Digitalizacja biznesu – obalamy 4 mity

Digitalizacja biznesu to długa podróż wymagająca cierpliwości i poświęceń by dotrzeć do celu. Choć wiele przedsiębiorstw pokonało tą drogę i osiągnęło zakładane cele, to nie wszystkim to się udało. Jeszcze więcej jest tych firm, które stają przed dylematem, czy warto podejmować ten wysiłek i wdrażać rozwiązania pozwalające cyfryzować przedsiębiorstwo? Czy realne i zasłyszane historie związane z transformacją cyfrową są prawdziwe, czy przezwyciężenie przeszkód będzie warte efektu końcowego? W poniższym tekście obalę 4 najczęściej pojawiające się mity związane z digitalizacją biznesu w odniesieniu do cyfryzacji dokumentacji.

Z artykuły dowiesz się:

Kwestia pieniędzy jest najczęściej poruszanym aspektem podczas omawiania procesu digitalizacji biznesu. Każda firma czy organizacja musi funkcjonować w obrębie jasno określonych ram wytyczonych przez koszty i zyski. Dlatego zupełnie zrozumiała jest obawa przedsiębiorców o koszty i ekonomiczne następstwa digitalizacji. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest analiza kosztów. Oczywiście można przy tej okazji posiłkować się wskaźnikiem ROI (o którym w kontekście opłacalności digitalizacji dokumentów pisałem tutaj).
Istnieje jednak znacznie prostszy sposób, polegający na analizie kosztów związanych z wytworzeniem i obiegiem papierowej dokumentacji, który będzie stanowił konkretną informację o ponoszonych kosztach przez firmę. W takim zestawieniu warto wymienić i oszacować koszt:

– Zakupu papieru do druku,

– Leasingu i eksploatacji drukarek,

– Wysyłki dokumentacji w formie papierowej,

– Koszt pracy pracowników zajmujących się skanowaniem dokumentacji papierowej,

– Koszt przygotowania pomieszczeń na przechowywanie dokumentacji papierowej,

– Koszt archiwizacji dokumentacji papierowej wewnątrz firmy lub jej outsourcing,

– Koszt niszczenia dokumentów.

Uwzględnienie tych wszystkich wydatków, które następnie należy pomnożyć razy 12 miesięcy, pozwala oszacować, ile kosztuje firmę wytworzenie papierowej dokumentacji i jej obieg w ciągu 1 roku. Kwotę tą można porównać z kosztami wdrożenia systemu do digitalizacji dokumentów. Takie porównanie pozwala w miarę precyzyjnie oszacować, po jakim czasie ewentualna cyfryzacja dokumentów zwróci się firmie.
Powyższe wyliczenie jest świetnym sposobem na obalenie tezy, że digitalizacja biznesu jest droga. Często się okazuje, że koszty utrzymania tradycyjnego obiegu dokumentacji papierowej są znacznie wyższe niż ich digitalizacja. Oczywiście istnieją również inne czynniki wpływające na koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa wynikające z wykorzystywania papierowej dokumentacji, które jest dużo trudniej policzyć. Są nimi m.in.:

– Koszt pracy pracowników i ich efektywność w sytuacji wykorzystywania papierowego obiegu dokumentów,

– Czas dotarcia do informacji znajdujących się w dokumentacji papierowej,

– Problem z jednoczesnym udostępnieniem dokumentacji papierowej różnym osobom,

– Wydłużenie procesów w czasie.

Digitalizacja jako proces jest niezwykle złożona i może dotyczyć wielu aspektów funkcjonowania firmy. Cyfryzacja biznesu dotyczy dokumentacji, sprzedaży, komunikacji, obsługi klientów, czy też dostarczania produktów (np. oprogramowanie komputerowe). Dla uproszczenia tego zagadnienia skoncentrujmy się jedynie na kwestii dokumentacji i jej ewentualnej digitalizacji. Powyższe stwierdzenie, że cyfryzacja ma sens, tylko w dużych przedsiębiorstwach wynika z dwóch faktów.

Po pierwsze większość opisanych przykładów digitalizacji biznesu zakończonych sukcesem dotyczy dużych i bardzo dużych przedsiębiorstw. Dlatego, że świadomie informują o zachodzących zmianach, które są rezultatem zrealizowanych celów. Duże przedsiębiorstwa często stawiają przed sobą takie wyzwania, jak ograniczenie niekorzystnego wypływu na środowisko (zmniejszenie śladu węglowego), sprawniejsza obsługa klientów, podążanie ścieżką paperless oraz inne działania w ramach szeroko rozumianej społecznej odpowiedzialności biznesu. Nic więc dziwnego, że w przekazie, digitalizacja dokumentacji jest utożsamiana z korporacjami i dużymi organizacjami. Należy jednak pamiętać, że wielkość przedsiębiorstwa nie jest żadnym determinantem wpływającym na powodzenie przeprowadzonej cyfryzacji dokumentacji i wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

Po drugie, w dużych organizacjach zdecydowanie łatwiej jest oszacować, że papierowy obieg dokumentacji wiąże się ze znacznymi wydatkami. Firmy, które zatrudniają kilkaset osób, sprzedają tysiące produktów i usług generują ogromne koszty. Analiza części składowych tych wydatków pozwala dostrzec, że papierowa dokumentacja i jej obieg to duże koszty.
Mając tak jednoznaczne dane, łatwiej jest podjąć decyzję o konieczności dokonania transformacji cyfrowej, a w jej następstwie digitalizacji dokumentacji. W przypadku mniejszych firm koszty te są proporcjonalnie niższe, wobec tego nie tak łatwo i szybko można dostrzec skalę stałych kosztów wynikających z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej. Dopiero świadomość tych wydatków staje się na tyle silnym argumentem, by podjąć kroki prowadzące do zmiany tego stanu rzeczy.
Przykłady klientów (gabinety kosmetyczne, gabinety stomatologiczne, szkoły nauki jazdy), którzy w ciągu ostatnich kilku miesięcy wdrożyli system IC Pen dowodzą, że digitalizacja biznesu ma sens również w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw.

Istnieje całe mnóstwo przykładów, które podważają powyższe stwierdzenie. Przelanie symbolicznej 1 zł, zapłacenie pierwszej faktury wystawionej na podstawie uzgodnionej, ale niepodpisanej umowy. Powstały również rozwiązania w chmurze za pośrednictwem których podpisujemy dokumenty podpisem kwalifikowanym czy warstwą elektroniczną dowodu osobistego wraz z aplikacją eDO App. Możliwe jest także zastosowanie takich rozwiązań, jak system IC Pen współpracujący m.in. z tabletami, które pozwalają na podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania. Zastosowanie właśnie tego rozwiązania znakomicie sprawdza się w sytuacjach, gdzie dochodzi do fizycznego kontaktu z pacjentem, klientem czy pracownikiem. W tych sytuacjach podpisywanie zgód na leczenie, umów, wniosków lub listy obecności może odbywać się bez wykorzystania papierowej dokumentacji. Dzięki unikatowej technologii systemu IC Pen i wykorzystaniu tabletów lub ekranów dedykowanych do zbierania podpisów (np. urządzenia Wacom) eliminuje się papier z wielu procesów zachowując przy tym ich ważność prawną. Odpowiada za to stworzony system pozwalający zbierać cechy biometryczne składanych podpisów na ekranach urządzeń. W rezultacie powstaje wypełniony i podpisany dokument, który poza znakiem graficznym podpisu zawiera również unikatowe dla każdego człowieka cechy podpisu takie jak:

– Prędkość pisania,

– Zamaszystość,

– Siła nacisku.

Tak więc wymienione powyżej metody autoryzacji umów lub skorzystanie z systemu IC Pen oraz tabletu efektywnie eliminuje konieczność składania podpisów na dokumentach w formie papierowej. Jednocześnie wszystkie wyżej wymienione metody są zgodne z prawem.

W tym stwierdzeniu źródłem obaw jest słowo “specjalistycznych”, które rodzi skojarzenia, że rozwiązanie jest drogie, ograniczone w dostępie, a często też trudne w użytkowaniu. Stwierdzenie to dość łatwo można podważyć odnosząc się do doświadczeń IC Solutions i wdrożeń systemu IC Pen w placówkach medycznych.
Implementowany od kilku lat system IC Pen w szpitalach i przychodniach współpracuje z takimi urządzeniami jak:

– Długopisy cyfrowe,

– Tablety,

– Ekrany dedykowane do zbierania podpisów.

Wszystkie powyższe typy urządzeń są powszechnie dostępne w sprzedaży i wykorzystywane w innych procesach niż digitalizacja dokumentacji przez zwykłych użytkowników. Ich cena, obsługa i funkcjonalność podważają mit zgodnie z którym digitalizacja biznesu wymaga specjalistycznych urządzeń.
Odnosząc się do drugiej części powyższego stwierdzenia należy uznać je za prawdziwe. Digitalizacja biznesu wymaga specjalistycznych systemów. Doskonałym tego przykładem jest wspomniany już system IC Pen, bez którego nie ma możliwości ważnej prawnie digitalizacji dokumentacji wykorzystując jedynie tablety lub inne urządzenia. Nie powinno to jednak stanowić bariery ani dla mikro, ani dla średnich przedsiębiorstw. Sam proces implementacji, kosztów wdrożenia oraz eksploatacji nie musi być duży. Potwierdzeniem tego są już wspomniane wdrożenia systemu IC Pen w kosmetologii czy stomatologii.

Cyfryzacja biznesu to trudne i rozciągnięte w czasie wyzwanie. Przedsiębiorstwa obierające kierunek zmian poprzez digitalizację dokumentów, które są jednym z podstawowych elementów codziennego funkcjonowania firm zmagają się z wieloma przeszkodami. Dla niektórych problemy te mogą okazać się zbyt duże i skutecznie zniechęcać do podjęcia wysiłku. Mam jednak nadzieję, że powyższy tekst pokazał, że nie każda obawa jest słuszna, a niektóre mity związane z cyfryzacją są nadmiernie wyolbrzymiane.
Cyfryzacja biznesu i otwartość na technologię stwarza otoczenie przyjazne transformacji i wdrażaniu kolejnych nowoczesnych rozwiązań. Digitalizacja biznesu powinna być jednym ze sposobów dla małych, jak i dużych organizacji na zbudowanie zwinnej organizacji, której łatwiej jest dostosowywać się do zmieniających warunków i dostrzegać okazje do rozwoju (więcej o korzyściach wynikających z cyfryzacji dokumentacji w biznesie przeczytasz tutaj).