Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Digitalizacja dokumentacji – podobnie jak wiele innych przedsięwzięć IT – wiąże się z ponoszeniem pewnego ryzyka, którego przezwyciężenie oznacza sukces. Jednak co można uznać za sukces? Zredukowanie ilości papierowej dokumentacji, oszczędności, a może usprawnienie procesów? Trudno wskazać jedną uniwersalną odpowiedź, niemniej jednak digitalizacja dokumentacji ułatwia osiągniecie wielu, pozornie nie powiązanych ze sobą korzyści.

Spis treści

Zastąpienie dokumentacji papierowej postacią elektroniczną nie powinno być celem samym w sobie. Każde przedsiębiorstwo czy organizacja decydujące się na digitalizację dokumentacji, kierują się zazwyczaj konkretnymi celami, które zamierzają osiągnąć.
Co ważne, wyparcie papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych urządzeń i dokumentów w formacie pdf/word, to zbyt mało, by podejmować trud związany z digitalizacją. Poprzez digitalizację, każda firma może dążyć do osiągnięcia różnych celów, które mogą być całkowicie odmienne od siebie. Typowymi przykładami takich celów są:
– Oszczędności,
– Usprawnienie procesów,
– Wdrażanie polityki eco – zmniejszenie śladu węglowego,
– Tworzenie wizerunku nowoczesnej, opartej na technologii firmy.

Kwestia optymalizacji kosztów przez wiele firm jest bagatelizowana. Przykładem tego jest zbyt powierzchowne i nie do końca zgodne z prawdą zestawienie kosztów związany z leasingiem drukarek, zakupu papieru do druku, a nawet wysyłki papierowej dokumentacji vs. wdrożenie systemu oraz zakupu urządzeń do digitalizacji.
Taki obraz sytuacji nie jest jednak spójny i nie oddaje w pełni panujących realiów, ponieważ nawet, gdy koszt uruchomienia rozwiązania do cyfryzacji dokumentacji jest wyższy, niż roczny koszt pozostania przy papierowej dokumentacji, to warto zwrócić uwagę na dwie kwestie.
Po pierwsze cena wdrożenia systemu do digitalizacji jest wysoka jedynie w pierwszym rok implementacji rozwiązania, a koszt zakupu zwraca się w raz z kolejnymi miesiącami użytkowania.
Po drugie koszty wynikające z utrzymania tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów sukcesywnie rosną, ze względu na wzrosty cen celulozy, energii, transportu etc.
Pogłębiona analiza kosztów pozwala wyciągnąć wnioski, które jednoznacznie wskazują, iż cyfrowy dokument jest tańszy. Poza oczywistymi kosztami związanymi z użytkowaniem drukarek, warto uwzględnić takie czynniki, jak:
– Koszty przechowywania dokumentów – archiwizacja,
– Dłuższy czas realizacji procesów opierających się na papierowej dokumentacji,
– Brak możliwości automatyzacji cyklicznych działań,
– Koszty związane z niszczeniem papierowej dokumentacji.

Ograniczenie papierowej dokumentacji w ramach funkcjonowania organizacji prowadzi także do zmiany jej wewnętrznej kultury. Nabycie nowego systemu, którego wykorzystanie wiąże się często z wprowadzeniem do codziennej pracy nowych urządzeń, będzie wymagało od pracowników:
– Otwartości na zmiany,
– Pobudzenia kreatywnego, innowacyjnego myślenia,
– Pozytywnego nastawienia wobec nowych technologii,
– Zdobywania doświadczenia wynikającego z wdrożenia nowych narzędzi i umiejętności posługiwania się nimi,
– Umiejętności dzielenia się wiedzą i przekazywania jej innym współpracownikom.

Jak widać, digitalizacja dokumentacji oznacza także zmianę kulturową organizacji, która może ułatwić realizację kolejnych kroków na ścieżce transformacji cyfrowej całego przedsiębiorstwa.
W wyniku zrealizowanego projektu wdrożeniowego, dochodzi zazwyczaj do zmiany kultury przedsiębiorstwa w kierunku większej kreatywności i elastyczności całej organizacji. Następstwem tego jest łatwiejsze budowanie przewagi na rynku oraz konkurowania z innymi uczestnikami rynku.

Może zainteresuje Cię również:

Jak paperless rozwija biznes?

Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm 

Transformacja cyfrowa. Nie tylko zyski się liczą

Optymalizacja procesów, a właściwie ich unowocześnienie jest kolejnym celem, który firmy mogą zrealizować poprzez odejście od papierowej dokumentacji. W zdecydowanej większości przedsiębiorstw pracownicy jak i klienci na co dzień obcują z tysiącami papierowych dokumentów, które są drukowane, wypełniane, podpisywane, kserowane, a na końcu skanowane.
Działania te mogą wydawać się archaiczne, szczególnie dziś, kiedy to podpis na tablecie (link) jest czymś oczywistym. Podobnie jak e-recepta, e-skierowanie czy stale rozwijające się możliwości w ramach e-urzędu.
Dlatego też cyfryzacja jest jednym z najłatwiejszych sposobów na optymalizację procesów. Dla innych organizacji wyeliminowanie konieczności drukowania i tradycyjnego podpisywania dokumentów będzie działaniem, które pozwoli im dostosować się do obowiązujących standardów lub oczekiwań klientów.

Kwestia ochrony środowiska w kontekście digitalizacji dokumentacji budzi spore emocje. Wprawdzie zastąpienie podpisu na kartce papieru np. odręcznym podpisem biometrycznym na ekranie tabletu oznacza mniejsze zużycie papieru, ale…
Ale warto być świadomym, że wyprodukowanie urządzeń umożliwiających digitalizację (np. tabletów, komputerów, ekranów podpisu czy serwerów potrzebnych do przechowywania dokumentów) jest również niekorzystne dla środowiska naturalnego. Podobnie jak przemysł papierniczy na potrzeby, którego degraduje się olbrzymie obszary lasów, zanieczyszcza powietrze i zużywa wodę.
Mimo to wiele firm decyduje się na digitalizację w duchu ekologii, uważając, że zakup tabletów lub ekranów do zbierania cyfrowych podpisów jest mniej szkodliwy niż drukowanie kartek papieru, które po wypełnieniu i podpisaniu są przechowywane przez długi okres i później niszczone. Firmy te są przekonane, że urządzenia używane w procesie digitalizacji są wielokrotnego użytku przez wiele lat i służą do różnych zadań.

Digitalizacja dokumentacji jest procesem, który można uznać za przedsięwzięcie IT. Wobec tego należy spodziewać się występowania podobnych barier i przeszkód pojawiających się w trakcie adaptacji technologii służącej digitalizacji dokumentacji. Doszukując się dalszych podobieństw można wskazać dwa zasadnicze zagrożenia tj.:
– Zagrożeń dla harmonogramu projektu,
– Zagrożeń dla budżetu projektu.

Przede wszystkim przekroczenie terminu projektu jest ryzykiem, którym może występować dość powszechnie. Przyczyn takiego stanu rzeczy należy się doszukiwać w trzech najczęściej występujących czynnikach:
– Wydłużeniu prac programistycznych,
– Przedłużającym się procesie dostaw i uruchomienia urządzeń,
– Opóźnieniu w procesie szkolenia i wdrażania pracowników mających obsługiwać nowy system/urządzeń.

Każdy z tych zagrożeń występuje również w projektach, które są realizowane przez IC Solutions. Świadomość występowania tych zagrożeń w połączeniu z odpowiednim przewidywaniem oraz wyciąganiem wniosków z wcześniej zrealizowanych projektów pozwala minimalizować to niebezpieczeństwo.
Praktyka IC Solutions dowodzi, że najskuteczniejszymi metodami przeciwdziałania są:

– Precyzyjne określenie potrzeb na etapie przygotowywania projektu. W szczególności warto przeanalizować i szczegółowo określić potrzeby w tym konkretne funkcjonalności systemu, które muszą być stworzone lub rozwinięte. Pozwoli to lepiej osadzić cały proces w czasie i zaplanować odpowiednio dużo czasu na jego realizację.

– Działania wyprzedzające tzw. proaktywne, które mogą zakładać pojawienie się pewnych trudności oraz sposoby ich przezwyciężenia. Przejawem takiej postawy może być zakup z odpowiednim wyprzedzeniem urządzeń, które mają być wykorzystanie w trakcie digitalizowania dokumentacji. Innym dobrym przykładem postawy proaktywnej jest uwzględnienie możliwości wdrożenia innego rodzaju urządzeń, które będą dostępne na rynku i które także pozwolą na wdrożenie systemu do digitalizacji dokumentacji zgodnie z harmonogramem.

– Ostatnim najczęściej występujących czynnikiem mogącym wpłynąć na opóźnienie projektu jest czynnik ludzki. Obawy, niechęć do zmian i nadmierna ostrożność wobec nowej technologii/urządzeń to powszechne zachowanie wśród pracowników i klientów, którzy są zazwyczaj użytkownikami zaimplementowanego rozwiązania IT. Jedyną skuteczną metodą przezwyciężenie tego negatywnego zjawiska jest właściwa komunikacja oraz edukacja. IC Solutions swoje wdrożenia opiera zazwyczaj na stacjonarnych szkoleniach, w trakcie których jest prezentowany sposób działania opracowanej technologii. Dodatkowo w trakcie takich szkoleń są rozwiązywane wszelkie wątpliwości oraz udzielane odpowiedzi.

Bez wątpienia drugim, najczęściej pojawiającym się zagrożeniom w trakcie realizacji projektów IT jest przekroczenie budżetu. Przyczyn stojących za dość powszechną sytuacją należy doszukiwać się w zbyt ogólnym planowaniu, który szczególnie na wczesnym etapie jest obarczony ryzykiem dużej powierzchowności analizowaniu problemów i zbyt optymistycznych założeniach.
Inną często spotykaną przyczyną przekroczenia budżetu jest niewłaściwie przeprowadzony audyt przedwdrożeniowy. Cały problem sprowadza się do tego, że firmy analizując swoje potrzeby, na podstawie których jest przygotowywana oferta nie uwzględniają innych procesów, które na późniejszym etapie, trakcie trwania wdrożenia chcieliby włączyć w obszar objęty digitalizacją. W sytuacji, gdy oferta została przygotowana pod konkretne określone przez zamawiającego kryteria, a w trakcie implementacji rozwiązania te kryteria zostają poszerzone jedynym rozwiązaniem pozostaje przekroczenie budżetu.
Proaktywne działanie, które znacząco redukuje możliwość wystąpienia takiej sytuacji sprowadza się w IC Solutions do aktywnego uczestnictwa na etapie:
– Audytu przedwdrożeniowego,
– Szerokich konsultacji i omawiania różnych możliwości wdrożenia adekwatnych rozwiązań,
– Dzielenia się najlepszymi praktykami know-how

Następstwem tego jest lepsze poznanie procesów, działa oraz całego workf-flow związanego z tworzeniem oraz obiegiem dokumentacji. W konsekwencji zdobyta wiedza umożliwia stworzenie spersonalizowanej oferty, która pozwoli zrealizować projekt w ramach ustalonego budżetu, a przy tym objąć wszystkie/lub najważniejsze elementy funkcjonowania organizacji digitalizacją.
Na koniec warto podkreślić, iż. ryzyko przekroczenia budżetu może być determinowane również przez te same czynniki, które wpływają na opóźnienie całego harmonogramu projektu, o których była mowa we wcześniejszym punkcie. Tak więc łatwo można wyciągnąć wniosek, że podstawą udanego projektu wdrożeniowego jest ograniczanie wyzwań i zagrożeń poprzez odpowiednie planowanie i analizowanie potrzeb.

Punktem wyjścia dla firm wdrażających cyfrowe dokumenty powinno być osiągnięcie sprecyzowanych celów, a nie zmiana dla samej zmiany. Digitalizacja dokumentacji pobudza do kreatywnego myślenia, poszukiwania innowacyjnych pomysłów i nowych rozwiązań. Jeśli wypełnienie, a następnie podpisanie umowy, protokołów, wniosków itp. może odbywać się bez drukowania dokumentów, to oznacza, że wiele podobnych procesów również może ulec zmianie (przejść transformację cyfrową).
Takie wnioskowanie zazwyczaj następuje bezwiednie i bez większej koordynacji ze strony osób zarządzających przedsiębiorstw. Wraz z zadoptowaniem rozwiązania do cyfryzacji dokumentów pojawia się nowa “zdolność” do poszukiwania innych innowacyjnych, opartych na nowoczesnej technologii rozwiązań, które zdigitalizują inne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.
W ten sposób stopniowo kształtuje się nowa kultura organizacji, która jest w większym stopniu nastawiona na transformację cyfrową. Zmiany te mogą wpływać na:
– Oszczędności,
– Optymalizację pracy,
– Automatyzację procesów,
– Budowanie nowych wartości firmy,
– Tworzenia lepszych doświadczeń klientów,
– Zmiany sposobu w jaki przedsiębiorstwo jest postrzegane przez klientów i cały rynek.

Tak więc by mówić o korzyściach i następstwach związanym z wdrożeniem systemu do digitalizacji dokumentacji należy odnieść się również do mniej oczywistych rezultatów skutkujących zmianą kultury całego przedsiębiorstwa.

Efektem digitalizacji dokumentacji może być tak oczywista redukcja kosztów czy realizacja celów związanych z ograniczeniem śladu węglowego wytwarzanego przez przedsiębiorstwo. Na następstwa digitalizacji można również patrzeć przez pryzmat nie mierzalnych korzyści i zdobytej wiedzy. Jeśli proces implementacji został prawidłowo zrealizowany, a pracownicy firmy zostali w niego zaangażowani, to wówczas efektem jest również kształtowanie się nowych modeli pracy, zmiany sposobu rozwiązywania problemów, czy też większa otwartość na wykorzystywanie nowinek technologicznych wiążących się z rewolucyjnymi zmianami wielu procesów.

fot. stock.adobe.com