Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia

Wdrożenie elektronicznego podpisu na tablecie, a co za tym idzie – digitalizacji dokumentacji i sygnowania niesie ze sobą zupełnie nowe możliwości dla przedsiębiorstw. Zmiany te wymagają nie tylko planu dotyczącego najbardziej optymalnego wykorzystania rozwiązania w organizacji, ale również opracowania strategii całego wdrożenia. Nowa technologia, to nowe możliwości, a często również zniesienie pewnych barier, który istniały wcześniej, dlatego też pojawienie się elektronicznej dokumentacji stymuluje do podjęcia nowych działań, których realizacja wymaga wcześniejszego opracowania strategii biznesowej.
Wyobraź sobie sytuację, w której to sprzedawana przez Ciebie usługa lub produkt wymaga wypełnienia i podpisania umowy przez klienta na papierze. Następnie, dokument ten należy zeskanować i wprowadzić do systemu, co z kolei prowadzi do rozpoczęcia jakiegoś procesu (np. start usługi wykupionej przez klienta). Mając do dyspozycji podpis na tablecie, możesz skrócić ten cykl, wystarczy odpowiednio przygotowany dokument i tablet z aktywnym rysikiem, który zapewni ważność prawną podpisu klienta. Dzięki digitalizacji, niezwłocznie po podpisaniu umowy możesz ją przesłać wewnętrznym systemem i od razu rozpocząć proces – wykupioną usługę lub dostawę zakupionego towaru.
Takie zmiany rodzą nowe możliwości, na przykład wejścia ze swoim produktem/usługą na inne rynki, świadczenia zupełnie innych usług/sprzedaży produktów, a nawet budowania nowej wartości biznesu, jaką jest lepsza obsługa klienta.

Natychmiastowa, a w dodatku ważna prawnie digitalizacja dokumentów sama w sobie może być postrzegana przez przedsiębiorstwa jako dużo krok na przód, ale czy to wszystko? Nie warto zadowalać się przeciętnością. Dzięki wdrożeniu podpisu na tablecie, Twoja firma może kreować wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa, otwartego na technologię i co ważne – potrafiącego we właściwy sposób wykorzystać ją w pracy.
Celem digitalizacji dokumentów poprzez wdrożenie podpisu elektronicznego nie powinna być sama technologia, a płynące z niej korzyści – zarówno te oczywiste (oszczędność, ekologia, automatyzacja), jak i te mniej oczywiste, które stworzą wartość dodaną.
Wyobraź sobie sytuację, w której to kierujesz wypożyczalnią luksusowych samochodów, a klient, który przychodzi wynająć samochód na weekend – musi podpisać czterostronicową umowę, a na koniec zabrać jedną wersję ze sobą na wypadek niespodziewanych problemów. Czy nie byłoby miłą odmianą i czymś unikatowym w skali funkcjonowania całej branży, gdyby Twój klient pojawił się w biurze by odebrać kluczyki do wcześniej wybranego samochodu, a kwestie formalne sprowadzałyby się jedynie do złożenia kilku podpisów na ekranie tabletu?

Wdrożenie podpisu na tablecie nie kończy się na kupieniu kilku tabletów i integracji nowego systemu z Twoim korowym systemem (np. CRM, ERP). Wprowadzenie nowej technologii, która ograniczy proces tworzenia oraz obiegu dokumentacji oznacza nie tylko zmianę pewnych procesów czy ich automatyzację. Digitalizacja dokumentacji jest często dla wielu firm pierwszym przystankiem na drodze do pełnej transformacji cyfrowej, dlatego też ważnym jest, aby możliwie jak najlepiej wykorzystać wdrożenie elektronicznej dokumentacji. Należy mieć tutaj na uwadze nie tylko wszystkie działania związane z dokumentacją, ale także okazję do zbudowania wiedzy oraz nabycia doświadczenia w temacie wdrażania i rozwijania technologii. Pojawienie się cyfrowej dokumentacji ściśle związanej z nowoczesną technologią, powinno skłaniać pracowników do rozwijania proaktywnych zachowań, które będą nastawione na kreatywne rozwiązywanie problemów, poszukiwanie innych, innowacyjnych narzędzi, które usprawnią lub też zrewolucjonizują tradycyjne procesy. Planowanie zmian w przedsiębiorstwie powinno również uwzględniać możliwość zmierzenia się i przezwyciężenia oporu, niechęci, a nawet jawnego negowania wdrażanej technologii po stronie pracowników. Takie zachowania również mogą się pojawić, dlatego planowanie zmian musi zakładać konieczność pokonania tych trudności na przykład poprzez:
– Przeprowadzanie szkoleń pracowników,
– Omówienie pełnego procesu wdrożenia i wsparcia, na które mogą liczyć pracownicy,
– Przedstawienie powodów, dla których technologia jest wdrażana,
– Wskazania korzyści, których bezpośrednio doznają pracownicy w wyniku korzystania z nowych rozwiązań.

Może zainteresuje Cię również:

Dlaczego podejście paperless jest dobre dla Twojej firmy? Poznaj 4 powody

Jak digitalizować dokumenty? Cele, potrzeby, możliwości

Podpis podpisowi nie równy. To stwierdzenie można rozważać zarówno w odniesieniu do graficznego znaku, jak i do technologii, która może służyć do jego zdigitalizowania.
Wybór najlepszego dostawcy oferującego podpis elektroniczny na tablecie z punktu widzenia przedsiębiorstwa powinno być najważniejszym zadaniem, które rzutuje na powodzenie całego przedsięwzięcia zarówno w kontekście finansowym, użytkowym, ważnym prawnie, jak i rozwoju biznesu. Wobec tego jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwania firm oferujących cyfryzację dokumentów należy ustalić kryteria wyboru, którymi osoby decyzyjne powinny się kierować. Za takie kryteria z pewnością trzeba uznać:
– Ważność prawną,
– Sposobu digitalizacji (urządzenia, system, ewentualne integracje, rozwój systemu),
– Doświadczenie dostawcy w podobnej, a najlepiej takiej samej branży,
– Referencje,
– Zaufanie do firmy,
– Bezpieczeństwo technologii i jej zabezpieczenia.

Spośród wszystkich wyżej wymienionych kryteriów, na szczególną uwagę zasługują trzy pierwsze. Przede wszystkim ważność prawna podpisu na tablecie może być różna i zależeć podstawy prawnej, która może regulować sposób podpisywania konkretnych dokumentów lub od wcześniejszych ustaleń między stronami podpisującymi np. umowę lub protokół. Zatem ustalenia “stopnia ważności” składanego na ekranie podpisu jest fundamentalne dla całego procesu wdrożenia takie rozwiązania.

Po drugie, sposób digitalizacji, czyli: metoda oraz urządzenia służące do digitalizacji dokumentacji. Dokumenty mogą być digitalizowane za pośrednictwem bramek autoryzacyjnych, kooperacji z dostawcami bankowości elektronicznej, urządzeń typu tablet, długopis cyfrowy, czy ekran podpisu. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety oraz pewne ograniczenia.

Za trzeci czynnik, który powinien mieć kluczowe znaczenie dla wyboru dostawcy, uznać powinno się doświadczenie firmy. Jeśli firma realizowała wcześniej podobne projekty i może pochwalić się udaną realizacją swojej technologii w konkurencyjnym przedsiębiorstwie, to istnieje niewielkie ryzyko, iż wybrany dostawca technologii nie wywiąże się ze swoich zobowiązań. Zatem można wnioskować, że podpis na tablecie jako kompleksowe rozwiązanie IT będzie działać. 

Podpis na tablecie jest rozwiązaniem, które może pomóc w budowaniu przewagi konkurencyjnej, tworzeniu lepszych doświadczeń dla klientów, czy wreszcie usprawnieniu czasochłonnych i kosztownych procesów. Osiągniecie takich rezultatów wymaga między innymi odpowiedniego postępowania zarówno na wczesnym etapie rozpatrywania możliwości wdrożenia takiej technologii, jej adoptowania do realiów przedsiębiorstwa, jak i użytkowania i rozwijania już po wdrożeniu. Powyższe punkty w pełni nie odnoszą się do wszystkich zasad i czynników, które warto uwzględniać w momencie przechodzenia transformacji od papierowej dokumentacji na rzecz jej cyfrowego odpowiednika. Cztery powyższe punkty stanowią jedynie próbę zasygnalizowania pewnych obszarów, których warto być świadomym w całym procesie wdrażania cyfrowej dokumentacji oraz podpisu elektronicznego na tablecie.

fot. stock.adobe.com