Czy podpis elektroniczny może pomóc firmom przetrwać trudne czasy?

Podpis elektroniczny dla większości firm wciąż pozostaje brakującym ogniwem w procesie digitalizacji dokumentacji i transformacji w kierunku bycia firmą paperless. Warto jednak być świadomym, że dostępne obecnie rozwiązania do cyfryzacji podpisów są w stanie zaspokoić większość potrzeb związanych z ucyfrowieniem dokumentów i zapewnieniem ich ważności prawnej. Wobec tego warto skorzystać z istniejących warunków i wdrożyć elektroniczną dokumentacją, która pomoże przetrwać w czasach recesji.

Spis treści

W okresie recesji wszystkie koszty, które ponosi przedsiębiorstwo powinny być analizowane ze szczególną uwagą. Dotyczy to również stałych wydatków, które wcześniej były akceptowane, jako zwyczajny koszt związany z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Co więcej – zazwyczaj nie szukano sposobów na ich ograniczenie. Dopiero trudna sytuacja gospodarcza, przestoje, brak zamówień, a nawet utrata płynności finansowej skłania do poszukiwania oszczędności.
Jednym ze sposobów na to, może być digitalizacja dokumentów wraz z wdrożeniem podpisu elektronicznego. Odejście od papierowej dokumentacji oznacza konkretne, mierzalne korzyści (czytaj więcej Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?). Wdrożenie elektronicznej dokumentacji wraz z cyfrowym podpisem umożliwia m.in.:
– usprawnienie procesów,
– oszczędność czasu,
– zmniejszenie kosztów związanych z powstawaniem, przesyłaniem oraz przechowywaniem dokumentów,
– zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony danych/informacji.

Z potencjałem, który tkwi w digitalizacji dokumentów jest podobnie jak w przypadku kosztów, które są redukowane przez cyfryzację dokumentów. Na pierwszy rzut oka elektroniczna dokumentacja oznacza oszczędność mierzoną ilością zużytego tonera i papieru do drukarki. Jednak w obliczu głębszej analizy tego zagadnienia okazuje się, że te oszczędności są dużo większe i dotyczą również skrócenia czasu potrzebnego np. na obsługę klientów, wyszukiwanie dokumentów przez pracowników, a nawet zawartych w dokumentacji danych.
Inną zaletą wynikającą z digitalizacji jest ograniczenie ilości dokumentów, które trzeba przechowywać (koszty związane ze stworzeniem przestrzeni i jej sukcesywnego powiększania – papierowa archiwizacja).
Wreszcie digitalizacja dokumentów prowadzi do oszczędności związanych z przesyłaniem dokumentacji. W przypadku dokumentów w postaci papierowej przedsiębiorstwa wielokrotnie drukują i przygotowują dokumentacje, która następnie jest przesyłana do klientów i kontrahentów. Oczywiście jeśli takich wysyłek firma przeprowadza od kilku do kilkunastu w skali miesiąca to jest to niewielki koszt. Jednak z łatwością można sobie wyobrazić sytuację, w której to duża firma usługowa każdego miesiąca przesyła od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy dokumentów papierowych.

Podobnej analogii można doszukiwać się w postrzeganiu korzyści wynikających z wykorzystania podpisu cyfrowego. Skuteczne odejście od “papieru” umożliwia:

– sprawniejsze działania całej organizacji, przyspieszanie procesów, a nawet ich automatyzacja,

– produktywniejszą pracę pracowników,

– wygodny dostęp do dokumentów (informacji) z każdego miejsca i o każdej porze,

– zniesienie wielu barier będących wynikiem fizycznego obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa,

– budowę elastycznej organizacji, której łatwiej dostosować się do zmian (np. praca zdalna, praca na odległość, nowe rynki).

Wdrażając podpis elektroniczny w obecnie panujących warunkach inflacji i recesji należy patrzeć na to jak na inwestycję. Ucyfrowienie dokumentacji, które prowadzi do bardziej lub mniej mierzalnych korzyści wynikających z odejścia od papierowej dokumentacji pozwalają postrzegać ten proces jako inwestycję – inwestycję, która w dzisiejszych czasach musi rywalizować z innymi inwestycjami i działaniami, na realizację których należy przeznaczyć środki finansowe. Kadra menadżerska musi zmierzyć się z dylematem dotyczącym tego, czy w czasie poszukiwania oszczędności warto zwiększyć wydatki dokonując inwestycji właśnie w rozwiązanie do digitalizacji dokumentacji? Nawet jeśli odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, to rodzi się kolejne pytanie dotyczące tego, że do wydania zawsze są ograniczone środki. Konkretnie chodzi o podjęcie decyzji czy inwestować w digitalizację dokumentów, wsparcie marketingu, zakup nowych urządzeń, szkolenia lub podjęcie działań związanych z ekspansją zagraniczną i poszukiwaniem nowych rynków? Oczywiście odpowiedź na to pytanie jest zależna od indywidualnej sytuacji każdej organizacji oraz strategii biznesowej przedsiębiorstwa.

Oferowane systemy i urządzenia zapewniają podpisywanie dokumentów elektronicznych za pomocą: e-dowodów, platform online, tabletów, stacjonarnych ekranów podpisu, długopisów cyfrowych.
Mnogość rozwiązań daje szansę na dopasowanie technologii do konkretnych potrzeb i warunków pracy. W efekcie każde przedsiębiorstwo ma szansę na znalezienie i wdrożenie takiego rozwiązania, które będzie najlepiej odpowiadało potrzebom oraz możliwościom, przez które należy rozumieć takie czynniki jak:

– warunki, w których jest tworzona elektroniczna dokumentacja,
– dostęp do sieci teleinformatycznej,
– wysokość środków, które przedsiębiorstwo jest w stanie zainwestować,

Jeśli przedsiębiorstwo zamierza digitalizować dokumentację, a do tego pracować mobilnie i ma zapewniony stały dostęp do Internetu, to najprostszym rozwiązaniem jest wdrożenie podpisu elektronicznego na tablecie. Jest to rozwiązanie, które w prosty sposób zastępuje papierowe formularze, umowy i inne typy dokumentów wymagające własnoręcznego podpisu. Wystarczy wdrożyć powszechnie dostępne tablety wyposażone w aktywny rysik i system do digitalizacji podpisów (np. System IC Pen).

W przypadku konieczności ucyfrowienia dokumentacji z zachowaniem jej ważności prawnej w stałych punktach (biuro obsługi klienta, recepcja, portiernia), znakomicie sprawdza się ekran do podpisu. Urządzenia, których sposób działania polega na połączeniu za pomocą przewodów z wykorzystywanym w stałym miejscu komputerem pozwala w łatwy sposób digitalizować dokumentację i skutecznie wyeliminować dokumentację papierową z dotychczasowych procesów.

Specyfika działania wielu przedsiębiorstw zakłada konieczności tworzenia dokumentacji poza biurem. W terenie, gdzie nie zawsze istnieje możliwość skorzystania z dostępu do sieci WiFi lub LTE. Wówczas wykorzystanie długopisów cyfrowych wydaje się być najbardziej odpowiednim rozwiązaniem. Ich sposób działania polega na wypełnianiu i podpisywaniu papierowych dokumentów zawierających mikrodruk, dzięki któremu ukryta w długopisach nowoczesna technologia w sposób automatyczny i natychmiastowy tworzy cyfrową wersję tego samego dokumentu. Co istotne taki dokument posiada taką samą wartość prawną, jak jego papierowy odpowiednik. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu technologii zbierającej cechy behawioralne każdego podpisu (podpis biometryczny). W efekcie podpis elektroniczny jest używany w prawie niezauważalny sposób, a przy tym nie wpływa na dotychczas stosowane metody pracy.

Podpis elektroniczny jest tylko narzędziem, którego właściwe wykorzystanie może przynieść mierzalne korzyści. Decyzję o wdrożeniu systemu i narzędzi służących do cyfryzacji dokumentów w sposób ważny prawnie należy poprzedzić wnikliwą analizą zarówno wszystkich procesów związanych z tworzeniem oraz obiegiem dokument i kosztów z nimi związanych. Równie ważne jest przeanalizowanie całościowej sytuacji przedsiębiorstwa w najbliższej przyszłości. Dopiero tak wnikliwa i analityczna praca pozwoli podjąć najlepszą decyzję i odpowiedzieć na pytanie, czy inwestycja w cyfryzację w czasie recesji będzie dobrą inwestycją.

fot. freepik.com