Digitalizacja biznesu. 5 kwestii, o których musisz pamiętać

Mamy to! Niedługo po tym, jak sam dostrzegłeś, ile może dać Twojej firmie cyfryzacja dokumentów, udało Ci się przekonać do tego osoby decyzyjne. Zgoda jest, budżet jest, firma wdrażająca dogadana. Rewelacja! I co teraz? Przecież żadna wielka zmiana nie dokonuje się od tak. Zanim cały proces ruszy należy wykonać prace przygotowawcze.

Jan Błażejewski 9 lipca, 2021

Digitalizacja biznesu - punkt startowy

Digitalizacja biznesu to proces, który powinieneś rozpocząć od określenia kanału, w którym rozpocznie się cały proces. A może tylko jeden kanał w Twojej firmie potrzebuje digitalizacji? Zbadanie tej kwestii na samym początku jest kluczowe, ponieważ ze względu na swoją specyfikę zarówno front-office, jak i direct wymaga odmiennego podejścia do całego procesu cyfryzacji, a także zastosowania innych narzędzi. Jeżeli nie jesteś w tym momencie przekonany do sensowności tego rozgraniczenia to… po prostu czytaj dalej.

Podziel proces na etapy

Przeprowadzenie procesu cyfryzacji jednocześnie w całym przedsiębiorstwie jest bardzo trudne, a w dużych firmach niemal niemożliwe. Dlatego warto cały proces podzielić na etapy. Jednak w jaki sposób najlepiej tego dokonać? Alfabetycznie dział po dziale? Nic z tych rzeczy! Sprawdź, w których miejscach w firmie powstaje najwięcej dokumentów i ułóż etapy kolejno od stanowisk z największą liczbą dokumentów, aż do tych z niewielką lub nikłą ilością papierów. Pozwoli to na szybkie wykazanie oszczędności już na początku projektu. Jeżeli digitalizacja biznesu zostanie rozpoczęta od działów, w których materiału do digitalizacji jest mało, to w połowie przedsięwzięcia może wydawać się, że jest ono nieopłacalne. Ciężko udowodnić sensowność projektu, kiedy jasne są tylko koszty, a oszczędności nie widać. Przy czym warto wspomnieć, że oszczędności, na które warto zwrócić uwagę, nie będą wynikać tylko z kosztów druku i kartek, ale o tym pisaliśmy już w artykule „Digitalizacja dokumentów. 5 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie”. Proces cyfryzacji będzie trwać, a jako pomysłodawca i głowa projektu na pewno chcesz uniknąć sporów wokół niego wewnątrz organizacji, które mogłyby skutkować nawet trudnościami z finansowaniem kolejnych jego etapów. 

Oblicz business case, czyli uzasadnienie biznesowe

Chodzi o nic innego jak policzenie, czy digitalizacja biznesu po prostu się opłaca.
W przypadku
cyfryzacji firmy sytuacja jest złożona i będzie inna w każdym przedsiębiorstwie. Zależy to przede wszystkim od branży, w jakiej działacie oraz od kanału, który będzie digitalizowany. Spora część kosztów będzie łatwa do przeliczenia.
Na przykład logistyka (transport dokumentacji do archiwum i/lub od klienta w przypadku direct)wynagrodzenie firmy prowadzącej archiwum (skanowanie, indeksacja, utylizacja, odszukanie dokumentów na życzenie klienta), czy zwykłe koszty papieru i wydruku. Przeliczając rentowność projektu, pamiętaj, że najprawdopodobniej istnieją również koszty częściowo ukryte, które także należy ująć. Może to być czas, jaki pracownicy codziennie poświęcają na ręczną cyfryzacje (skanowanie, indeksowanie), ukryte mogą być też korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznej dokumentacji,
np. skrócenie czasu obsługi klienta, kompletność dokumentacji (w przypadku tradycyjnej dokumentacji zdarza się, że kartki papieru s gubią w ferworze pracy).
Choć te ukryte
 korzyści trudno przełożyć 1:1 na pieniądze, to chyba nie muszę tłumaczyć,
jak bardzo są istotneOstatnie o czym musisz pamiętać tworząc business case, to obliczenie czasu, który minie od momentu sporządzenia dokumentacji, aż do jej dostępności w wersji elektronicznej. Należy liczyć go w tygodniach.

Wybierz narzędzie lub narzędzia dziedzinowe

Kiedy określisz powyższe punkty masz już świadomość, dlaczego i po co przeprowadzasz cyfryzacje, co ona da firmie. Wiesz, gdzie cały proces rozpocząć oraz jakie będą jego poszczególne etapy, aż do finału. Czas na kwestie techniczno-handlowe. Należy określić, czy jest potrzebna integracja z jednym lub większa ilością systemów dziedzinowych oraz wybrać narzędzia. Rynek oferuje wachlarz możliwości, z którego czasami naprawdę trudno wybrać. Narzędzia warte uwagi przy tworzeniu dokumentacji elektronicznej to długopisy cyfrowe, tablety, ekrany do podpisywania Wacom lub działając w kanale direct: profil zaufany, podpis kwalifikowany oraz podpis osobisty warstwą cyfrową dowodu osobistego. Teraz rozumiesz, dlaczego podział na front-office i direct jest tak ważny? Już na tym etapie prac pomaga zawęzić możliwości i dokonać właściwego wyboru. Ostateczna decyzja zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, a jeśli nie będzie ona dla Ciebie oczywista, firma wdrażająca na pewno pomoże.  

Powołaj zespół oraz jego liderów

Pamiętaj, kiedy za dany projekt odpowiedzialni są wszyscy, to tak naprawdę nie jest nikt. Zasada „każdy pomaga, kiedy ma czas” również nie ma sensu, ponieważ umówmy się, w dobrze prosperującej firmie każdy ma co robić. Powołaj zespół ds. digitalizacji firmy i jego liderów (lub kilka grup i liderów, w zależności od potrzeby), inaczej proces albo będzie trwał wiecznie, albo się rozmyje i nigdy nie dojdzie do skutku. Wymagaj tego samego po stronie firmy wdrażającej. Podczas negocjacji przed rozpoczęciem projektu zapytaj wprost „Kto jest odpowiedzialny za sukces naszej cyfryzacji po Waszej stronie? Z kim mam się kontaktować w razie pytań lub problemów?”. Mając zespoły i konkretnych liderów po obu stronach digitalizacja biznesu przebiegnie sprawnie i możliwie najszybciej oraz pozwoli na działanie w sprintach lub innych, dogodnych dla Twojej firmy mechanizmach, które pozwolą śledzić postępy na bieżąco.

Do digitalizacji Twojego biznesu pozostało już niewiele! Dobre przygotowanie to podstawa. Określ kanał, podziel proces na etapy, oblicz business case, wybierz narzędzia dziedzinowe i powołaj potrzebne zespoły projektowe. Warto wykonać prace przygotowawcze, aby proces cyfryzacji odbył się sprawnie, bez niespodzianek i szybko przyniósł widoczne efekty. Powodzenia i pamiętaj więcej informacji o cyfrowym podpisie w biznesie znajdziesz na stronie tutaj.