Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Nie technologia i nieoszczędności papieru są najważniejsza w kontekście budowania firmy paperless. Cele, ludzie, strategia, a może trwałe efekty powinny determinować firmę do redukcji papierowej dokumentacji.

Łukasz Mejza 22 sierpnia, 2023

Firma paperles jest hasłem, a właściwie zbiorem zasad, które współcześnie już chyba nikogo nie dziwią. Ograniczenie, a nawet całkowite wyeliminowanie papieru jest widoczne w codziennym życiu. Przykładem tego są e-recepty, e-faktury za zakupy wysyłane na skrzynki mailowe, czy też instrukcje obsługi i poradniki, do których mamy dostęp zaraz po tym, jak zeskanujemy kod QR.
Wobec tego każda firma, która jeszcze tego nie zrobiła, musi odpowiedzieć sobie na najważniejsze pytania dotyczące tego jak stać się firmą paperless. Czy jest to opłacalne, czy można całkowicie wyeliminować papierową dokumentację z życia firmy, czy mogą zaistnieć przeszkody wewnątrz przedsiębiorstwa przed digitalizacją dokumentów?

Spis treści

Po co wdrażać paperless w organizacji?

Odpowiedź na powyższe pytanie jest niezwykle ważne i stanowi pierwsze wyzwanie, z jakim każde przedsiębiorstwo powinno się zmierzyć. Określenie “firma paperless” w dużym skrócie sprowadza się do zastąpienia papierowej dokumentacji plikami elektronicznymi. Tak powierzchowne postrzeganie koncepcji, która w potocznym rozumowaniu sprowadza się jedynie do odejścia od papierowej dokumentacji, nie może stanowić priorytetu wśród osób zarządzających przedsiębiorstwami.
Co więcej, ograniczenie tworzenia oraz przetwarzania tradycyjnej dokumentacji jest niewystarczającą korzyścią, by podejmować wysiłek (organizacyjny, finansowy, administracyjny, technologiczny) związany ze wdrożeniem nowych systemów i narzędzi potrzebnych, by stać się organizacją paperless. Dlatego też planując zredukowanie papierowej dokumentacji, koniecznym jest zdefiniowanie celów, którymi mogą być np.:
– oszczędność pieniędzy,
– poprawa obsługi klientów,
– przyspieszenie procesów,
– lepsza dostępność do danych i informacji znajdujących się w dokumentacji,
– poprawa bezpieczeństwa i kontrola dostępu,
– realizacja celów CSR i działa proekologicznych,
– budowanie wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Jakie korzyści daje przejście na paperless?

Podejmując jakiekolwiek rozważania nad ucyfrowieniem dokumentacji, należy skupić się na efektach, które zamierzamy osiągnąć. Mogą one być łatwe w zmierzeniu np.:
– związane z oszczędnością pieniędzy,
– usprawnieniem pracy poprzez skrócenie czasu realizacji procesu lub obsługi klientów,
– ograniczeniem ilości błędów,
-liczbowym wzrostem obserwujących w social media.

Zbudowanie lub też przekształcenie przedsiębiorstwa zgodnie z zasadami paperless skutkuje mniej oczywistymi, a tym samym trudnymi do zmierzenia korzyściami, za które postrzegać można:
– poprawa wizerunku firmy,
– większe zaangażowanie pracowników, gdyż kieruje się podobnymi zasadami (postawa eco),
– poprawa bezpieczeństwa firmy i informacji, którymi dysponuje.

Bez względu na to, jakie przesłanki stoją za chęcią wdrożenia idei paperless w przedsiębiorstwie, konieczne jest jasne określenie celu, który ma być osiągnięty i wskazanie mierników mogących potwierdzić osiągnięcie założonego planu.

Czy strategię paperless można zmienić?

Wdrożenie idei paperless w każdej organizacji powinno, być opierać się na strategii. Mówiąc inaczej, konieczne jest opracowanie dokumenty, w którym zostanie zawarta analiza potrzeb, audyt procesów związanych z tworzeniem oraz przetwarzaniem dokumentacji, oraz zostaną określone warunki jakie ma spełniać technologia/urządzenia konieczne, by zredukować papierową dokumentację. W efekcie powinien powstać dokument opisujący założone cele, sposób ich osiągnięcia, czas potrzebny na realizację oraz rezultaty wynikające z odejścia od papierowej dokumentacji.
Mimo to należy brać pod uwagę ewentualność, w której to pierwotnie ustalenia ulegną ewolucji. Czynnikami mogącymi wpłynąć na owe zmiany mogą być:
– pojawienie się nowych nieuwzględnianych wcześniej okoliczności,
– wystąpienie nowych barier na drodze do digitalizacji dokumentów,
– potrzeba poszerzenia obszaru objętego procesem digitalizacji,
– konieczność zmiany wcześniej wybranego rozwiązania (technologii lub urządzeń),
– ewolucja projektu w wyniku zaangażowania kolejnych osób w projekt paperless.

Zakładając wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia przynajmniej jednego z wyżej wymienionych czynników, wskazanym jest zachowanie pewnej elastyczności oraz gotowości do zmian pierwotnie opranych założeń. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy firma decydującą się na wdrożenie zasad paperless nie posiada dużego doświadczenia ze wdrażaniem nowoczesnych rozwiązań IT i nie realizowała projektów związanych z transformacją cyfrową.

Czy można być firmą paperless w 100%?

Firma paperless może funkcjonować m.in. poprzez  wykorzystanie takich rozwiązań technologicznych jak e-mail, bazy danych, e-faktury, systemy workflow, czy podpis elektroniczny na tablecie. Mimo to należy mieć na uwadze fakt, iż cyfryzacja niektórych procesów może być zbyt trudna, by ją zrealizować. Nie można również pomijać kwestii finansowych, czy też ograniczeń technologicznych stanowiących realne bariery na drodze do digitalizacji dokumentów w niektórych procesach.
Oczywiście przezwyciężenie tych trudności jest w zdecydowanej większości przypadków możliwe i opłacalne dla organizacji. Mimo to warto kierować się zdrowym rozsądkiem i dążyć do jak największego poziomu ucyfrowienia dokumentacji tam, gdzie jest to możliwe i przynoszące największe korzyści.

Paperless to proces rozłożony w czasie

Istniejące przeszkody w całkowitym ucyfrowieniu dokumentacji i jej obiegu mogą być w przyszłości rozwiązane. Wdrożenie standardów paperless w przedsiębiorstwie należy postrzegać jako długotrwałe działanie. Występujące w danej chwili utrudnienia za sprawą pozyskania dofinansowania lub pojawienie się nowych rozwiązań technologicznych mogą być wyeliminowane. W konsekwencji oznacza to, że tworzenie firmy bez papieru jest długoterminowym przedsięwzięciem, które trudno zamknąć w krótkim przedziale czasowym.
Doskonałym tego przykładem może być opracowanie systemu pozwalającego na wykorzystanie długopisów cyfrowych. Ich zastosowanie w procesach digitalizacji dokumentów jest zdecydowanie mniej powszechne niż tabletów czy też platform online. W rzeczywistości wdrożenie długopisów cyfrowych umożliwia tworzenia dokumentacji w formie elektronicznej bez konieczności zapewnienia stałego dostępu do Internetu, źródła zasilania, a nawet zmiany sposobu wypełniania i podpisywania dokumentów (wszystko odbywa się na kartce papieru).

Bez papieru pod warunkiem zgodności z prawem

Innym dowodem potwierdzającym fakt, iż wdrożenie norm zgodnych z paperless może być działaniem rozciągniętym w czasie, jest wskazanie na warunki prawne, w których funkcjonuje przedsiębiorstwo. Obowiązujące przepisy, a właściwie ich powolna ewolucja i dostosowywanie do dostępnej technologii może stanowić poważną przeszkodę w osiągnięciu przez firmę pełnej digitalizacji dokumentacji. W praktyce sprowadza się to do sytuacji, w której to prawodawca nie przewidział sytuacji umożliwiającej spełnienie obowiązku prawnego bez konieczności posłużenia się papierową dokumentacją.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe okoliczności, należy liczyć się z sytuacją, że firmą nie będzie w stanie od razu funkcjonować w 100% zgodnie z zasadami paperless. W wyniku tego zasadne jest przyjęcie strategii, w wyniku której implementacja idei paperless będzie przebiegać w różnych etapach.

W jaki sposób wdrożyć paperless w firmie?

Wdrażając proces ograniczenia papierowej dokumentacji, należy opracować wcześniej opisaną już strategię. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie spotkania z pracownikami firmy podczas którego zostaną przedstawione powody, dla których przedsiębiorstwo decyduje się wdrożyć ideę paperless oraz jakie efekty zamierza osiągnąć. Nie może tutaj również zabraknąć szczegółowego omówienia kto i w jaki sposób oraz w jakim czasie wdroży narzędzia potrzebne, by stać się firmą bez papieru, czyli tzw. mapę drogową prowadzącą do zredukowania papierowej dokumentacji. Tylko wówczas firma paperless ma szanse prawidłowo adoptować się do zmian i rozwijać.

Digitalizacja papieru a korzyści

W tym miejscu warto również wspomnieć o tym, że wprowadzenie zasad paperless, a co ważniejsze nowych urządzeń, systemów i procesów może rodzić niechęć pracowników.
Konieczne jest wskazanie zarówno korzyści będących następstwem odejście od papierowej dokumentacji dla przedsiębiorstwa (np. poprawa wizerunku, oszczędności finansowe), jak i pozytywnych następstw dla samych pracowników (np. ułatwienie pracy, częściowa automatyzacja zadań, usunięcie konieczności skanowania i ręcznego wprowadzania dokumentacji do systemu).

Mniej papieru w firmie i więcej obaw pracowników

Mimo podjęcia powyższych działań implementacja nowej technologii dość często jest źródłem obaw pracowników, które należy postrzegać w dwóch aspektach. Po pierwsze strachu przed utratą miejsca pracy, a po drugie obaw przed wysokim poziomem skomplikowania obsługi nowej technologii/urządzeń. Z reguły wyeliminowanie papierowej dokumentacji nie skutkuje ograniczeniem ilości etatów w przedsiębiorstwach, więc warto już na początku rozwiać takie wątpliwości i ograniczyć do minimum niechęć pracowników przed zmianą.
Ponadto dostępne obecnie rozwiązania IT służące do zastąpienia papierowej dokumentacji formą elektroniczną są projektowane w taki sposób, by były proste w codziennym użytkowaniu. Co więcej, zarówno twórcy takich rozwiązań, jak i firmy wdrażające oferuje specjalistyczne szkolenia oraz wsparcie w trakcie użytkowania, tak by technologia mogła być, jak najlepiej wykorzystywana zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

Firma paperless a otoczenie biznesu

Jeśli proces wyeliminowania papierowej dokumentacji oddziałuje także na klientów i kontrahentów, to należy stworzyć odpowiednią komunikację. Jej celem powinno być podobnie, jak w przypadku pracowników firmy wyjaśnienie powodów, dla których przedsiębiorstwo zamierza wprowadzić normy postępowania zgodne z ideą paperless. Jest to istotne ze względu na fakt, iż redukcja papierowej dokumentacji może oddziaływać także na procesy zachodzące w innych przedsiębiorstwach oraz doświadczenia klientów.

Jak dzięki paperless firma może być bardziej zwinna?

Sam proces zastąpienia dokumentacji papierowej formą elektroniczną nie sprawia jeszcze, że firma jest bardziej innowacyjna, a jedynie może działać sprawniej i wyeliminować koszty które są zbędne. Stworzenie firmy bez papieru rodzi jednak pewne możliwości, które sprawiają, że łatwiej jest rozwijać biznes, dostosowywać się do zachodzących zmian, czy też testować/wdrażać nowe rozwiązania.
Wyeliminowanie dokumentacji papierowej z procesów związanej z zawieraniem umów z klientami prowadzeniem dokumentacji pracowniczej czy też kontroli jakości produkcji lub poświadczenia wykonania usługi sprawia, że wiele procesów które odbywały się analogowo (fizycznie), są realizowane automatycznie w świecie wirtualnym. Digitalizacja dokumentacji nie prowadzić wprost do większej zwinności organizacji, a jedynie stwarza warunki, w których jest to łatwiejsze i tasze do osiągnięcia.

Podsumowanie

Tworzenie organizacji paperless nigdy nie powinno być motywowane samą technologią czy też chęcią podążania za obecnie panującymi trendami. Zawsze należy uwzględniać czynnik ludzki, przez co należy rozumieć zarówno pracowników, jak i też klientów, kontrahentów oraz innych kooperantów. Zasadniczym celem wdrożenia nowej technologii, w tym przypadku technologii pozwalającej odejść od papierowej dokumentacji na rzecz jej u cyfrowej, powinno być osiągnięcia rezultatów które wpływają pozytywnie na środowisko naturalne, redukcję kosztów, prace ludzi, obsługę klientów, lepszą relację i zaangażowania pracowników, jak i samych klientów.