Digitalizacja dokumentacji w kosmetologii

Spis treści

Digitalizacja dokumentacji w gabinetach kosmetologicznych nadal nie jest rzeczą oczywistą, niemniej jednak, coraz więcej placówek przekonuje się do tego, że ucyfrowienie dokumentacji niesie ze sobą niebagatelne korzyści. Zgody RODO? Ankieta dotycząca przeciwskazań przed zabiegowych? Zgoda na wykonanie zabiegu? Regulamin gabinetu? A to tylko niektóre z dokumentów, które każdy klient musi wypełnić. Idąc tym śladem, każda osoba odwiedzająca gabinet generuje od kilku, do kilkunastu kartek papieru. Być może jednostkowo wydaje się to niewiele, ale przy założeniu, że gabinet odwiedza dziennie kilkanaście pacjentów – w skali roku jest to potężna liczba, za którą kryją się koszty wydruku, koszty związane z archiwizacją dokumentacji oraz czas, który w przypadku branży usługowej jest bezcenny.

Co więcej, odchodząc na chwilę od kwestii generowanych kosztów i nakładu czasu, jaki jest potrzebny do wydruku dokumentów, przekazania pacjentowi do wypełnienia, a następnie zeskanowania i zarchiwizowania dokumentów – nie można pominąć kwestii bezpieczeństwa danych. Mogłoby się wydawać, że tradycyjna forma przechowywania dokumentów jest bezpieczniejsza od formy elektronicznej, jednak czy aby na pewno? W dzisiejszych czasach, gdzie technologia z dnia na dzień jest coraz bardziej zaawansowana, gdzie kładzie się ogromny nacisk na ucyfrowienie wszystkich możliwych procesów – kwestie bezpieczeństwa również są mocno rozwijane i dzięki temu rynek IT oferuje naprawdę wiele sprawdzonych, bezpiecznych rozwiązań do przechowywania danych elektronicznych. Co więcej, możesz mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie, w każdej chwili, nie martwiąc się włamaniem do gabinetu, pożarem czy innym wydarzeniem, podczas którego wrażliwe dane Twoich pacjentów mogłyby ulec zniszczeniu lub co gorsza – wykradzeniu.

Skupmy się przez moment na kwestii efektywności. Skoro już doszliśmy do wniosku, że każdy jeden pacjent generuje do kilkunastu kartek papieru podczas jednej wizyty, to ile czynności Twój personel musi wykonać, aby zamknąć proces – od wydruku do archiwizacji tychże dokumentów? Z naszych doświadczeń, obieg dokumentów w gabinetach wygląda mniej-więcej tak:

– wydruk papierowej wersji dokumentów,
– przekazanie pacjentowi do podpisu,
– ponowny wydruk któregoś z dokumentów, na wypadek błędu przy wypełnianiu przez pacjenta,
– sprawdzenie, czy każda z kartek została wypełniona poprawnie,
– wprowadzenie danych do systemu,
– ewentualne zeskanowanie dokumentów i umieszczenie w systemie,
– ulokowanie dokumentów w segregatorze lub innym miejscu do tego przeznaczonym (z zachowaniem odpowiedniej metodyki rozlokowywania, np. alfabetycznie).

O ile mamy w naszym gabinecie osobę specjalnie zatrudnioną do czynności administracyjnych, problem nie wydaje się aż tak poważny (poza ponoszonym kosztem wynagrodzenia dla takiego pracownika). Niestety, w momencie, gdy prowadzisz mniejszy gabinet z personelem okrojonym jedynie do osób wykonujących zabiegi – wszystkie wymienione wyżej czynności muszą zostać wykonane zanim przejdziemy do faktycznej usługi, co znacznie wpływa na ilość pacjentów, których danego dnia będziesz mógł przyjąć. Mniejsza liczba klientów, to mniejszy zarobek, czyli mówiąc wprost – realne straty, których przecież można uniknąć.

Oczywistym jest, że nie na wszystkim trzeba się znać. Warto wtedy jednak sięgnąć po pomoc firm z branży IT, które mają wieloletnie doświadczenie i bogate portfolio zadowolonych klientów – to zawsze będzie najlepszą wizytówką jakości danej organizacji. Firma, z którą potencjalnie nawiążesz współpracę powinna przejawiać kilka cech, które są kluczowe dla sprawnego przeprowadzenia procesu digitalizacji dokumentacji w Twoim gabinecie. Zacznijmy od tego, czy dany dostawca bada potrzeby Twoje i Twojego zespołu? Czy zwraca uwagę na specyfikę branży, w której pracujesz? Czy bierze pod uwagę ilość dokumentów i proces, zgodnie z którym muszą zostać one zaopiekowane? Czy jeśli posiadasz jakiś system, to czy możliwa jest integracja z proponowanym przez dostawcę oprogramowaniem? Jeśli na wszystkie pytania będziesz mógł odpowiedzieć twierdząco – to dobry znak. Jeśli nie, warto przemyśleć zmianę dostawcy na takiego, który spełni powyższe parametry, bowiem zaniechanie któregokolwiek z nich może skutkować jedynie dodatkowymi problemami i znacznym spadkiem efektywności działania Twojego gabinetu.

IC Solutions stworzyło system kompatybilny z najlepszymi urządzeniami do digitalizacji dokumentów, dostępnych na rynku. System IC Pen działać będzie na tabletach marek takich jak Apple, Samsung oraz na ekranach Wacom, gdzie jak wiadomo, produkty każdej z tych marek cieszą się uznaniem wśród swoich odbiorców za wysoką jakość wykonania, funkcjonalność, żywotność oraz elegancki design. Przy wyborze konkretnego sprzętu, warto wziąć pod uwagę:

– środki finansowe, którymi dysponujemy,
– możliwości techniczne (np. dostęp do sieci WiFi/LTE),
– ilość przetwarzanej dokumentacji,
– kwestie bezpieczeństwa związane z digitalizowanymi dokumentami,
– lokalizację sprzętu (czy będzie to jedno konkretne miejsce, np. recepcja, czy istnieje wymóg, bo tablet mógł być używany w całym gabinecie).

Wszystkie powyższe parametry są istotne w procesie doboru sprzętu, ponieważ każdy niuans ma bezpośredni wpływ na to, czy oferowane rozwiązanie będzie spełniać oczekiwania i potrzeby Twoje i Twojego zespołu. Na przykład, jeśli posiadasz duży lokal, w którym znajduje się wyznaczone miejsce na recepcję, do której jest łatwy dostęp prądu – proponujemy ekran Wacom – jest on większy niż tablet, ze względu na brak wbudowanej baterii musi być podpięty cały czas do prądu, ale dzięki temu nie zużywa się tak, jak tablety z wbudowaną baterią. Niemniej jednak, jeśli potrzebujesz sprzętu, który jest mobilny – zdecydowanie polecamy iPady marki Apple lub tablety marki Samsung – są one poręczne, lekkie, a ich bateria potrafi wytrzymać cały dzień bez konieczności ładowania czytaj więcej o systemie i dostępnych sprzętach wraz z parametrami).

Rozwiązanie, jakim jest System IC Pen udało nam się wdrożyć między innymi w Klinice KOSMA, mieszczącej się w pomorskim Bytowie. Klinika zdecydowała się na wdrożenie Systemu IC Pen wraz z tabletami Apple i kompatybilnymi rysikami do pisania po ekranie. Dzięki temu, KOSMA cieszy się znacznym obniżeniem kosztów związanych z zakupem papieru i tuszu drukarskiego, a także zaoszczędzonym czasem, który wykorzystują na jeszcze lepszą obsługę swoich pacjentów.

„Wszystkie dokumenty wymagające właśnie podpisu pacjenta wprowadziliśmy jako szablony formularzy do aplikacji IC Pen i mamy je dostępne na ekranie tabletu. Dokument jest wyświetlony w całości i jego uzupełnianie w niczym się nie różni od procesu pisania po „poczciwym starym papierze”

– współwłaściciel Michał Mach.

Przeczytaj całą relację z wdrożenia systemu IC Pen w Klinice Kosma.

Digitalizacja staje się coraz bardziej powszechna w dziedzinie medycyny i kosmetologii, przynosząc wiele korzyści. Jednym z kluczowych argumentów jest redukcja kosztów związanych z wydrukiem, archiwizacją i utrzymaniem dokumentów papierowych. Ponadto, digitalizacja zapewnia bezpieczeństwo danych pacjentów i dostępność zdalną, co jest niezwykle istotne w dzisiejszych czasach. Proces obsługi pacjenta może być znacząco usprawniony dzięki digitalizacji dokumentacji – eliminacja konieczności drukowania, skanowania i ręcznego wprowadzania danych, pozwala na większą liczbę obsłużonych pacjentów i poprawia efektywność pracy personelu. Dokładając do tego możliwość integracji z nowoczesnymi narzędziami i sprzętem, takimi jak tablety czy rysiki, jak to miało miejsce w przypadku Kliniki KOSMA, digitalizacja dokumentacji staje się kluczowym elementem poprawy jakości obsługi pacjentów.

fot. stock.adobe.com