węglowy jaki powstaje w wyniku funkcjonowania przedsiębiorstwa jest cyfryzacja dokumentów i wprowadzenie podpisu na tablecie. Takie rozwiązanie w bardzo prosty sposób redukuje ilość dokumentacji papierowej, a dzięki zastosowaniu sytemu IC Pen zapewnia ważność prawną takich dokumentów.
Dodatkową korzyścią jest realne proekologiczne działanie firmy, którego doświadcza klient w momencie złożenia podpisu na tablecie.

Protokoły odbioru i kontroli

Wystarczy chwila refleksji, by zdać sobie sprawę, w jak wielu sytuacjach składamy podpisy, które stanowią nasze osobiste potwierdzenie. Poza wspomnianymi już umowami czy potwierdzeniami wykonania usługi, podpisy są składane w sytuacjach dotyczących branży mieszkaniowej i lokalowej. Protokół odbioru mieszkania, zgłoszenie uwag do jakości wykonania mieszkania przez dewelopera, a kończąc na sposobie zarządzania budynkiem przez administratora. Praktyka pokazuje, że w trakcie powyższych sytuacji często wykorzystywane są specjalnie opracowane aplikacje i systemy, które ułatwiają zarządzanie zgłoszeniami, czy dokumentowanie za pomocą zdjęć i filmów wykonywanych przy pomocy tabletów. Mimo tak zaawansowanych rozwiązań protokoły odbioru lub pokontrolne są tworzone i podpisywane na papierze. Wdrożenie systemu IC Pen wraz z tabletami pozwoliłoby na pełne ucyfrowienie tych procesów.
W kontekście administrowania obiektami ważne są również cyklicznie przeprowadzane kontrole i odbiory użytkowanych powierzchni oraz całych obiektów. Kontrole sprawności technicznej, kontrole PPOŻ, czy też kontrole czystości również mogą być w łatwy sposób zdigitalizowane. Umożliwia to system IC Pen współpracujący z tabletami, który dodatkowo daje możliwość prowadzenia zdalnej kontroli dzięki wprowadzeniu znaczników czasu. Techniczne i precyzyjne oznaczenie w czasie momentu, w którym dokument (protokół) został wypełniony i podpisany pozwala na odległość śledzić czas pracy.
Podpis na tablecie daje zatem wymierne korzyści, które dotyczą oszczędności, optymalizacji pracy, czy także lepszej kontroli i nadzoru.

Podpis na tablecie a zgody

Zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgoda na udostępnienie informacji, zgoda na przekazywanie treści marketingowych itd. Ilość dokumentów, które musimy podpisać decydując się na pierwszą wizytę w gabinecie stomatologicznym, podczas przyjęcia do szpitala, udziału w konferencji czy szkoleniu może zaskakiwać. Wszędzie tam składamy swoje podpisy, a organizacja, z usług której korzystamy jest zobowiązana do właściwego pozyskiwania oraz przechowywania tych dokumentów. W praktyce oznacza to konieczność gromadzenia tysięcy dokumentów zalegających w segregatorach, szafach, a ostatecznie w archiwum. Ich przydatność i późniejsze wykorzystanie jest znikome. Ostatecznie taka dokumentacja jedynie zajmuje przestrzeń i generuje koszty.
Sposobem na zmianę takiego stanu rzeczy jest podpis na tablecie, który całkowicie usuwa konieczność wykorzystania papierowej dokumentacji. Ponadto przechowywanie zgód pozyskanych za pomocą tabletu jest dużo łatwiejsze i często tańsze.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że wiele instytucji i przedsiębiorstw ma obowiązek pozyskiwania różnych zgód, a ich digitalizacja jest często pierwszym krokiem na drodze do transformacji cyfrowej. 12 lat doświadczenia IC Solutions i historie sukcesu naszych partnerów przekonują, że cyfryzacja powinna być procesem podzielonym na etapy i właściwie zaplanowanym. Jednym z pierwszych etapów może być właśnie digitalizacja zgód z pomocą tabletu.

Ankiety i wnioski

Pomimo postępującej skokowo cyfryzacji i przeniesienia niemalże każdej aktywności do Internetu wciąż wiele badań, szczególnie tych polegających na zbieraniu opinii klientów jest przeprowadzane tradycyjnie z wykorzystaniem papierowych formularzy. Dla przedsiębiorstw, które zamierzają realizować ideę paperless i optymalizacji procesów związanych z obiegiem dokumentacji idealnym rozwiązaniem jest system IC Pen oraz tablety. Niezwykle intuicyjny system obsługi ankiet sprawia, że każdy klient w prosty sposób będzie mógł wypełnić ankietę i przesłać ją do systemu, który na bieżąco przedstawia wyniki przeprowadzanych badań.
Ten sam mechanizm znajduje także rozwiązanie w procesie obsługi wniosków, które z pomocą tabletów są automatycznie digitalizowane i podpisywane w sposób ważny prawnie – podpis biometryczny. W konsekwencji eliminuje się konieczność wypełniania i fizycznego przekazywania papierowych wniosków, które następnie są wprowadzane ręcznie do systemu. Z pomocą systemu IC Pen cały proces może być szybszy, efektywniejszy, a przy tańszy.

Podsumowanie

Podpis na tablecie ma niemalże nieograniczone możliwości zastosowania. Prostota obsługi systemu oraz zbliżony do naturalnego sposób składania podpisów sprawia, że wdrożenie technologii IC Pen nie stanowi praktycznie żadnych barier dla organizacji. Przytoczone powyżej przykłady doskonale oddają wszechstronność zastosowania systemu do digitalizacji dokumentacji, a opracowane unikatowe algorytmy zapewniają pełną ważność prawną cyfryzowanych dokumentów (czytaj więcej o podpisie na tablecie).