Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Digitalizacja dokumentacji – podobnie jak wiele innych przedsięwzięć IT wiąże się z ponoszeniem pewnego ryzyka, którego przezwyciężenie prowadzi do wielu korzyści wynikających z cyfryzacji procesów biznesowych. Jednak co można uznać za sukces? Zredukowanie ilości papierowej dokumentacji, oszczędności, a może usprawnienie procesów? Trudno wskazać jedną uniwersalną odpowiedź, niemniej jednak, digitalizacja dokumentacji ułatwia osiągniecie wielu, pozornie niepowiązanych ze sobą korzyści.

Spis treści

Zastąpienie dokumentacji papierowej postacią elektroniczną nie może być celem samym w sobie. Cele digitalizacji powinny być wcześniej zdefiniowane i najlepiej, gdy są możliwe do zmierzenia. Każde przedsiębiorstwo, czy organizacja decydujące się na wdrożenie systemu digitalizacji, kierują się zazwyczaj konkretnymi celami, które zamierzają osiągnąć.
Co ważne, wyparcie papierowej dokumentacji na rzecz narzędzi do digitalizacji i dokumentów w formacie pdf/word, to zbyt mało, by podejmować trud związany ze wdrożeniem elektronicznej dokumentacji. Poprzez automatyczną cyfryzację dokumentacji firmowej organizacja powinna dążyć do osiągnięcia różnych korzyści, które mogą być całkowicie odmienne od siebie. Typowymi przykładami takich celów są:
– Oszczędności,
– Usprawnienie procesów,
– Wdrażanie polityki eco – zmniejszenie śladu węglowego,
– Tworzenie wizerunku nowoczesnej, opartej na technologii firmy,
– Nowa kultura organizacyjna,
– Oszczędność czasu podczas realizacji cyklicznych i powtarzalnych czynności.

Kwestia optymalizacji kosztów poprzez wdrożenie systemu digitalizacji dokumentów jest przez wiele firm bagatelizowana. Najczęstszym przejawem takiej postawy jest zbyt powierzchowne i nie do końca zgodne z prawdą zestawienie kosztów. Wydatki związane z leasingiem drukarek, zakupu papieru do druku, a nawet wysyłki papierowej dokumentacji vs. wdrożenie narzędzi do digitalizacji dokumentów.
Taki obraz sytuacji nie oddaje w pełni panujących realiów, ponieważ nawet, gdy koszt uruchomienia rozwiązania do cyfryzacji dokumentacji jest wyższy, niż roczny koszt pozostania przy papierowej dokumentacji, to warto zwrócić uwagę na dwie kwestie.
Po pierwsze cena wdrożenia narzędzi do digitalizacji (system do elektronicznego obiegu dokumentów, nowe procesy, szkolenia, urządzenia takie jak długopis cyfrowy lub tablet do zbierania podpisów elektronicznych) jest wysoka jedynie w pierwszym rok implementacji rozwiązania. Koszt zakupu zwraca się wraz z kolejnymi miesiącami użytkowania, a cyfryzacja dokumentów prowadzi do innych mniej oczywistych oszczędności w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Po drugie koszty wynikające z utrzymania tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów sukcesywnie rosną, ze względu na wzrosty cen celulozy, energii, transportu, czy wynajmu drukarek.
Pogłębiona analiza kosztów pozwala wyciągnąć wnioski, które jednoznacznie wskazują, iż cyfrowy dokument jest tańszy. Poza oczywistymi kosztami związanymi z użytkowaniem drukarek warto uwzględnić takie czynniki, jak:
– Koszty przechowywania dokumentów – archiwizacja,
– Dłuższy czas realizacji procesów opierających się na papierowej dokumentacji,
– Brak możliwości automatyzacji cyklicznych działań,
– Koszty związane z niszczeniem papierowej dokumentacji.

Ograniczenie papierowej dokumentacji w ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzi także do zmiany kultury organizacji. Wdrożenie nowego systemu, opracowanie procedur zarządzania dokumentami, czy digitalizacja archiwum, będzie wymagało od pracowników:
– otwartości na zmiany,
– pobudzenia kreatywnego, innowacyjnego myślenia,
– pozytywnego nastawienia wobec nowych technologii,
– szkolenia z digitalizacji i obsługi nowych narzędzi pracy,
– umiejętności dzielenia się wiedzą i przekazywania jej innym współpracownikom.

Jak widać wdrożenie systemu digitalizacji dokumentów, oznacza również zmianę kultury organizacji, która będzie oddziaływać na cały proces cyfryzacji związany z realizacją strategii digitalizacji firmy. Wdrożenie digitalizacji dokumentów ma duże znaczenie w biznesie, ale jest tylko jednym spośród wielu kroków na ścieżce transformacji cyfrowej całego przedsiębiorstwa. Proces transformacji danych i ich wykorzystania w działaniach zarządczych, technologie wspierające obsługę klienta, proces produkcji, integracja systemów sprzedażowo – księgowych, czy bezpieczeństwo dokumentów i zawartych w nich danych, to kolejne wyzwania, z którymi przedsiębiorstwa muszą się zmierzyć w ramach transformacji cyfrowej firmy.

Systemy obiegu dokumentów, a właściwie ich unowocześnienie jest kolejnym celem, który przedsiębiorstwa mogą zrealizować poprzez odejście od papierowej dokumentacji. W zdecydowanej większości przedsiębiorstw pracownicy, jak i klienci, na co dzień obcują z tysiącami papierowych dokumentów, które są drukowane, wypełniane, podpisywane, kserowane, a na końcu skanowane i wprowadzane do archiwum.
Działania te mogą wydawać się archaiczne, szczególnie dziś, kiedy to podpis na tablecie jest czymś oczywistym. Podobnie jak e-recepta, e-skierowanie czy stale rozwijające się możliwości w ramach e-urzędu. Dlatego też digitalizacja dokumentacji biznesowej jest jednym z najłatwiejszych sposobów na optymalizację procesów i szybsze przetwarzanie danych. Koszty wdrożenia systemu obiegu dokumentów, narzędzi takich jak system IC Pen i urządzeń do automatycznej digitalizacji dokumentów są relatywnie niewielkim kosztem wobec znaczących korzyści ekonomicznych dla całego biznesu.
Współcześnie papierowe dokumenty mogą zostać łatwo zastąpione przez ich elektroniczne odpowiedniki, a dzięki implementacji systemu do zarządzania nimi, przesyłania, udostępniania oraz autoryzowania można ograniczyć papierologię.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i wyeliminowanie konieczności drukowania dokumentów, dla jednych będzie innowacją i sposobem na lepsze zarządzanie dokumentami. Jednak to samo rozwiązanie w innych obszarach gospodarki należy oceniać, jako dostosowanie się do obowiązujących standardów i oczekiwań klientów, gdyż elektroniczna dokumentacja i polityka paperless jest oczywistością.

Kwestia ochrony środowiska w kontekście korzyści z digitalizacji dokumentów budzi spore emocje. Wprawdzie zastąpienie podpisu na kartce papieru np. odręcznym podpisem biometrycznym na ekranie tabletu oznacza mniejsze zużycie papieru, ale…
Ale warto być świadomym, że wyprodukowanie urządzeń umożliwiających digitalizację (np. tabletów, komputerów, ekranów podpisu czy serwerów potrzebnych do przechowywania dokumentów) jest również niekorzystne dla środowiska naturalnego.
Równie niekorzystne oddziaływanie na środowisko naturalne generuje przemysł papierniczy na potrzeby, którego degraduje się olbrzymie obszary lasów, zanieczyszcza powietrze i zużywa wodę.

Mimo to wiele firm decyduje się na digitalizację w duchu ekologii, uważając, że zakup tabletów lub ekranów do zbierania cyfrowych podpisów jest mniej szkodliwy niż drukowanie kartek papieru, które po wypełnieniu i podpisaniu są przechowywane przez długi okres i później niszczone. Firmy te są przekonane, że urządzenia używane w procesie digitalizacji są wielokrotnego użytku przez wiele lat i służą do różnych zadań. Odpowiedź na postawione powyżej pytanie, czy zastosowanie digitalizacji jest eco, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Ale z całą pewnością implementacja systemu digitalizacji dokumentów wraz transformacja cyfrową firmy w sposób przemyślany i holistyczny pozwala na optymalne wykorzystanie wszystkich narzędzi i rozwiązań. Co więcej, oceniając, które rozwiązanie jest mniej szkodliwe dla środowiska naturalnego (papierowa dokumentacja czy elektroniczna dokumentacja) warto patrzeć na ogół procesów i czynności mających miejsce w alternatywnych rozwiązaniach. Dopiero taka wnikliwa analiza jest w stanie ocenić, czy proces digitalizacji w Twojej firmie jest rzeczywiście eco.

Digitalizacja dokumentacji jest procesem, który można uznać za przedsięwzięcie IT. Wobec tego należy spodziewać się występowania podobnych barier i przeszkód pojawiających się w trakcie adaptacji technologii w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Doszukując się dalszych podobieństw, można wskazać dwa zasadnicze zagrożenia tj.:
– zagrożeń dla harmonogramu projektu,
– zagrożeń dla budżetu projektu.

Tak więc, najważniejsze wyzwania, z którymi muszą się zmierzyć wszystkie firmy pragnące ograniczyć papierologię, są dość powszechne w świecie IT i można odpowiednio się do nich przygotować.

Przede wszystkim przekroczenie terminu projektu jest ryzykiem, którym może występować dość powszechnie. Przyczyn takiego stanu rzeczy należy się doszukiwać w trzech najczęściej występujących czynnikach:
– wydłużeniu prac programistycznych,
– przedłużającym się procesie dostaw i uruchomienia urządzeń,
– opóźnieniu w procesie szkolenia i wdrażania pracowników mających obsługiwać nowy system/urządzeń.

Każdy z tych zagrożeń występuje również w projektach, które są realizowane przez IC Solutions. Świadomość występowania tych zagrożeń w połączeniu z odpowiednim przewidywaniem oraz wyciąganiem wniosków z wcześniej zrealizowanych projektów pozwala minimalizować to niebezpieczeństwo.

Praktyka IC Solutions dowodzi, że najskuteczniejszymi metodami przeciwdziałania są:

– Precyzyjne określenie potrzeb na etapie przygotowywania projektu. W szczególności warto przeanalizować i szczegółowo określić potrzeby w tym konkretne funkcjonalności systemu, które muszą być stworzone lub rozwinięte. Pozwoli to lepiej osadzić cały proces w czasie i zaplanować odpowiednio dużo czasu na jego realizację.

– Działania wyprzedzające tzw. proaktywne, które mogą zakładać pojawienie się pewnych trudności oraz sposoby ich przezwyciężenia. Przejawem takiej postawy może być zakup z odpowiednim wyprzedzeniem urządzeń, które mają być wykorzystanie w trakcie digitalizowania dokumentacji. Innym dobrym przykładem postawy proaktywnej, jest uwzględnienie możliwości wdrożenia innego rodzaju urządzeń, które będą dostępne na rynku i które także pozwolą na wdrożenie systemu do digitalizacji dokumentacji zgodnie z harmonogramem.

– Ostatnim najczęściej występujących czynnikiem mogącym wpłynąć na opóźnienie projektu jest czynnik ludzki. Obawy, niechęć do zmian i nadmierna ostrożność wobec nowej technologii/urządzeń to powszechne zachowanie wśród pracowników i klientów, którzy są zazwyczaj użytkownikami zaimplementowanego rozwiązania IT. Jedyną skuteczną metodą przezwyciężenie tego negatywnego zjawiska jest właściwa komunikacja oraz edukacja. IC Solutions swoje wdrożenia opiera zazwyczaj na stacjonarnych szkoleniach, w trakcie których jest prezentowany sposób działania opracowanej technologii. Dodatkowo w trakcie takich szkoleń są rozwiązywane wszelkie wątpliwości oraz udzielane odpowiedzi.

Bez wątpienia drugim, najczęściej pojawiającym się zagrożeniom w trakcie realizacji projektów IT jest przekroczenie budżetu. Przyczyn stojących za dość powszechną sytuacją należy doszukiwać się w zbyt ogólnym planowaniu, który szczególnie na wczesnym etapie jest obarczony ryzykiem dużej powierzchowności analizowaniu problemów i zbyt optymistycznych założeniach.
Inną często spotykaną przyczyną przekroczenia budżetu jest niewłaściwie przeprowadzony audyt przedwdrożeniowy. Cały problem sprowadza się do tego, że firmy analizując swoje potrzeby, na podstawie których jest przygotowywana oferta nie uwzględniają innych procesów, które na późniejszym etapie, trakcie trwania wdrożenia chcieliby włączyć w obszar objęty digitalizacją. W sytuacji, gdy oferta została przygotowana pod konkretne określone przez zamawiającego kryteria, a w trakcie implementacji rozwiązania te kryteria zostają poszerzone jedynym rozwiązaniem pozostaje przekroczenie budżetu.
Proaktywne działanie, które znacząco redukuje możliwość wystąpienia takiej sytuacji sprowadza się w IC Solutions do aktywnego uczestnictwa na etapie:
– audytu przedwdrożeniowego,
– szerokich konsultacji i omawiania różnych możliwości wdrożenia adekwatnych rozwiązań,
– dzielenia się najlepszymi praktykami know-how.

Następstwem tego jest lepsze poznanie procesów, działa oraz całego workf-flow związanego z tworzeniem oraz obiegiem dokumentacji. W konsekwencji zdobyta wiedza umożliwia stworzenie spersonalizowanej oferty, która pozwoli zrealizować projekt w ramach ustalonego budżetu, a przy tym objąć wszystkie/lub najważniejsze elementy funkcjonowania organizacji procesem digitalizacji.

Na koniec warto podkreślić, iż. ryzyko przekroczenia budżetu może być determinowane również przez te same czynniki, które wpływają na opóźnienie całego harmonogramu projektu, o których była mowa we wcześniejszym punkcie. Tak więc łatwo można wyciągnąć wniosek, że podstawą udanego projektu wdrożeniowego jest ograniczanie wyzwań i zagrożeń, poprzez odpowiednie planowanie i analizowanie potrzeb. Pomyślne wdrożenie systemu digitalizacji w dużej mierze jest uzależnione od właściwego planowania, a następnie realizacji tego planu zgodnie z harmonogramem.

Punktem wyjścia dla firm wdrażających cyfrowe dokumenty powinno być osiągnięcie sprecyzowanych celów, a nie zmiana dla samej zmiany. Digitalizacja dokumentacji, a jej następstwie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pobudza do kreatywnego myślenia, poszukiwania innowacyjnych pomysłów i nowych rozwiązań.
Jeśli wypełnienie, a następnie podpisanie umowy, protokołów, wniosków itp. może odbywać się bez drukowania dokumentów, to oznacza, że wiele podobnych procesów również może ulec zmianie (przejść transformację cyfrową).
Takie wnioskowanie zazwyczaj następuje bezwiednie i bez większej koordynacji ze strony osób zarządzających przedsiębiorstw. Wraz z zaadoptowaniem rozwiązania do cyfryzacji dokumentów pojawia się nowa “zdolność” do poszukiwania innych innowacyjnych, opartych na nowoczesnej technologii, rozwiązań, które zdigitalizują inne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.
W ten sposób stopniowo kształtuje się nowa kultura organizacyjna, która jest w większym stopniu nastawiona na transformację cyfrową. Zmiany te mogą wpływać na:
– oszczędności,
– usprawnienie procesów,
– większa efektywność zarządzania,
– budowanie nowych wartości firmy,
– tworzenia lepszych doświadczeń klientów,
– integrację systemów,
– bezpieczeństwo dokumentów i danych,
– zmiany sposobu w jaki przedsiębiorstwo jest postrzegane przez klientów i cały rynek.

Tak więc by mówić o korzyściach digitalizacji i następstwach związanym z wdrożeniem systemu digitalizacji dokumentacji należy odnieść się również do mniej oczywistych rezultatów skutkujących zmianą kultury całego przedsiębiorstwa. A stąd tylko jeden krok od optymalizacji kosztów, usprawnienia procesów w innych obszarach funkcjonowania firmy by ostatecznie osiągnąć proces transformacji cyfrowej firmy, co ma ogromne znaczenie w biznesie.

Tradycyjny obieg dokumentów jest dziś mało efektywny i generuje co raz więcej kosztów. Cyfryzacja procesów związanych z tworzeniem, obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów jest kluczem do kontroli informacji, bezpieczeństwa oraz lepszego zarządzania i podejmowania decyzji. Praktyczne korzyści wynikające z zastąpienia tradycyjnego obiegu dokumentów formą cyfrową, które zostały opisane powyżej, są oczywiste. Tak samo jak oczywiste są wyzwania związane z procesem digitalizacji.
Mimo to digitalizacji dokumentacji przynosi tak wiele korzyści dla przedsiębiorców, że trudno jest się jej oprzeć.
Wdrożenie digitalizacji można oceniać również przez pryzmat niemierzalnych korzyści i zdobytej wiedzy. Jeśli proces implementacji został prawidłowo zrealizowany, a pracownicy firmy zostali w niego zaangażowani, to wówczas efektem jest również kształtowanie się nowych modeli pracy. Jak również, zmiany sposobu rozwiązywania problemów, czy też większa otwartość na wykorzystywanie nowinek technologicznych wiążących się z rewolucyjnymi zmianami wielu procesów. Konsekwencją tego jest transformacja kultury przedsiębiorstwa, co w obecnych czasach ma kolosalne znaczenie w biznesie.

fot. freepik.com