Jak paperless rozwija biznes?

Wdrożenie zasad paperless przyczynia się do rozwoju biznesu. Likwidacja papierowych dokumentów prowadzi do redukcji kosztów, sprawniejszego przepływu informacji, a nawet poprawy jakości obsługi klientów. Rozwiązania paperless ułatwiają tworzenie bardziej elastycznego biznesu, który nie tylko generuje oszczędności, lecz także staje się zwinną organizacją, w której łatwiej jest implementować nowoczesne rozwiązania.
Wreszcie odejście od papierowej dokumentacji i wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, znosi bariery na drodze do optymalizacji procesów biznesowych i porzucenia starych, nieefektywnych metod działania.

Spis treści

Praca zdalna od lat cieszyła się rosnącą popularnością, jednak dopiero globalna pandemia znacząco przyspieszyła jej popularyzację. Czyniąc ją tym samym dla wielu firm nie tylko koniecznością, lecz także strategicznym rozwiązaniem. Organizacje dostrzegły, że możliwość wykonywania obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca zwiększa elastyczność pracowników, jak również optymalizuje procesy operacyjne. Dotyczy to zarówno zespołów wykonawczych, jak i kadry zarządzającej, dla których mobilność i szybki dostęp do kluczowych dokumentów są niezbędne do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby było to możliwe, konieczne stało się wdrożenie polityki paperless w przedsiębiorstwach. Takie podejście ujednoliciło zasady tworzenia, obiegu oraz archiwizacji dokumentacji elektronicznej, do której dostęp musiał być zapewniony na takim samym poziomie, jak w przypadku pracy stacjonarnej.

Choć tradycyjny model pracy biurowej „wraca do łask” za sprawą zmiany podejścia wielu firm i chęci przyciągnięcia pracowników ponownie do biur, praca poza nim wciąż ma swoje zalety. Współczesne organizacje muszą uwzględniać fakt, że pracownicy coraz częściej równoważą obowiązki zawodowe i prywatne. Jak również, często wykonują swoje zadania w różnych lokalizacjach – w domu, podczas podróży służbowych, czy w trakcie krótkich przerw w pracy.

Efektywna praca, bez względu na miejsce jej wykonywania, wymaga ograniczenia papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznej. Cyfrowe dokumenty we współczesnych firmach są niezbędne, by mogły one sprawnie funkcjonować. Konsekwencją tego jest digitalizacja wielu procesów związanych z dokumentami. W efekcie wdrażane są nowe urządzenia, systemy obiegu dokumentów, a nawet kwalifikowany podpis elektroniczny, czy podpis elektroniczny na tablecie jako forma autoryzacji dokumentacji elektronicznej. Kluczowym elementem tej transformacji jest wprowadzenie, monitorowanie oraz usprawnianie modelu paperless, który standaryzuje sposób tworzenia, przechowywania i obiegu dokumentów w organizacji, która chce funkcjonować zgodnie z zasadami paperless.

Wdrożenie zaawansowanych technologii i metod pracy, umożliwiających lepsze funkcjonowanie na podstawie elektronicznej dokumentacji, stanowi ważny element cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Proces ten nie tylko redefiniuje sposób wykonywania obowiązków zawodowych. Również otwiera nowe perspektywy w zakresie innowacyjności i optymalizacji procesów biznesowych. Integracja nowoczesnych systemów i narzędzi cyfrowych, takich, jak zaawansowane platformy do współpracy, systemy zarządzania dokumentacją, czy rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji, jest kluczowa. Umożliwia firmom dynamiczne dostosowywanie do zmieniających się warunków rynkowych.
Cyfrowa infrastruktura sprzyja generowaniu i wdrażaniu nowatorskich koncepcji, eliminując bariery związane z ograniczoną komunikacją, dostępem do zasobów, czy czasochłonnymi procesami administracyjnymi. Automatyzacja i digitalizacja kluczowych operacji biznesowych, podnosi efektywność organizacyjną. Co więcej, umożliwia szybkie testowanie nowych rozwiązań oraz adaptację do dynamicznych wyzwań rynkowych.

Wbrew pozorom koncepcja firmy paperless nie jest trendem, który narodził się w 2020 roku. Pandemia wirusa SARS-CoV-2 tylko przyczyniła się do uwidocznienia korzyści wynikających z odejścia od papieru na rzecz elektronicznej dokumentacji – wdrożenia systemu paperless. Ta idea znana jest od dawna – pierwsze pojęcie „biura bez papieru” pojawiło się już w połowie lat 70. XX wieku (czytaj więcej – Jak być paperless: 6 praktycznych wskazówek). Mimo że od tego czasu minęło niemal pół wieku, dla wielu firm ograniczenie papierowej dokumentacji wciąż jest dużym wyzwaniem.
Proces transformacji cyfrowej, w tym digitalizacja dokumentów, to wciąż dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw poważne wyzwanie. Papierowa dokumentacja nie tylko utrudniała funkcjonowanie w czasie pandemii, a obecnie blokuje rozwój i nie pozwala wykorzystać danych znajdujących się w papierowej dokumentacji.

Wiele danych – zarówno o firmie, rynku, jak i klientach – można znaleźć (i „wyciągnąć”) z teczek, czy segregatorów. Niestety, informacje te w zdecydowanej większości znajdują się w tradycyjnej papierowej dokumentacji, co utrudnia ich wykorzystanie, np. w kierunku big data. Dlatego digitalizacja dokumentów jest często jednym z pierwszych działań podejmowanych w ramach transformacji cyfrowej biznesu, gdyż ułatwia wdrażanie kolejnych technologii i rozwiązań. Zredukowanie papierowej dokumentacji do minimum, a nawet jej całkowite usunięcie, prowadzi do lepszego obiegu dokumentów. Jak również znosi bariery stojące na drodze do adaptacji innych nowoczesnych technologii. Rozwiązania paperless ułatwiają zarządzanie, nie tylko dokumentami, lecz także – co równie istotne – danymi, których lepsze wykorzystanie może prowadzić do rozwoju biznesu.

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Pracując zdalnie, mamy okazję do tego, by zmienić otoczenie, w którym przebywamy, zarówno na niewielką skalę (np. kilkudniowy wyjazd nad jezioro lub w góry), jak i na zdecydowanie większą – wyjeżdżając do innego państwa lub na inny kontynent. To z kolei jest świetny sposób na „wyjście z pudełka” i odkrycie nowych możliwości – nie tylko jeśli chodzi o własny rozwój, lecz także rozwój firmy. Zachowując pewną perspektywę, łatwiej jest dostrzec, jakie zmiany warto byłoby wprowadzić.
Taki wyjazd może być świetnym źródłem wzrostu innowacyjności, ale aby był możliwy, konieczna jest likwidacja papierowych dokumentów i wdrożenie zasad paperless. Wdrożenie podpisu elektronicznego, systemu elektronicznego obiegu dokumentów i cyfrowe archiwum to fundament nie tylko modelu paperless. Także pracy zdalnej, która może być świetnym generatorem nowych idei. Za takim podejściem przemawia fakt, że rozwiązania cyfrowe nie tylko ułatwiają pracę poza biurem, lecz także optymalizują procesy biznesowe, które wpływają na funkcjonowanie i rozwój całego przedsiębiorstwa. Digitalizacja obiegu dokumentów stanowi niejako wstęp do większej otwartości każdej organizacji na rozwiązania cyfrowe, będące fundamentem dalszego rozwoju biznesu.

Prowadzenie firmy paperless prowadzi do oszczędności. Choć na pierwszy rzut oka trudno jest dostrzec redukcję kosztów, która rekompensowałaby wydatki związane ze wdrożeniem polityki paperless. Odejście od papieru przyczynia się do ograniczenia wielu wydatków ponoszonych przez przedsiębiorstwa. Cyfrowy dokument oznacza, że firma kupuje mniej papieru, znaczków i kopert, mniej drukuje (tonery!), a także nie musi magazynować i archiwizować dokumentów. Wreszcie nie musi przeznaczać pieniędzy i innych środków na ich niszczenie.
Likwidacja papierowych dokumentów przyczynia się także do tego, że czas pracy staje się bardziej efektywny – nie tracimy go na poszukiwanie jednego „papierka”, a także nie musimy iść na pocztę. Rozwiązania paperless w codziennym funkcjonowaniu firmy prowadzą do oszczędności, zarówno tych czysto finansowych, jak i operacyjnych.

Wdrożenie polityki paperless umożliwia lepsze wydatkowanie pieniędzy, które dotychczas były przeznaczane na cele związane z tworzeniem oraz utrzymaniem tradycyjnej papierowej dokumentacji. Z łatwością można sobie wyobrazić sytuację, kiedy to wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i ich elektroniczne podpisywanie, przynosi oszczędności. A pieniądze, które dotychczas były wydawane na tworzenie oraz obieg dokumentów papierowych, mogą być zagospodarowane w inny sposób. Ograniczenie papierowej dokumentacji nie tylko usprawnia procesy w organizacji, lecz także stwarza możliwości do lepszego lokowania kapitału.

Można zatem uznać, że wdrożenie polityki paperless rozwija biznes, gdyż uwalnia środki finansowe, które mogą być przeznaczone na inwestycje w projekty rozwojowe. Przedsiębiorstwa, które wdrożyły cyfrowy obieg dokumentów, odnotowują znaczące oszczędności wynikające z wyeliminowania:

• Konieczności drukowania tysięcy stron dokumentów,
• Tysięcy metrów papierowej dokumentacji podlegającej obowiązkowi archiwizacji,
• Czasochłonnej pracy z papierową dokumentacją,
• Powtarzalnych procesów analogowych, które nie są możliwe do zautomatyzowania.

Osoby zarządzające nowoczesnymi organizacjami są świadome rosnącego znaczenia innych, pozafinansowych korzyści, które klienci uwzględniają podczas dokonywania swoich wyborów. Do ich grona można zaliczyć doświadczenia klienta w trakcie obcowania z marką lub produktem, jak i wartości, którymi dana firma się kieruje. Równie ważna jest społeczna odpowiedzialność biznesu i wszelkiego rodzaju akcje dobroczynne.
Pomimo ogromnego wzrostu innowacyjności w niemalże każdym obszarze gospodarki, profesjonalna i miła obsługa wciąż pozostają zauważalnymi i, co ważne, docenianymi doświadczeniami przez klientów. Aby było to możliwe, konieczne jest zapewnienie dostępu do dokumentów, ich cyfrowy obieg czy wdrożenie podpisu elektronicznego. Kolejny raz wdrożenie modelu paperless dowodzi w firmie, że ograniczenie papierowej dokumentacji to coś więcej niż oszczędność na tuszu w drukarce i ilości kupowanych ryz papieru. Jak powiedział Jeff Bezos: „Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5% niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta”.

Przedsiębiorstwo, które wciąż korzysta wyłącznie z papierowej dokumentacji, może działać na niekorzyść firmy, jeśli chodzi o jej wizerunek, jak i ogólny poziom zwinności. Dokumentacja cyfrowa i elektroniczny obieg dokumentów dają możliwość zdobycia nowych klientów, poprawy jakości obsługi, czy zbudowania przewagi w procesie obsługi klientów. Jak również, kształtowania nowoczesnego i innowacyjnego przedsiębiorstwa.

Cyfrowe dokumenty, będące następstwem wdrożenia zasad paperless, ułatwiają procesy związane z obsługą klientów na każdym etapie. Zaczynając od przygotowania i przesłania oferty, katalogów, poprzez wzór umowy, a kończąc na elektronicznej fakturze i archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Wdrożenie systemu pracy opartego na rozwiązaniach paperless jest ogromną korzyścią dla całego przedsiębiorstwa. Korzyści te przekładają się wprost na policzalne efekty, takie jak:

• Redukcja kosztów,
• Szybszy czas obsługi klientów,
• Ograniczenie ryzyka błędów,
• Łatwy dostęp do dokumentacji,
• Automatyzacja procesów.

Warto pamiętać, że firma paperless prowadzi do mniej oczywistych i niepoliczalnych pozytywnych skutków. Takich jak, większe zadowolenie klientów, komfort korzystania ze stworzonych dokumentów i zebranych danych. Ponadto, większa wygoda pracy pracowników, czy ograniczenie niekorzystnego oddziaływania firmy na środowisko naturalne.

W zarządzaniu przedsiębiorstwem przydaje się wiele umiejętności. A jedną z nich jest dostrzeganie i wdrażanie rozwiązań ułatwiających pracę, prowadzących do wzrostu innowacyjności, a ostatecznie skutkujących rozwojem biznesu. Niezależnie od tego, czy Twój biznes działa w sektorze finansowym, medycznym, logistycznym, produkcyjnym, czy jakimkolwiek innym. Wdrożenie zasad paperless z pewnością przyczyni się do oszczędności w firmie i uwolni potencjał do dalszych działań związanych z transformacją cyfrową. Więcej o idei paperless przeczytasz tutaj.

fot. freepik.com