Digitalizacja dokumentacji medycznej – 4 typu urządzeń do digitalizacji

Cyfryzacja dokumentacji medycznej wymaga rozwiązań, które dopasujemy do poszczególnych procesów a w części sprzętowej uwzględni optymalny dobór urządzeń.

Tomasz Łakota 2 czerwca, 2022

Digitalizacja dokumentacji medycznej jest procesem, który postępuję w sposób skokowy. Obieg dokumentów, e-recepty i e-skierowania jeszcze 10 lat temu były czymś osobliwym. Obecnie są tak naturalne, że już nikt nie zastanawia się jak to jest iść z papierową receptą do apteki i wspólnie z Panią Magister, próbować rozszyfrować treść ręcznie wypisanej recepty. Mimo wielu zrealizowanych projektów, wdrożonych rozwiązań informatycznych wciąż istnieją procesy związane z obsługą pacjenta przy wykorzystaniu dokumentacji papierowej. W niniejszym artykule przedstawiamy 4 typy urządzeń, które praktycznie eliminują konieczność tworzenia i obiegu papierowej dokumentacji medycznej.

Z artykuły dowiesz się:

Trudno jest mówić o digitalizacja dokumentacji medycznej bez wdrożenia podpisu elektronicznego, który w medycynie znajduje wiele zastosowań w codziennej praktyce obsługi pacjentów. Potrzeba digitalizacji podpisu pojawia się prawie na każdym etapie styku pacjenta z placówką medyczną. Począwszy od złożenia deklaracji wyboru lekarza rodzinnego, zgody RODO, zgody na hospitalizację, czy świadomej zgodzie na sam zabieg. W związku z tym konieczne jest indywidualne podejście do każdego procesu i dopasowanie rozwiązania odpowiadającego potrzebom placówek medycznych. Taką metodologię pracy wykorzystujemy właśnie w IC Solutions, gdzie technologia IC Pen daje możliwość wykorzystania 4 różnych typów urządzeń, by skutecznie ucyfrowić dokumenty powstające w interakcji z pacjentem.

Bez względu, czy cyfryzacja dokumentacji medycznej i podpisów dotyczy szpitala, przychodni, czy też prywatnego gabinetu, to system IC Pen jest w stanie zapewnić ekonomiczne i łatwe w użytkowaniu rozwiązanie. Dowodzą tego wdrożenia w dużych szpitalach, jak i mniejszych placówkach. Przykładem może być:

– Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie,

– Uniwersytecki Szpital Dziecięcy w Białymstoku,

– Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu,

– Zakład Opieki Zdrowotnej nr 2 w Rzeszowie,

Klinika Kosma – Medycyna i Kosmetologia Estetyczna.

Poniżej prezentujemy 4 typu urządzeń, które w zależności od potrzeb i charakteru procesów mogą być wykorzystywane i łączone w dowolne konfiguracje przez podmioty leczniczy.

#1 Podpis elektroniczny i długopis cyfrowy

Intuicyjna obsługa, technologia, która jest niezauważalna dla pacjenta i digitalizacja dokumentacji medycznej bez względu na dostęp do infrastruktury teleinformatycznej. Tak po krótce można scharakteryzować długopis cyfrowy. Urządzenie to do prawidłowego działania potrzebuje papierowych formularzy, które uprzednio są przygotowane do wydruku w autorskim oprogramowaniu IC Pen a działając w integracji z systemami dziedzinowymi ułatwia Personelowi korzystanie z technologii bez zmiany wypracowanych schematów. Drukowane dokumenty automatycznie uzupełniane są dostępnymi w HIS danymi pacjenta (np.Imię i Nazwisko, numer PESEL czy adres zamieszkania) jednocześnie posiadając aktywne pola do wypełnienia przez Pacjenta i złożenie własnoręcznego podpisu. Przygotowany dokument jest pokryty mikrodrukiem, który jest wykorzystywany przez kamerę CCD znajdującą się w długopisie cyfrowym, która skanuje dokument i z częstotliwością 100 HZ zczytuje przemieszczanie długopisu w obszarze dokumentu. Następnie całość jest zapisywana w pamięci urządzenia, która pozwala na przechowywanie do kilkuset dokumentów jedocześnie przed zgraniem dokumentacji do systemu dziedzinowego.

Wbudowany czujnik siły nacisku pozwala, w połączeniu z innymi danymi gromadzonymi w systemie na autoryzację dokumentów podpisem z cechami biometrycznymi

Sposób użytkowania długopisów cyfrowych w praktyce niczym się nie różni od wypełniania i podpisywania dokumentacji zwykłym długopisem. Zaawansowana i zminiaturyzowana technologia znajdująca się w pozornie niewielkim urządzeniu sprawia, że podpis elektroniczny jest możliwy do wdrożenia bez rewolucyjnych zmian w dotychczasowym sposobie pracy i obsłudze pacjentów. Co więcej sam proces cyfryzacji odbywa się automatycznie, a raz stworzone formularze przez IC Solutions można samodzielnie edytować lub tworzyć nowe w zależności od bieżących potrzeb placówki (dowiedz się więcej, jak digitalizacja dokumentacji medycznej może być realizowana przy wykorzystaniu długopisów cyfrowych).

#2 Digitalizacja dokumentacji medycznej na tablecie mobilnym

W przeciwieństwie do długopisów cyfrowych, tablety całkowicie eliminują papier we wszystkich procesach, w których konieczne jest złożenie podpisu przez pacjenta. Opracowane wcześniej cyfrowe formularze dokumentów są wyświetlane na ekranach urządzeń. Następnie pacjent może w wygodny sposób przy pomocy rysika wypełnić dokumentację, a na końcu podpisać go. Technologia IC Pen jest w stanie zebrać wszystkie dane z wypełnionego dokumentu, jak i cechy biometryczne złożonego podpisu, które zapewniają ważność takiego dokumentu.

Wskazując tablet jako jeden z rodzajów urządzeń pozwalających na cyfryzację dokumentacji wraz z jej autoryzacją (podpisem) ważnym jest zaznaczenie, że mogą do tego być wykorzystane zwykłe tablety, które są dostępne w detalicznej sprzedaży. Jedynym warunkiem, jaki powinien być spełniony jest wybór urządzenia posiadającego rysik, który pozwala zbierać wspomniane już cechy biometryczne składanych podpisów. Możliwość wykorzystania powszechnie dostępnych w sprzedaży tabletów, a często urządzeń, które już są wykorzystywane przez personel placówek medycznych znacząco redukuje koszty związane z cyfryzacją dokumentacji medycznej.

Integracja systemu IC Pen z wiodącymi dostawcami systemów HIS w Polsce usprawnia proces tworzenia i zarządzania dokumentacją medyczną. Przede wszystkim opracowana szyna integracyjna z HIS umożliwia częściowe i automatyczne wypełnienie dokumentacji o takie dane jak np. numer PESEL, datę urodzenia, miejsce zamieszkania, czy imię i nazwisko. To pozornie niewielkie usprawnienie skraca czas potrzebny na wypełnienie dokumentacji przez pacjenta, a w konsekwencji optymalizuje obsługę pacjentów.

Drugą równie istotną zaletą cyfryzacji dokumentacji przy wykorzystaniu systemu IC Pen i tabletów jest automatyczne przesyłanie wypełnionej dokumentacji bezpośrednio do rekordu pacjenta w systemie dziedzinowym. Pozornie niewielka zmiana ma ogromne znacznie, gdyż praca, która dotychczas była wykonywana ręcznie odbywa się automatycznie. Dodatkowo zostaje usunięta konieczność ręcznego skanowania podpisanych dokumentów przez pacjenta i dodania jej do rekordu pacjenta w systemie HIS. Biorąc pod uwagę liczbę przyjmowanych pacjentów w ciągu roku oraz liczbę podpisywanych dokumentów jest to znaczące usprawnienie (czytaj więcej o podpisach pacjentów na tablecie).

#3 Ekrany do wyświetlania dokumentów i podpisywania a digitalizacja dokumentacji medycznej w izbie przyjęć czy w punktach rejestracji pacjenta

Trzecim typem urządzeń, które pozwalają w sposób ważny prawnie cyfryzować oświadczenia i zgody pacjentów są ekrany typu Wacom do wyświetlania i podpisywania dokumentów. Urządzenia, które znakomicie sprawdzają się w punktach rejestracji, izbach przyjęć i innych stałych stanowiskach, gdzie pacjenci wypełniają i podpisują dokumentację medyczną.

Ze względu na swoją konstrukcję ekrany do zbierania podpisów mogą być wykorzystywane jedynie stacjonarnie, gdyż wymagają stałego źródła zasilania z sieci energetycznej oraz przewodowego (HDMI i USB) połączenia z komputerem. Praktycznie zerowa mobilność tego rozwiązania jest rekompensowana dużą trwałością i żywotnością urządzeń tego typu i absolutną stabilnością pracy. Dodatkowo podkreślić należy zakładany przez producenta znacznie dłuższy cykl życia produktu w odróżnieniu od opisywanych powyżej urządzeń.

Pomijając tą jedną różnicę proces generowania dokumentacji oraz jej wypełnienia i podpisania jest zbliżony do tego w jaki sposób odbywa się to przy wykorzystaniu tabletów.

Zarówno w przypadku tabletów, jak i ekranów do wyświetlania i podpisywania dokumentów ważne jest by urządzenia te posiadały ekrany o przekątnej ekranu nie mniejszej niż 10 cali. Zgromadzone doświadczenie wskazuję, że przy tych wielkościach niezbędne są funkcjonalności pozwalające na łatwe powiększanie i przesuwanie prezentowanego dokumentu dla podniesienia komfortu czytania tekstu. Wszędzie tam, gdzie warunki lokalowe dają szansę na zastosowanie większych urządzeń rekomendujemy ekrany o przekątnej zbliżonej do 16 cali, które umożliwiają wyświetlanie dokumentu formatu A4 w rzeczywistym rozmiarze w skali 1:1. Ułatwia to w znakomity sposób pracę pacjenta z wymaganymi dokumentami czyniąc proces bardziej naturalnym.

#4 Skanowanie i podpis elektroniczny dokumentacji medycznej

Pomimo wielu opracowanych i wdrożonych rozwiązań do cyfryzacji dokumentacji wciąż szpitale i przychodnie borykają się z koniecznością skanowania papierowej dokumentacji medycznej. Przyczyn takie stanu rzeczy należy dopatrywać się w zewnętrznej dokumentacji medycznej, którą dostarcza pacjent oraz papierowych archiwach.

Praktyka funkcjonowania szpitali i przychodni dowodzi, że pacjenci w trakcie lub na początku leczenia dostarczają zewnętrzną dokumentację medyczną. W celu zapewnienia komplementarności i spójności informacji medycznych dotyczących pacjentów i ich historii chorób należy taką dokumentację dołączyć do rekordu pacjenta w systemie HIS.

Jednocześnie pomimo postępującej transformacji cyfrowej placówki medyczne muszą się zmagać z ogromnym wolumenem papierowych archiwów dokumentacji medycznej, których koszt utrzymania przekracza często wielokrotnie potencjalne inwestycje w system do digitalizacji, jakim jest np. IC Skaner.

Opracowane rozwiązanie poprzez protokół TWAIN łączy się z większością wykorzystywanych w Polsce urządzeń skanujących (blisko 90% skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych komunikuje się za pośrednictwem protokołu TWAIN). Następnie aplikacja IC Skaner pozwala na właściwe uszeregowanie zeskanowanej dokumentacji i autoryzację zeskanowanej dokumentacji przez upoważnioną do tego osobę jedną z dwóch metod:

– Podpis kwalifikowany,

– Podpis ZUS – PUE.

Ostatnim działaniem jest przesłanie zeskanowanej dokumentacji do systemu dziedzinowego za pośrednictwem szyny integracyjnej. Stworzone rozwiązanie w znaczący sposób skraca czas skanowania dokumentacji, a tym samym pozwala zoptymalizować proces cyfryzacji papierowej dokumentacji medycznej.

IC Skaner - bramka podpisu skanowanej dokumentacji

Podsumowanie

Digitalizacja dokumentacji medycznej by była kompletna musi zakładać wykorzystanie podpisu elektronicznego pacjenta. Tylko w taki sposób można mówić o pełnej cyfryzacji dokumentacji przy jednoczesnym zachowaniu jej ważności prawnej. Cyfrowy podpis pacjenta w najbliższej przyszłości stanie się tak powszechny, jak e-recepty czy e-skierowania medycznym, a teczki papierowe z dokumentami będziemy oglądać tylko w archiwum, chociaż i na to mamy rozwiązania, ale o tym w następnym artykule.