Jak paperless rozwija biznes?

Polityka paperless rozwija biznes, redukując koszty, usprawniając przepływ informacji i poprawiając obsługę klientów. Wdrożenie idei paperless pozwala tworzyć bardziej elastyczny biznes, który nie tylko generuje oszczędności, ale także staje się innowacyjny i nowoczesny, znosząc bariery na drodze do wdrażania nowoczesnych technologii.

Spis treści

Znaczenie i popularność pracy zdalnej rosły już od pewnego czasu, a z powodu pandemii ta forma pracy okazała się dla wielu firm jedynym (a czasem i najlepszym) rozwiązaniem. Praca zdalna niesie ze sobą wiele korzyści, jedną z nich jest możliwość jej wykonywania z dowolnego miejsca, co dotyczy zarówno pracownika, jak i szefa.

Praca z biura ma sporo zalet, ale natłok wielu różnych obowiązków zawodowych i prywatnych sprawia, że nie zawsze jest to możliwe. Wówczas rozsądnym rozwiązaniem okazuje się praca zdalna, którą można wykonywać zarówno w zaciszu własnego domu, jak i podczas delegacji czy krótkiego urlopu. By było to jednak możliwe, konieczna jest digitalizacja procesów związanych z tworzeniem, obiegiem, udostępnianiem oraz archiwizacją dokumentacji.

Cyfrowe dokumenty są niezbędne, by praca zdalna mogła być wykonywana, co prowadzi wprost do digitalizacji wielu procesów związanych z dokumentami. W efekcie wdrażane są nowe urządzenia, systemy obiegu dokumentów, a nawet kwalifikowany podpis elektroniczny czy podpis elektronicznego na tablecie jako forma autoryzacji dokumentacji elektronicznej.

Biznes, w którym wdrażane są technologie umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej, przechodzi swoistą transformację cyfrową, skutkującą nowymi pokładami innowacyjności i kreatywności. To właśnie następstwo stosowania w codziennej pracy nowych systemów i urządzeń sprzyja kreowaniu nowatorskich pomysłów oraz wdrażaniu zmian prowadzących do rozwoju biznesu.

Wbrew pozorom podejście paperless nie jest trendem, który narodził się w 2020 roku. Pandemia wirusa Sars-Cov-2 tylko przyczyniła się do uwidocznienia korzyści wynikających z odejścia od papieru na rzecz elektronicznej dokumentacji. Ta idea znana jest od dawna – pierwszy raz pojęcie „biura bez papieru” pojawiło się już w połowie lat 70. XX wieku (czytaj więcej – Jak być paperless: 6 praktycznych wskazówek). Mimo że od tego czasu minęło niemal pół wieku, wciąż wielu przedsiębiorstwom trudno jest zrezygnować (lub choćby ograniczyć) obieg papierowych dokumentów. Proces transformacji cyfrowej, w tym digitalizacja dokumentów, to wciąż dla zdecydowanej większości firm poważne wyzwanie, z którym warto się zmierzyć. Papierowa dokumentacja nie tylko utrudnia funkcjonowanie w dobie pandemii, ale wręcz blokuje rozwój i nie pozwala wykorzystać zawartego w dokumentach potencjału. Wiele danych – zarówno o firmie, rynku, jak i klientach – można znaleźć (i „wyciągnąć”) z teczek czy segregatorów. Niestety, informacje te w zdecydowanej większości znajdują się w tradycyjnej papierowej dokumentacji, co utrudnia ich wykorzystanie, np. w kierunku big data. Dlatego digitalizacja dokumentów jest często jednym z pierwszych działań podejmowanych w ramach transformacji cyfrowej biznesu, gdyż ułatwia wdrażanie kolejnych technologii i rozwiązań. Zredukowanie papierowej dokumentacji do minimum, a nawet jej całkowite usunięcie, prowadzi nie tylko do lepszego obiegu dokumentów, ale także znosi bariery stojące na drodze do adaptacji innych nowoczesnych technologii.

Pracując zdalnie mamy okazję do tego, by zmienić otoczenie, w jakim przebywamy, zarówno na niewielką skalę (np. wyjazd na działkę), jak i na zdecydowanie większą – wyjeżdżając na przykład na inny kontynent. To z kolei jest świetny sposób na „wyjście z pudełka” i odkrycie nowych możliwości – nie tylko jeśli chodzi o własny rozwój, ale również rozwój firmy. Zachowując pewną perspektywę łatwiej jest dostrzec jakie zmiany warto by było wprowadzić czy zaobserwować nieznane u nas dotychczas rozwiązania.

Taki wyjazd może być świetnym źródłem innowacyjnych pomysłów, ale by było możliwy firma musi zredukować papierową dokumentację i wdrożyć paperless.

Elektroniczny obieg dokumentów, systemowa digitalizacja dokumentów oraz system zarządzania dokumentami i podpis elektroniczny są zazwyczaj konieczne by zapewnić odpowiednie warunki do pracy zdalnej.

Można z całą pewnością stwierdzić, że odejście od papieru stanowi konieczność dla dalszego funkcjonowania i rozwoju tysięcy przedsiębiorstw zarówno w okresie pandemii, jak i po jej ustaniu. Przemawia za tym fakt, że rozwiązania cyfrowe nie tylko ułatwiają pracę zdalną, ale także optymalizują procesy biznesowe, które wpływają na funkcjonowanie i rozwój całego przedsiębiorstwa. Co ważne takie działania, jak digitalizacja obiegu dokumentów stanowi niejako wstęp do większej otwartości każdej organizacji na rozwiązania cyfrowe, będące fundamentem dalszego rozwoju przedsiębiorstw.

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Kultura paperless prowadzi do redukcji kosztów. Choć na pierwszy rzut oka trudno to dostrzec (przecież zakup reamów papieru lub kilku kopert nie jest dużym kosztem), wdrożenie paperless generuje realne oszczędności. Odejście od papieru przyczynia się do ograniczenia wielu wydatków ponoszonych przez przedsiębiorstwa. Cyfrowy dokument oznacza, że firma kupuje mniej papieru, znaczków i kopert, mniej drukuje (tonery!), a także nie musi magazynować i archiwizować dokumentów czy wydawać pieniędzy na ich niszczenie. Zredukowanie papierowej dokumentacji przyczynia się także do tego, że czas pracy staje się bardziej efektywny — nie tracimy go na poszukiwanie jednego 'papierka', a także nie musimy iść na pocztę. Podejście paperless do codziennego funkcjonowania firmy prowadzi do znaczących oszczędności, które można potraktować jak dobry kapitał inwestycyjny.

Polityka paperless umożliwia lepsze wydatkowanie pieniędzy, które dotychczas były przeznaczane na cele związane z utrzymaniem tradycyjnej papierowej dokumentacji. Choć te pieniądze znajdują się już w budżecie firmy, to brak elektronicznego systemu obiegu dokumentów, cyfrowego podpisywania dokumentów czy elektronicznej archiwizacji sprawia, że są one źle lokowane – wydawane na rzeczy, które można ograniczyć lub wyeliminować. Odejście od papieru nie tylko usprawnia procesy w organizacji, ale również przyczynia się do redukcji kosztów lub umożliwia wykorzystanie już posiadanych środków na nowe cele. Można zatem uznać, że wdrożenie paperless rozwija biznes, gdyż uwalnia środki finansowe, które mogą być przeznaczone na inwestycje w projekty rozwojowe. Przechodząc na elektroniczną dokumentację, firmy odnotowują znaczące oszczędności wynikające z wyeliminowania:

• konieczności drukowania tysięcy stron dokumentów,
• tysięcy metrów papierowej dokumentacji podlegającej obowiązkowi archiwizacji,
• czasochłonnej pracy z papierową dokumentacją,
• powtarzalnych procesów analogowych, które nie są możliwe do zautomatyzowania.

Osoby zarządzające nowoczesnymi organizacjami są świadome, że coraz istotniejsze z punktu widzenia klienta są także inne korzyści, poza ceną. Liczy się także profesjonalna i miła obsługa oraz umiejętność szybkiego reagowania. To ostatnie nie zawsze jest możliwe, szczególnie gdy trzeba natychmiast wyjaśnić zaistniałe wątpliwości, a niezbędne dokumenty zostały w biurze czy są u księgowej. W takich wypadkach posiadanie cyfrowych wersji wszystkich niezbędnych umów jest najlepszym rozwiązaniem, oszczędzającym zarówno nerwy, jak i pozwalającym na zdobycie zaufania (a czasem i podziwu) klienta. Jak powiedział Jeff Bezos, 'Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5% niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta.'

Działalność, w której wciąż korzysta się wyłącznie z papierowych wersji dokumentów, może wręcz działać na niekorzyść firmy, jeśli chodzi o jej wizerunek. Dokumentacja cyfrowa i elektroniczny obieg dokumentów dają możliwość zdobycia nowych klientów.

Wśród zalet digitalizacji dokumentów z pewnością należy wymienić lepszą obsługę klientów w nowych kanałach. Nie wspominając już o poszerzaniu wachlarza usług i uruchamianiu nowych kanałów sprzedaży, będących efektem m.in. digitalizacji procesów.

Szeroko rozumiane e-dokumenty, które są następstwem wdrożenia paperless, przekładają się na ułatwienie procesów związanych z obsługą klientów na każdym etapie. Zaczynając od przygotowania i przesłania oferty, katalogów, poprzez wzór umowy, a kończąc na elektronicznej fakturze i archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Wdrożenie systemu pracy opartego na paperless jest ogromną korzyścią dla całego systemu obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Korzyści z tego przekładają się wprost na policzalne efekty, takie jak:

• redukcja kosztów,
• szybszy czas obsługi klientów,
• automatyzacja procesów.

Warto pamiętać, że firma paperless prowadzi do mniej oczywistych i niepoliczalnych pozytywnych skutków, takich jak: większe zadowolenie klientów, komfort korzystania ze stworzonych dokumentów i zebranych danych, większa wygoda pracy pracowników, czy ograniczenie niekorzystnego oddziaływania firmy na środowisko naturalne.

W prowadzeniu firmy przydaje się wiele umiejętności, a jedną z nich jest dostrzeganie i wdrażanie rozwiązań ułatwiających pracę oraz rozwój. Do takich należy adoptowanie zaawansowanych technologii produkcyjnych, sprzedażowych, czy logistycznych. Mogą to być również innowacyjne programy i urządzenia, a nawet system paperless, który zakłada funkcjonowanie organizacji bez papierowej dokumentacji. Niezależnie od tego, czy Twój biznes działa w sektorze finansowym, medycznym, logistycznym, produkcyjnym, czy jakimkolwiek innym, wdrożenie paperless z pewnością przyczyni się do digitalizacji procesów biznesowych. Więcej o idei paperless przeczytasz tutaj.