Digitalizacja dokumentów za pomocą systemu IC Pen umożliwia zachowanie ich ważności prawnej. Stworzone rozwiązanie wykorzystuje cyfrowe długopisy, tablety i ekrany do zbierania podpisów oraz skanery dokumentów.
Copyright © IC Solutions Sp. z o.o. all rights reserved.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |
Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia
Nie technologia i nieoszczędności papieru są najważniejsza w kontekście budowania firmy paperless. Cele, ludzie, strategia, a może trwałe efekty powinny determinować firmę do redukcji papierowej dokumentacji.
Firma paperless jest nie tylko hasłem, ale przede wszystkim zbiorem zasad, które są coraz bardziej oczywiste w codziennym życiu.
Ograniczenie, a nawet całkowite wyeliminowanie papieru, widoczne jest na wielu przykładach, takich jak e-recepty, e-faktury wysyłane na skrzynki mailowe, czy instrukcje obsługi i poradniki dostępne po zeskanowaniu kodu QR.
Dlatego każda firma, która jeszcze tego nie zrobiła, powinna zadać sobie kilka kluczowych pytań dotyczących wdrożenia rozwiązań paperless. Czy jest to opłacalne? Czy możliwe jest całkowite wyeliminowanie papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów?
Jakie mogą być przeszkody wewnątrz przedsiębiorstwa, które mogą utrudniać budowanie biznesu bez papieru?
Spis treści
Co daje podejście paperless?
Odpowiedź na powyższe pytanie jest niezwykle ważna i stanowi pierwsze wyzwanie, z którym każde przedsiębiorstwo powinno się zmierzyć. Trend paperless polega głównie na zastąpieniu papierowej dokumentacji plikami elektronicznymi, co umożliwia wykorzystanie podpisu elektronicznego, elektroniczną archiwizację dokumentów oraz optymalizację procesów. Jednak tak powierzchowne postrzeganie podejścia paperless nie sprzyja traktowaniu tego wyzwania jako priorytetu ani koncentrowaniu zasobów organizacji na jego realizacji.
Co więcej, sama redukcja tworzenia i przetwarzania tradycyjnej dokumentacji jest niewystarczającą korzyścią, aby podejmować wysiłek (organizacyjny, finansowy, administracyjny, technologiczny) związany z wdrożeniem nowego systemu obiegu dokumentów, e-archiwum czy podpisu elektronicznego w celu wpisania się w trend paperless.
Dlatego też, planując redukcję papierowej dokumentacji, konieczne jest zdefiniowanie celów, takich jak:
– redukcja stałych kosztów,
– zmniejszenie zużycia papieru,
– optymalizacja procesów,
– lepsza dostępność danych i informacji zawartych w dokumentacji,
– poprawa bezpieczeństwa i kontrola dostępu,
– realizacja celów CSR i działań proekologicznych,
– budowanie wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści daje przejście na paperless?
Podejmując jakiekolwiek rozważania nad cyfryzacją dokumentacji, należy skupić się na efektach, które zamierzamy osiągnąć.
Mogą one być łatwe do zmierzenia, na przykład:
– związane z oszczędnościami finansowymi,
– usprawnieniem pracy poprzez skrócenie czasu realizacji procesów lub obsługi klientów,
– ograniczeniem liczby błędów,
– liczbowym wzrostem obserwujących w mediach społecznościowych.
Zbudowanie lub też przekształcenie przedsiębiorstwa zgodnie z ideą 'biznesu bez papieru' przynosi mniej oczywiste, a tym samym trudne do zmierzenia korzyści, takie jak:
– poprawa wizerunku firmy,
– większe zaangażowanie pracowników, ponieważ kieruje się podobnymi zasadami (postawa ekologiczna),
– poprawa bezpieczeństwa firmy i ochrona informacji, które posiada.
Bez względu na przesłanki stojące za chęcią wdrożenia idei paperless w przedsiębiorstwie, konieczne jest jasne określenie celów, które mają zostać osiągnięte, oraz wskazanie mierników mogących potwierdzić realizację założonego planu. Paperless eliminuje wiele przeszkód i barier stojących na drodze do rozwoju i cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja obiegu dokumentów lub wdrożenie podpisu elektronicznego dla samego wdrożenia to zbyt małe korzyści dla biznesu, aby takie przedsięwzięcie było opłacalne i warte zaangażowania.
Czy polityka paperless może ulec zmianie?
Wdrożenie idei paperless w każdej organizacji powinno opierać się na strategii. Innymi słowy, konieczne jest opracowanie dokumentu,
który zawiera analizę potrzeb, audyt procesów związanych z tworzeniem oraz przetwarzaniem dokumentacji, a także określenie warunków,
które muszą spełniać technologie lub urządzenia niezbędne do redukcji papierowej dokumentacji.
W rezultacie powinien powstać dokument (polityka paperless) opisujący założone cele, sposób ich osiągnięcia, potrzebny czas na realizację oraz rezultaty wynikające z odejścia od papierowej dokumentacji. Mimo to, należy wziąć pod uwagę możliwość, że pierwotne ustalenia ulegną ewolucji. Czynnikami mogącymi wpłynąć na te zmiany mogą być:
– pojawienie się nowych, wcześniej nieuwzględnianych okoliczności,
– wystąpienie nowych barier na drodze do digitalizacji dokumentów,
– potrzeba poszerzenia obszaru objętego procesem digitalizacji,
– konieczność zmiany wcześniej wybranych rozwiązań (technologii lub urządzeń),
– ewolucja projektu w wyniku zaangażowania kolejnych osób.
Zakładając wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia przynajmniej jednego z wymienionych czynników, wskazana jest zachowanie pewnej elastyczności oraz gotowości do modyfikacji pierwotnych założeń. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy firma decyduje się na wdrożenie systemu paperless, nie posiadając dużego doświadczenia w implementacji nowoczesnych rozwiązań IT i nie realizując wcześniej projektów związanych z transformacją cyfrową.
Czy można być firmą paperless w 100%?
Biznes bez papieru może funkcjonować m.in. poprzez wykorzystanie takich rozwiązań technologicznych jak e-mail, bazy danych, e-faktury, systemy workflow oraz podpis elektroniczny na tablecie. Należy jednak mieć na uwadze, że cyfryzacja niektórych procesów może okazać się zbyt trudna do realizacji. Nie można również ignorować kwestii finansowych czy technologicznych ograniczeń, które stanowią realne przeszkody na drodze do elektronicznego obiegu dokumentów.
Przezwyciężenie tych trudności jest w zdecydowanej większości przypadków możliwe i opłacalne dla organizacji. Mimo to, warto kierować się zdrowym rozsądkiem i dążyć do jak największego poziomu ucyfrowienia dokumentacji tam, gdzie jest to możliwe i przynosi największe korzyści.
Dokumenty cyfrowe stwarzają ogromną łatwość w zarządzaniu danymi, ich udostępnianiu oraz ochronie. Jednakże korzyści wynikające z wdrażania rozwiązań paperless nie powinny przysłaniać ewentualnych kosztów związanych z digitalizacją oraz ryzyka, które przedsiębiorstwo może ponieść.
Po co firmie paperless w 2024 roku?
Digitalizacja biznesu. Jak rozpocząć transformację cyfrową firmy?
Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm
Paperless to proces rozłożony w czasie
Istniejące przeszkody w całkowitym ucyfrowieniu dokumentacji i jej obiegu mogą być w przyszłości rozwiązane. Wdrożenie podejścia paperless należy postrzegać jako długotrwałe działanie. Występujące w danej chwili utrudnienia, spowodowane pozyskaniem dofinansowania lub pojawieniem się nowych rozwiązań technologicznych, mogą zostać wyeliminowane. W konsekwencji oznacza to, że tworzenie cyfrowej firmy jest długoterminowym przedsięwzięciem, trudnym do zamknięcia w krótkim przedziale czasowym.
Doskonałym przykładem może być opracowanie systemu pozwalającego na wykorzystanie długopisów cyfrowych.
Ich zastosowanie w procesach digitalizacji dokumentów jest zdecydowanie mniej powszechne niż tabletów czy platform podpisu online.
W rzeczywistości wdrożenie długopisów cyfrowych umożliwia tworzenie dokumentacji w formie elektronicznej bez konieczności zapewnienia stałego dostępu do Internetu, źródła zasilania, a nawet bez zmiany sposobu wypełniania i podpisywania dokumentów (wszystko odbywa się na kartce papieru).
Postęp technologiczny może jednak sprawić, że mobilny podpis elektroniczny realizowany przy pomocy długopisów cyfrowych okaże się mało wydajny i nieoptymalny wobec nowych rozwiązań cyfrowych.
Miejsce wspomnianych długopisów mogą zająć tablety lub inne urządzenia wykorzystujące moc prawną podpisu biometrycznego.
Wtedy konieczne będzie zrewidowanie obecnych procedur, dostępnych rozwiązań technologicznych oraz oszacowanie potencjału ich wykorzystania. Powyższy przykład jedynie w niewielkim stopniu obrazuje, jak jedna zmiana może oddziaływać na cały proces transformacji cyfrowej i realizacji trendu paperless. Paperless umożliwia ciągłe doskonalenie procesów, wykorzystywanie nowych rozwiązań technologicznych oraz ciągłą optymalizację procesów biznesowych.
Biznes bez papieru pod warunkiem zgodności z prawem
Innym dowodem potwierdzającym fakt, że polityka paperless jest ciągłym procesem, jest konieczność uwzględniania warunków prawnych,
w których funkcjonuje przedsiębiorstwo. Obowiązujące przepisy, a właściwie ich powolna ewolucja i dostosowywanie się do dostępnej technologii, mogą stanowić poważną przeszkodę w osiągnięciu przez firmę 100% poziomu elektronicznego obiegu dokumentów.
W praktyce sprowadza się to do sytuacji, w której prawodawca nie przewidział możliwości spełnienia obowiązków prawnych bez użycia papierowej dokumentacji.
Biorąc pod uwagę wszystkie te okoliczności, należy liczyć się z tym, że firma nie będzie w stanie od razu funkcjonować w 100% zgodnie z ideą paperless. W związku z tym zasadne jest przyjęcie strategii zakładającej stopniowe wdrażanie rozwiązań paperless.
Jak wdrożyć podejście paperless w firmie?
Wdrażając proces ograniczenia papierowej dokumentacji, należy opracować wcześniej opisaną strategię. Kolejnym krokiem jest zorganizowanie spotkania z pracownikami firmy, podczas którego zostaną przedstawione powody decyzji o realizacji idei paperless oraz oczekiwane efekty.
Nie może również zabraknąć szczegółowego omówienia osoby odpowiedzialnej, sposobu oraz harmonogramu wdrożenia narzędzi potrzebnych do funkcjonowania organizacji w duchu paperless, czyli tzw. mapy drogowej prowadzącej do zredukowania papierowej dokumentacji.
Tylko wówczas firma paperless ma szansę prawidłowo dostosować się do zmian i rozwijać.
Cyfryzacja obiegu dokumentów i obawy pracowników
Mimo podjęcia powyższych działań, implementacja nowej technologii często jest źródłem obaw pracowników, które należy rozpatrywać w dwóch aspektach: po pierwsze, strachu przed utratą miejsca pracy, a po drugie, obaw związanych z wysokim poziomem skomplikowania obsługi nowych technologii i urządzeń.
Z reguły, wyeliminowanie papierowej dokumentacji nie skutkuje ograniczeniem liczby etatów w przedsiębiorstwach, dlatego warto już na początku rozwiać takie wątpliwości i ograniczyć do minimum niechęć pracowników przed zmianą.
Ponadto, dostępne obecnie rozwiązania IT, służące do zastąpienia papierowej dokumentacji formą elektroniczną, są projektowane w taki sposób, aby były proste w codziennym użytkowaniu. Co więcej, zarówno twórcy takich rozwiązań, jak i firmy wdrażające, oferują specjalistyczne szkolenia oraz wsparcie w trakcie użytkowania, aby technologia mogła być jak najlepiej wykorzystywana zgodnie z jej przeznaczeniem.
Podjęcie powyższych kroków z całą pewnością pozytywnie przyczyni się do redukcji obaw pracowników i przyspieszy cały proces transformacji cyfrowej.
Firma paperless a otoczenie biznesu
Jeśli proces eliminacji papierowej dokumentacji wpływa także na klientów i kontrahentów, należy stworzyć odpowiednią komunikację,
która uzasadni podjęcie takich kroków przez przedsiębiorstwo. Jej celem, podobnie jak w przypadku pracowników firmy, powinno być wyjaśnienie przyczyn, dla których firma zamierza wprowadzić normy postępowania zgodne z ideą paperless. Jest to istotne, ponieważ redukcja papierowej dokumentacji może wpływać również na procesy zachodzące w innych przedsiębiorstwach oraz na doświadczenia klientów.
Jak dzięki paperless firma może być bardziej zwinna?
Sam proces zastąpienia dokumentacji papierowej formą elektroniczną nie sprawia jeszcze, że firma jest bardziej innowacyjna,
a jedynie może działać sprawniej i wyeliminować koszty, które są zbędne. Stworzenie firmy bez papieru rodzi jednak pewne możliwości,
które ułatwiają rozwijanie biznesu, dostosowywanie się do zachodzących zmian czy też testowanie i wdrażanie nowych rozwiązań.
Wyeliminowanie dokumentacji papierowej z procesów związanych z zawieraniem umów z klientami, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, kontrolą jakości produkcji lub poświadczeniem wykonania usługi sprawia, że wiele procesów, które odbywały się analogowo (fizycznie),
są realizowane automatycznie w świecie wirtualnym. Digitalizacja dokumentacji nie prowadzi wprost do większej zwinności organizacji,
a jedynie stwarza warunki, w których jest to łatwiejsze i tańsze do osiągnięcia.
Budowa zwinnej organizacji opiera się m.in. na wykorzystaniu nowoczesnych technologii, łatwości w adaptacji organizacji do zachodzących zmian oraz optymalizacji procesów i ich automatyzacji.
Każde z tych działań może być bezpośrednio lub pośrednio realizowane poprzez wdrożenie cyfrowego systemu obiegu dokumentów
i rozwiązań towarzyszących, tj. podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, e-archiwum, mobilny podpis elektroniczny.
Podsumowanie
Realizacja podejścia paperless nigdy nie powinna być motywowana samą technologią czy chęcią podążania za obecnie panującymi trendami. Zawsze należy uwzględniać czynnik ludzki, co oznacza zarówno pracowników, jak i klientów, kontrahentów oraz innych kooperantów. Zasadniczym celem wdrożenia nowej technologii, w tym przypadku technologii pozwalającej odejść od papierowej dokumentacji na rzecz jej cyfrowej wersji, musi być osiągnięcie rezultatów, które wpływają pozytywnie na środowisko naturalne, redukcję kosztów, pracę ludzi, obsługę klientów, procesy biznesowe i budowanie zwinnej organizacji.
fot. stock.adobe.com
Łukasz Mejza
Łukasz Mejza, będący Marketing Managerem, odpowiada za ogół działań związanych z promocją i marketingiem IC Solutions od 2020 roku. Wykorzystuje zdobyte doświadczenie do dzielenia się wiedzą dotyczącą wpływu technologii na strategię organizacji, jej rozwój, kreowanie innowacyjnych rozwiązań oraz budowanie przewagi rynkowej poprzez transformację cyfrową.
Popularne posty
Paperless w firmie: przyszłość czy teraźniejszość?
14 marca, 2024Elektroniczna dokumentacja w biznesie
7 marca, 2024Digitalizacja dokumentów w praktyce
21 lutego, 2024Kategorie