Jak paperless rozwija biznes?

Paperless rozwija biznes poprzez redukcję kosztów, sprawniejszy przepływ informacji, czy lepszą obsługę klientów. Wdrożenie idei paperless pozwala tworzyć bardziej elastyczny biznes, który generuje oszczędności, staje się innowacyjny i nowoczesny, a przy tym znosi bariery stojące na drodze do wdrażania nowoczesnej technologii.

Spis treści

Znaczenie i popularność pracy zdalnej rosła już od pewnego czasu, a z powodu pandemii ta forma pracy okazała się dla wielu firm jedynym (a czasem i najlepszym) rozwiązaniem. Praca zdalna ma sporo zalet, jedną z nich jest możliwość jej wykonywania z dowolnego miejsca. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i szefa.
Można oczywiście pracować z biura, ale można również pracować w domu czy podczas wyjazdu. Pracując zdalnie mamy okazję do tego, by zmienić otoczenie, w jakim przebywamy, zarówno na niewielką skalę (np. wyjazd na działkę), jak i na zdecydowanie większą – wyjeżdżając na przykład na inny kontynent. To z kolei jest świetny sposób na „wyjście z pudełka” i odkrycie nowych możliwości – nie tylko jeśli chodzi o własny rozwój, ale również rozwój firmy. Z daleka łatwiej dostrzec jakie zmiany warto by było wprowadzić czy zaobserwować nieznane u nas dotychczas rozwiązania, które sprawdziły się gdzież indziej. Taki wyjazd może być świetnym źródłem innowacyjnych pomysłów, ale najpierw musimy mieć możliwość pracy zdalnej… i dostęp do dokumentów. Dlatego w nowej kulturze pracy, w innych niż dotychczas warunkach, idealnie sprawdza się paperless.
By móc wykonywać pracę kilkaset lub kilka tysięcy kilometrów od siedziby firmy niezbędny jest dostęp do różnych danych i umożliwienie ich obiegu między pracownikami. By umożliwić bezpośredni wgląd do faktur czy umów, warto wdrożyć strategię paperless. Dlatego jeśli dokumenty nie wymagają podpisu, przesyłaj je między pracownikami w wersji elektronicznej. To szczególnie wskazane podczas pracy zdalnej, ale przydaje się również podczas pracy w biurze – nie trzeba wówczas szukać dokumentów w różnych działach na kilku piętrach – lub gorzej, w kilku budynkach. Dostęp do umów czy faktur z każdego miejsca umożliwia też szybszy przepływ informacji, co jest z kolei szczególnie istotne w momencie, gdy tak wiele osób pracuje zdalnie – i to niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Paperless rozwija biznes poprzez stwarzanie nowych warunków pracy, możliwość zmiany otoczenia, a to z kolei do outside of the box i tworzenia innowacji.

Paperless to także redukcja kosztów. Choć może na pierwszy rzut oka trudno to dostrzec (przecież kupno ryzy papieru lub kilku kopert nie jest dużym kosztem), to dzięki strategii paperless i zamianie kartek na dokumenty cyfrowe, oszczędzamy pieniądze. Oszczędności są wymierne: kupujemy mniej papieru, znaczków i kopert, mniej drukujemy (tonery!), nie musimy również magazynować i archiwizować ton dokumentów czy wydawać pieniędzy na ich niszczenie. Poza tym czas pracy staje się bardziej efektywny (nie tracimy go na poszukiwanie jednego „papierka”), nie trzeba również iść na pocztę.
 Zaoszczędzone środki to dobry kapitał inwestycyjny, który można wykorzystać na przykład na stworzenie nowego stanowiska pracy i zatrudnienie kolejnego pracownika (rozwijając tym samym firmę), na zakup technologii, szkolenia itp. Strategia paperless umożliwia pozyskanie pieniędzy, które do tej pory były wydawane w inny sposób i przeznaczenie ich w zupełnie nowym celu. Choć te pieniądze w firmie już są, to przez brak technologii digitalizującej dokumenty, można pokusić się o stwierdzenie, że są źle lokowane (wydawane na rzeczy, które można ograniczyć lub wyeliminować). Paperless nie tylko usprawnia procesy w organizacji, ale i wpływa na redukcję kosztów lub przyczynia się do wykorzystania już posiadanych środków w nowym celu. Można zatem uznać, że paperless rozwija biznes, gdyż pozwala lepiej zarządzać pieniędzmi, które już są wydatkowane przez firmę.

Wbrew pozorom paperless nie jest trendem, który narodził się w 2020 roku. Pandemia wirusa Sars-Cov-2 tylko przyczyniła się do unaocznienia korzyści wynikających z bycia paperless. Ta idea znana jest od dawna – pierwszy raz pojęcie „biura bez papieru” pojawiło się już w połowie lat 70. XX wieku (czytaj więcej – Jak być paperless. 6 praktycznych wskazówek). Mimo iż od tego czasu minęło niemal pół wieku, wciąż wielu przedsiębiorstwom trudno jest zrezygnować (lub choćby ograniczyć) obieg papierowych dokumentów. To dla firm poważne wyzwanie, z którym warto się zmierzyć, ponieważ nie tylko utrudnia funkcjonowanie w dobie pandemii, ale wręcz blokuje rozwój i nie pozwala wykorzystać zawartego w dokumentach potencjału. Wiele danych – zarówno o firmie, rynku czy klientach – można znaleźć (i „wyciągnąć”) z teczek czy segregatorów – a to z kolei utrudnia ich  wykorzystanie np. w kierunku big date. Bez cyfrowej formy danych znajdujących się w każdej firmie, są one nie tylko nieprzetwarzane, ale w efekcie niewłaściwie albo w ogóle niewykorzystywane. I właśnie dlatego paperless rozwija biznes, bo zastępuję papier, który jest nieefektywnym nośnikiem danych 

Osoby zarządzające nowoczesnymi organizacjami są świadome, że coraz istotniejsze z punktu widzenia klienta są także inne – poza ceną – korzyści. Liczy się także profesjonalna i miła obsługa czy umiejętność szybkiego reagowania. To ostatnie nie zawsze jest możliwe, szczególnie, gdy trzeba natychmiast wyjaśnić zaistniałe wątpliwości a niezbędne dokumenty zostały w biurze czy też są u księgowej. W takich wypadkach posiadanie cyfrowych wersji wszystkich niezbędnych umów jest najlepszym rozwiązaniem, oszczędzającym zarówno nerwy jak i pozwalającym na zdobycie zaufania (a czasem i podziwu) klienta. Bo, jak powiedział Jeff Bezos „Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5% niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta”. Działalność, w której wciąż korzysta się wyłącznie z papierowych wersji dokumentów może wręcz działać na niekorzyść, jeśli chodzi o wizerunek firmy. Poza tym zastąpienie kartek cyfrowymi plikami daje możliwość poszerzenia kręgu odbiorców lub może przyczynić się do zdobycia nowych klientów. Dzięki cyfrowym umowom, fakturom, formularzom czy elektronicznym katalogom obsługa klienta w nowych kanałach online jest znacznie łatwiejsza (ma to niemałe znaczenie w trakcie pandemii). Nie wspominając już o poszerzaniu wachlarza usług i uruchamianiu nowych kanałów sprzedaży – a dzięki między innymi takim działaniom rozwijamy przedsiębiorstwo. A to, że przy okazji wyróżniamy się wśród innych firm tej samej branży, pomaga z kolei w budowaniu przewagi nad konkurencją. Strategia paperless staje się wówczas nowym elementem dotychczasowych rozwiązań biznesowych. 

W prowadzeniu firmy przydaje się wiele umiejętności, jedną z nich jest dostrzeganie i wcielanie w życie rozwiązań ułatwiających pracę. Mogą to być innowacyjne programy i urządzenia, może to być także wdrożenie strategii paperless – niezależnie od tego czy działamy w sektorze finansowym, medycznym czy jakimkolwiek innym. Więcej o idei paperless przeczytasz tutaj.