Digitalizacja biznesu jako sposób na rozwój przedsiębiorstwa jest ważnym aspektem strategii każdej organizacji. Pomimo dostępności wielu rozwiązań, które można stosunkowo łatwo zaimplementować, ważne jest odpowiednie przygotowanie do tego procesu. Poniżej zebraliśmy 5 istotnych elementów mających wpływ na powodzenie cyfryzacji biznesu poprzez digitalizację dokumentacji tworzonej przez firmę.

Spis treści

Digitalizacja biznesu to proces, który powinieneś rozpocząć od określenia obszaru, w którym się on rozpocznie. A może tylko jeden kanał w Twojej firmie potrzebuje digitalizacji? Zbadanie tej kwestii na samym początku jest kluczowe, ponieważ ze względu na swoją specyfikę zarówno front-office, jak i direct wymagają odmiennego podejścia do całego procesu cyfryzacji, a także zastosowania innych narzędzi. Jeżeli w tym momencie nie jesteś przekonany do sensowności tego rozgraniczenia, po prostu czytaj dalej.

Czy Twoja firma działa w środowisku online? Jeśli tak, kluczowym działaniem powinna być cyfryzacja procesów biznesowych, która pozwala na:

• Optymalizację procesów,
• Lepsze zarządzanie danymi klientów,
• Bezpieczeństwo danych,
• Wykorzystanie narzędzi cyfrowych poprawiających doświadczenia klientów,
• Wdrażanie nowych cyfrowych rozwiązań budujących przewagę konkurencyjną.

Transformacja cyfrowa przedsiębiorstwa nie jest niczym nowym, szczególnie dla firm działających online. W środowisku cyfrowym kluczową rolę odgrywa szybkość, będąca efektem między innymi automatyzacji procesów biznesowych, natychmiastowej komunikacji z klientem, jak również, tak ważnego dziś bezpieczeństwa danych. Digitalizacja biznesu oparta na nowoczesnej technologii (na przykład sztucznej inteligencji) poprawia efektywność firmy, zgodne z oczekiwaniami klientów, a przede wszystkim zwiększa rentowność.

Jedną z większych przeszkód w prowadzeniu biznesu online jest wykorzystanie tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Digitalizacja w sprzedaży, marketingu, obsłudze klientów, a nawet procesach produkcyjnych postępuje skokowo. Mimo to wiele firm funkcjonujących na podstawie nowoczesnych rozwiązań technologicznych nadal wykorzystuje papier. W efekcie przedsiębiorstwa zmuszone są działać w dwóch wymiarach:

• Pierwszym, zbudowanym na podstawie innowacyjnych technologii.
• Drugim, wykorzystującym papierową dokumentację.

Swoiste rozdwojenie powoduje nie tylko trudności w realizacji transformacji cyfrowej, ale również w zarządzaniu procesami biznesowymi, budowaniu nowych modeli biznesowych i codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Współczesne technologie cyfrowe umożliwiają efektywne zastąpienie papierowej dokumentacji poprzez wdrożenie elektronicznego podpisu na tablecie, który gwarantuje ważność prawną podpisanych dokumentów bez konieczności ich drukowania. Zastosowanie tylko tego rozwiązania nie zapewnia jednak pełnej digitalizacji procesów związanych z dokumentacją. Równie ważny pozostaje cyfrowy obieg dokumentów, wdrożenie cyfryzacji procesów związanych z tworzeniem i obiegiem dokumentów oraz bezpieczeństwo danych. Niemniej jednak, zastąpienie papierowej dokumentacji dokumentacją elektroniczną jest ważnym krokiem na ścieżce transformacji cyfrowej biznesu. Prowadzi to do automatyzacji procesów związanych z dokumentacją, która jest nośnikiem danych i uczestniczy w procesach biznesowych.
Digitalizacja dokumentacji pozwala nie tylko na redukcję kosztów operacyjnych, ale także zwiększa wygodę klientów oraz efektywność pracy pracowników. Wdrożenie elektronicznych umów i podpisu cyfrowego eliminuje konieczność drukowania, skanowania i fizycznego przechowywania dokumentów. Tym samym, skraca czas finalizacji transakcji i usprawnia współpracę. Elektroniczna dokumentacja w odniesieniu do wewnętrznych procesów usprawnia analizę danych, proces obiegu dokumentów, a ostatecznie umożliwia lepsze zarządzanie. Dzięki digitalizacji dokumentów firma pozbywa się nie tylko „papieru” i barier stojących na drodze do dalszej digitalizacji biznesu. Wdrożenie technologii cyfrowej i ograniczenie papierowej dokumentacji skutkuje wyeliminowaniem przestarzałych i nieefektywnych metod pracy.

Nowe technologie nie są zarezerwowane wyłącznie dla firm internetowych. Przedsiębiorstwa działające w modelu tradycyjnym – niezależnie od branży – również mogą czerpać ogromne korzyści z transformacji cyfrowej biznesu. Cyfryzacja dokumentacji wspomaga zarządzanie procesami biznesowymi, między innymi dzięki wygodnej i szybkiej analizie danych, które w tradycyjnej, papierowej postaci były mniej przydatne. Rozwiązania cyfrowe służące digitalizacji i obiegowi dokumentów przyczyniają się także do większej efektywności, redukcji kosztów oraz lepszego zarządzania zasobami. Przykładem mogą być firmy produkcyjne, logistyczne, handlowe, czy usługowe, w których duża część operacji nadal odbywa się w sposób manualny, a dokumentacja funkcjonuje w formie papierowej. W takich organizacjach kluczowym krokiem w stronę digitalizacji jest stopniowe zastępowanie tradycyjnych metod pracy nowoczesnymi narzędziami cyfrowymi. Automatyzacja procesów, elektroniczny obieg dokumentów, wdrożenie systemu ERP, cyfrowa archiwizacja oraz elektroniczny podpis to tylko niektóre z rozwiązań, które mogą znacząco poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Umożliwia to m.in. szybszą realizację zamówień, lepszą kontrolę nad dokumentacją kadrową czy sprawniejszą obsługę klientów.

Dla firm działających w tradycyjnym modelu biznesowym wdrażanie cyfrowej transformacji powinno być procesem stopniowym, dostosowanym do specyfiki i potrzeb. Nowe procesy pracy oparte na narzędziach cyfrowych, sztuczna inteligencja, system ERP, automatyzacja procesów dzięki uczeniu maszynowemu, czy zarządzanie danymi – wszystkie te cyfrowe rozwiązania należy wdrażać w ramach stworzonej strategii transformacji cyfrowej biznesu. Digitalizacja biznesu powinna być realizowana zgodnie z potrzebami firmy, a nie w celu podniesienia poziomu cyfryzacji przedsiębiorstwa.
Pierwszym krokiem jest analiza procesów operacyjnych i identyfikacja obszarów, w których wdrożenie technologii przyniesie największe korzyści. Może to być na przykład cyfryzacja dokumentacji pracowniczej, automatyzacja fakturowania, czy wprowadzenie systemu ERP do zarządzania produkcją i magazynem.

Warto również pamiętać, że digitalizacja nie oznacza jedynie wdrożenia nowych systemów IT, to także zmiana podejścia do zarządzania informacją i danymi (w tym nowe procesy pracy). Kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz przeszkolenie pracowników, aby skutecznie korzystali z nowych rozwiązań. Realizacja transformacji cyfrowej, mimo że zakłada wdrożenie i użytkowanie nowoczesnej technologii, powinna zawsze stawiać na pierwszym miejscu człowieka (klienta/pracownika).

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Jednoczesne wdrażanie transformacji cyfrowej w całym przedsiębiorstwie jest bardzo trudne, a w przypadku dużych firm praktycznie niemożliwe. Dlatego digitalizację procesów związanych z tworzeniem oraz obiegiem dokumentacji należy podzielić na etapy. W takiej sytuacji naturalnie rodzi się pytanie: w jaki sposób tego dokonać? Dobre praktyki innych przedsiębiorstw dowodzą, że najlepiej cyfryzację dokumentów rozpocząć od obszarów, w których powstaje ich najwięcej. Harmonogram wdrażania nowoczesnej technologii należy ułożyć w taki sposób, aby w pierwszej kolejności objął on te działy i stanowiska, na których powstaje i jest przetwarzana największa ilość dokumentów. Pozwoli to na szybkie wykazanie efektów już na początku projektu.
Jeżeli cyfryzacja zostanie rozpoczęta od działów, w których dokumentów do digitalizacji jest mało, to w trakcie wdrażania cyfrowej transformacji może pojawić się przekonanie, że digitalizacja dokumentów jest nieopłacalna. Ciężko udowodnić sensowność projektu, kiedy znane są tylko koszty, a na oszczędności i korzyści trzeba czekać. Warto w tym miejscu wspomnieć, że oszczędności i korzyści, na które należy zwrócić uwagę, nie będą wynikać tylko z ograniczenia kosztów druku dokumentów. Więcej na ten temat można przeczytać w tekście „Digitalizacja dokumentów. 7 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie”. Dzięki digitalizacji przedsiębiorstwa osiągają wiele korzyści, które nie zawsze następują bezpośrednio po zakończeniu procesu wdrażania nowych technologii. Dlatego warto wskazywać i monitorować inne, niefinansowe rezultaty digitalizacji biznesu, które będzie można odnotować.

Chodzi o nic innego, jak policzenie, czy digitalizacja biznesu po prostu się opłaca. W przypadku cyfryzacji firmy sytuacja jest złożona i będzie inna w każdym przedsiębiorstwie. Zależy to przede wszystkim od branży, w jakiej funkcjonuje firma, oraz od obszarów, w których będą digitalizowane procesy.

Większość kosztów związanych z digitalizacją jest łatwa do policzenia. Na przykład logistyka (transport dokumentacji do archiwum i/lub od klienta w przypadku direct), wynagrodzenie firmy prowadzącej archiwum (skanowanie, indeksacja, utylizacja, odszukanie dokumentów na życzenie klienta), czy zwykłe koszty papieru i wydruku. Przeliczając rentowność projektu, pamiętaj, że najprawdopodobniej istnieją również koszty częściowo ukryte, które także należy ująć. Może to być czas, jaki pracownicy codziennie poświęcają na ręczną cyfryzację (skanowanie dokumentów). Ukryte mogą być też korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznej dokumentacji, na przykład skrócenie czasu obsługi klienta, kompletność dokumentacji (w przypadku tradycyjnej dokumentacji zdarza się, że kartki papieru gubią się w ferworze pracy). Choć te ukryte korzyści trudno przełożyć 1:1 na pieniądze, to warto je uwzględnić w szacunkach.

Kiedy określisz powyższe punkty, masz już świadomość, co chcesz osiągnąć dzięki digitalizacji biznesu. Wiesz, gdzie cały proces rozpocząć oraz jakie będą jego poszczególne etapy, aż do finału. Czas na kwestie techniczno-handlowe. Należy określić, czy jest potrzebna integracja z jednym lub większą liczbą systemów dziedzinowych (na przykład system ERP, CRM) oraz wybrać narzędzia, które umożliwiają digitalizację procesów związanych z tworzeniem oraz obiegiem dokumentów. Rynek oferuje pełen wachlarz możliwości, co dodatkowo komplikuje decyzję. Narzędzia warte uwagi przy tworzeniu dokumentacji elektronicznej to: długopisy cyfrowe, tablety, ekrany do podpisywania lub, działając w kanale online: profil zaufany, podpis kwalifikowany oraz podpis osobisty z warstwą cyfrową dowodu osobistego.
Jak można się przekonać, wcześniejszy podział na front i back office oraz działalność online i stacjonarną może pomóc w podjęciu decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania. Ostateczna decyzja zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, a jeśli nie będzie ona dla Ciebie oczywista, firma wdrażająca na pewno pomoże.

Pamiętaj, kiedy za dany projekt odpowiedzialni są wszyscy, to tak naprawdę nie jest nikt. Zasada „każdy pomaga, kiedy ma czas” również nie ma sensu, ponieważ, umówmy się, w dobrze prosperującej firmie każdy ma co robić. Powołaj zespół ds. digitalizacji firmy i jego liderów (lub kilka grup i liderów, w zależności od potrzeby), inaczej proces albo będzie trwał wiecznie, albo się rozmyje i nigdy nie dojdzie do skutku. Wymagaj tego samego po stronie firmy wdrażającej. Podczas negocjacji przed rozpoczęciem projektu zapytaj wprost: „Kto jest odpowiedzialny za sukces naszej cyfryzacji po Waszej stronie? Z kim mam się kontaktować w razie pytań lub problemów?”. Mając zespoły i konkretnych liderów po obu stronach, digitalizacja biznesu przebiegnie sprawnie i możliwie najszybciej oraz pozwoli na działanie w sprintach lub innych, dogodnych dla Twojej firmy metodach pracy, które pozwolą śledzić postępy na bieżąco.

Do digitalizacji Twojego biznesu pozostało już niewiele! Dobre przygotowanie to podstawa. Określ kanał, podziel proces na etapy, oblicz business case, wybierz narzędzia dziedzinowe i powołaj potrzebne zespoły projektowe. Warto wykonać prace przygotowawcze, aby proces cyfryzacji odbył się sprawnie, bez niespodzianek i szybko przyniósł widoczne efekty. Powodzenia! Więcej informacji o cyfrowym podpisie w biznesie znajdziesz na stronie tutaj.

Digitalizacja biznesu oznacza nie tylko swoistą rewolucję technologiczną, to również zmiana podejścia do zarządzania procesami, danymi i dokumentacją. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych pozwala firmom – zarówno działającym online, jak i offline – zwiększyć efektywność, poprawić jakość obsługi klientów oraz zoptymalizować koszty operacyjne. Bez względu na branżę, digitalizacja dokumentów wymaga starannego planowania i wdrożenia, które powinno obejmować analizę obecnych procesów, wybór odpowiednich narzędzi oraz integrację z systemami dziedzinowymi. Transformacja cyfrowa biznesu może zakończyć się sukcesem jedynie wówczas, gdy poza transferem nowej technologii nastąpi także transfer wiedzy (szkolenie pracowników) oraz zostaną wprowadzone nowe procesy pracy.