Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia

Korzystanie z podpisu na tablecie pozwala firmom osiągnąć wiele. By to było jednak możliwe przedsiębiorstwa muszą zadbać o jak najlepszy proces wdrożenia.

Łukasz Mejza 28 września, 2023

Przedstawione poniżej 4 kroki do szybkiego wdrożenia podpisu na ekranie tabletu nie stanowią odpowiedzi na wszystkie pytania i nie zawierają wyczerpującego zbioru wskazówek, jak powinno przebiegać wdrożenie podpisu elektronicznego. Mimo to, poniższy tekst należy traktować jako zbiór wskazówek i praktycznych rad będących efektem wieloletniego doświadczenia firmy IC Solutions w procesie wdrażania podpisu biometrycznego w sektorze publicznym i prywatnym.

1. Elektronicznie podpisywane dokumenty i strategia biznesowa

Wdrożenie elektronicznego podpisu na tablecie, a co za tym idzie – digitalizacja dokumentacji i sygnowanie, niesie ze sobą zupełnie nowe możliwości dla przedsiębiorstw. Zmiany te wymagają nie tylko planu dotyczącego najbardziej optymalnego wykorzystania rozwiązania w organizacji, ale również opracowania strategii całego wdrożenia. Nowa technologia to nowe możliwości, a często również zniesienie pewnych barier, które istniały wcześniej, dlatego też pojawienie się elektronicznej dokumentacji stymuluje do podjęcia nowych działań, których realizacja wymaga wcześniejszego opracowania strategii biznesowej. Zdalne podpisywanie dokumentów może posłużyć jako proste i przydatne narzędzie w budowaniu przewagi konkurencyjnej opartej na optymalizacji procesów, lepszej obsłudze klienta, czy też realizacji działań wpisujących się w firmę paperless.

Wyobraź sobie sytuację, w której sprzedawana przez Ciebie usługa lub produkt wymaga wypełnienia i podpisania umowy przez klienta na papierze. Następnie dokument ten należy zeskanować i wprowadzić do systemu, co z kolei prowadzi do rozpoczęcia jakiegoś procesu (np. start usługi wykupionej przez klienta). Mając do dyspozycji podpis na tablecie, możesz skrócić ten cykl, wystarczy odpowiednio przygotowany dokument i tablet z aktywnym rysikiem, który zapewni ważność prawną podpisu klienta. Dzięki digitalizacji, niezwłocznie po podpisaniu umowy możesz ją przesłać wewnętrznym systemem i od razu rozpocząć proces – wykupioną usługę lub dostawę zakupionego towaru.
Takie zmiany rodzą nowe możliwości, na przykład wejście ze swoim produktem lub usługą na inne rynki, świadczenie zupełnie innych usług czy sprzedaż produktów, a nawet budowanie nowej wartości biznesu, jaką jest większe bezpieczeństwo danych.

2. Skorzystaj z pełnego potencjału jaki daje technologia cyfrowa

Natychmiastowa, a dodatkowo ważna prawnie digitalizacja dokumentów, zgodna z rozporządzeniem eIDAS, może być postrzegana przez przedsiębiorstwa jako znaczący krok naprzód, ale czy to wszystko? Nie warto zadowalać się przeciętnością. Dzięki wdrożeniu podpisu na tablecie, Twoja firma może kreować wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa, otwartego na technologię, co ważne – potrafiącego we właściwy sposób ją wykorzystać w pracy.
Celem digitalizacji dokumentów poprzez wdrożenie podpisu elektronicznego nie powinna być sama technologia, lecz płynące z niej korzyści – zarówno te oczywiste (oszczędność, ekologia, automatyzacja), jak i te mniej oczywiste, które tworzą wartość dodaną.
Wyobraź sobie sytuację, w której kierujesz wypożyczalnią luksusowych samochodów, a klient, który przychodzi wynająć samochód na weekend, musi podpisać czterostronicową umowę, a na koniec zabrać jedną wersję ze sobą na wypadek niespodziewanych problemów. Czy nie byłoby miłą odmianą i czymś unikatowym w skali funkcjonowania całej branży, gdyby Twój klient pojawił się w biurze, aby odebrać kluczyki do wcześniej wybranego samochodu, a kwestie formalne sprowadzały się jedynie do złożenia kilku podpisów na ekranie tabletu?
Elektroniczne podpisywanie dokumentów znajduje zastosowanie w wielu obszarach naszego życia, począwszy od pozornie nieistotnych i cyklicznych czynności, takich jak potwierdzenie odbioru listu od listonosza, a skończywszy na elektronicznych zgodach medycznych i zawieraniu ważnych umów z kontrahentami.

Zobacz:

3. Jak się przygotować na wdrożenie technologii cyfrowej w firmie?

Wdrożenie podpisu na tablecie nie kończy się na kupnie kilku tabletów i integracji nowego systemu z Twoim głównym systemem (np. CRM, ERP). Wprowadzenie nowej technologii, która ogranicza proces tworzenia oraz obiegu dokumentacji, oznacza nie tylko zmianę pewnych procesów czy ich automatyzację. Digitalizacja dokumentacji jest często dla wielu firm pierwszym przystankiem na drodze do pełnej transformacji cyfrowej, dlatego też ważne jest, aby możliwie jak najlepiej wykorzystać wdrożenie elektronicznej dokumentacji. Należy mieć na uwadze nie tylko wszystkie działania związane z autoryzacją dokumentów i przepływem dokumentów elektronicznych, ale także okazję do zbudowania wiedzy oraz nabycia doświadczenia w temacie wdrażania i rozwijania technologii.
Pojawienie się cyfrowej dokumentacji ściśle związanej z nowoczesną technologią powinno skłaniać pracowników do rozwijania proaktywnych zachowań, które będą nastawione na kreatywne rozwiązywanie problemów i poszukiwanie innowacyjnych narzędzi, które usprawnią lub zrewolucjonizują tradycyjne procesy. Planowanie zmian w przedsiębiorstwie powinno również uwzględniać możliwość zmierzenia się z oporem, niechęcią, a nawet jawnym negowaniem wdrażanej technologii ze strony pracowników. Takie zachowania również mogą się pojawić, dlatego planowanie zmian musi zakładać konieczność pokonania tych trudności, na przykład poprzez:

– Przeprowadzanie szkoleń pracowników,

– Omówienie pełnego procesu wdrożenia i wsparcia, na które mogą liczyć pracownicy,

– Przedstawienie powodów, dla których technologia jest wdrażana,

– Wskazanie korzyści, które bezpośrednio odczują pracownicy w wyniku korzystania z nowych rozwiązań.

Technologia cyfrowa stwarza warunki do pokonywania wielu barier na drodze do rozwoju biznesu, ale by było to możliwe, konieczne jest właściwe zaplanowanie zmian. W praktyce sprowadza się to do określenia celów, ich priorytyzacji, ustalenia harmonogramu, zespołu odpowiedzialnego za realizację tego procesu, czyli zbudowanie strategii transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

4. Dostawca podpisu elektronicznego

Podpis złożony elektronicznie nie oznacza automatycznie, że jest on ważny prawnie. Aby był ważny, musi być zgodny z rozporządzeniem eIDAS. Zaawansowany podpis elektroniczny, podpis kwalifikowany oraz własnoręczny podpis biometryczny to tylko przykłady różnych rozwiązań, które mogą być dostosowane do potrzeb organizacji i wymagań prawnych w procesie digitalizacji dokumentacji. W rzeczywistości różne podpisy mają różne zastosowania. To stwierdzenie można rozpatrywać zarówno w kontekście graficznego znaku, jak i technologii służącej do jego zdigitalizowania.
Wybór najlepszego dostawcy podpisu elektronicznego na tablecie powinien być priorytetem dla przedsiębiorstwa, gdyż wpływa na sukces całego przedsięwzięcia zarówno w kontekście finansowym, użytkowym, prawnym, jak i rozwoju biznesu. Dlatego przed rozpoczęciem poszukiwań firm oferujących cyfryzację dokumentów należy ustalić kryteria wyboru. Do najważniejszych należą:

– Ważność prawna,

– Metoda digitalizacji (urządzenia, system, ewentualne integracje, rozwój systemu),

– Doświadczenie dostawcy w podobnej lub tej samej branży,

– Referencje,

– Zaufanie do firmy,

– Bezpieczeństwo technologii i jej zabezpieczenia.

Spośród wszystkich wymienionych kryteriów, szczególną uwagę zasługują trzy pierwsze. Ważność prawna podpisu na tablecie może różnić się w zależności od podstaw prawnych regulujących sposób podpisywania określonych dokumentów lub od wcześniejszych ustaleń między stronami, na przykład przy podpisywaniu umowy lub protokołu. Ustalenie „stopnia ważności” podpisu jest kluczowe dla całego procesu wdrożenia rozwiązania.

Po drugie, sposób digitalizacji, czyli metoda i urządzenia używane do digitalizacji dokumentacji. Dokumenty mogą być digitalizowane za pośrednictwem bramek autoryzacyjnych, w kooperacji z dostawcami bankowości elektronicznej, za pomocą urządzeń takich jak tablety, cyfrowe długopisy czy ekrany podpisów. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i ograniczenia.
Trzecim czynnikiem, który powinien być brany pod uwagę przy wyborze dostawcy, jest doświadczenie firmy. Jeśli firma wcześniej realizowała podobne projekty i może pochwalić się udaną implementacją swojej technologii w konkurencyjnym przedsiębiorstwie, ryzyko, że dostawca nie spełni oczekiwań, jest minimalne. Zatem można oczekiwać, że podpis na tablecie jako kompleksowe rozwiązanie IT będzie skutecznie funkcjonować.

Podsumowanie

Podpis na tablecie jest rozwiązaniem, które może przyczynić się do budowania przewagi konkurencyjnej, tworzenia lepszych doświadczeń dla klientów oraz usprawnienia czasochłonnych i kosztownych procesów. Osiągnięcie takich rezultatów wymaga odpowiedniego postępowania na różnych etapach: od wczesnego rozpatrywania możliwości wdrożenia tej technologii, przez dostosowanie jej do realiów przedsiębiorstwa, aż po jej użytkowanie i rozwijanie po wdrożeniu. Prezentowane punkty nie wyczerpują wszystkich zasad i czynników, które należy uwzględnić podczas transformacji z papierowej dokumentacji na jej cyfrowy odpowiednik. Cztery wymienione powyżej punkty stanowią jedynie próbę zasygnalizowania pewnych obszarów, które warto rozważyć w całym procesie wdrażania cyfrowej dokumentacji oraz podpisu elektronicznego na tablecie.

Łukasz Mejza

Łukasz Mejza, będący Marketing Managerem, odpowiada za ogół działań związanych z promocją i marketingiem IC Solutions od 2020 roku. Wykorzystuje zdobyte doświadczenie do dzielenia się wiedzą dotyczącą wpływu technologii na strategię organizacji, jej rozwój, kreowanie innowacyjnych rozwiązań oraz budowanie przewagi rynkowej poprzez transformację cyfrową.