Podpis na tablecie – korzyści o których nikt nie mówi

Podpis na tablecie jest swoistym kluczem do skarbca dla tysięcy przedsiębiorców. Trud i koszty jakie trzeba ponieść w związku z digitalizacją dokumentacji i wdrożeniem podpisu elektronicznego procentują przez długi czas z nawiązką. By się o tym przekonać warto poznać wszystkie zalety wdrożenia cyfrowej dokumentacji i podpisu.

Spis treści

Odejście od papierowej dokumentacji oznacza redukcję kosztów związanych z tworzeniem, obiegiem oraz archiwizowaniem dokumentacji. Ponadto dokument w formie elektronicznej jest łatwiejszy w zarządzaniu. Wreszcie digitalizacja dokumentacji to oszczędność czasu, gdyż cyfryzacja pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z dokumentacją.
Oczywiście, by podjąć rozsądną decyzję, należy bliżej przyjrzeć się szczegółom, a następnie oszacować czy poniesiony wysiłek zostanie zrekompensowany zaletami z wprowadzenia e-dokumentacji. W tym miejscu warto zajrzeć do naszych 3 blogowych tekstów:
– Jak digitalizacja dokumentów optymalizuje koszty? 
– Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?
– Digitalizacja dokumentów – jak sprawdzić czy moja firma tego potrzebuje? 

Jeśli analiza procesów, policzony ROI oraz audyt dokumentacji i procesów związanych z ich obiegiem wskaże, że ucyfrowienie dokumentów przyniesie korzyści, to nie pozostaje nic innego jak zabrać się do planowania takich zmian.

Dokumentacja papierowa jest nierozerwalnie związana z koniecznością jej przechowywania, katalogowania, wysyłania praz archiwizowania. W zależności od wielkości organizacji i ilości procesów, w trakcie których jest tworzona papierowa dokumentacja, może się ona mieścić w kilku segregatorach, szafach, a nierzadko zajmować całe pomieszczenia wypełnione szafami i regałami, które uginają się od dokumentacji.
Wdrażając technologię wykorzystującą podpis na tablecie można zredukować ilość dokumentacji, którą należy przechowywać w fizycznej, papierowej formie. Tysiące stron cyfrowej dokumentacji zajmują zdecydowanie mniej miejsca niż jej papierowa forma. W rezultacie organizacje mogą lepiej zarządzać swoją przestrzenią, ograniczyć koszty związane z zakupem papieru do drukarek, teczek, segregatorów, szaf, a kończąc na kosztownym utrzymywaniu pomieszczeń na papierowe archiwa.

Tworzenie cyfrowej dokumentacji to także możliwość śledzenia czasu pracy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której praca pracownika polega na kontroli parametrów produkcji, które są następnie zapisywane w elektronicznym dzienniku za pomocą tabletu. Dzięki temu osoba nadzorująca kontrolę i posiadająca uprawnienia do odczytu danych może sprawdzić znaczniki czasu, które są automatycznie nanoszone podczas wypełniania dokumentu. W rezultacie taka osoba posiada wiarygodne dane pokazujące w czasie rzeczywistym, kiedy był wypełniany elektroniczny dokument.
Inny przykład zastosowania tej funkcjonalności to digitalizacja protokołów po wykonaniu montażu, naprawy czy dostawy. Wykorzystując podpis na tablecie i automatycznie nanoszone znaczniki czasu, można śledzić czas pracy i zadania, które wykonują pracownicy.

Tablet z racji swojej budowy i sposobu działania jest wygodniejszy w użytkowaniu poza biurem niż klasyczny komputer lub laptop. Jeśli dodamy do tego łatwe w użyciu oprogramowanie do digitalizacji dokumentów oraz podpisów, to stajemy przed zupełnie nowymi możliwościami. Korzyści płynące z takiego połączenia technologii i urządzenia z pewnością docenią serwisanci, monterzy, a nawet handlowcy.
Sprzedaż ubezpieczenia, montaż paneli fotowoltaicznych, dostawa zamówienia, a nawet wycena szkód spowodowanych przez powódź czy wichurę. Wszędzie tam klienci i pracownicy wypełniają, a następnie podpisują dokumenty, które należy później skanować i dołączać do systemu dziedzinowego. Automatyczna digitalizacja dokumentów przy pomocy takiego rozwiązania, jak IC Pen oraz wykorzystanie poręcznych tabletów sprawiają, że takie procesy można unowocześnić, a papierowa dokumentacja przestaje być jedyną możliwością.

Większość konsumentów jest świadoma, że głoszone przez firmy hasła i postulaty nie zawsze mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Czasem deklarowane cele są po prostu trudne do osiągnięcia lub niezauważalne na pierwszy rzut oka przez osoby postronne czy przez zwykłych klientów.
Wśród często głoszonych postulatów są takie jak:

– Lepsza obsługa klientów,
– Pozycja lidera na rynku,
– Redukcja niekorzystnego wpływu na środowisko,
– Budowanie nowoczesnej i innowacyjnej organizacji

Firmy, które deklarują chęć stania się organizacjami paperless i zamierzają przy tym ograniczyć swój ślad węglowy mogą dać temu praktyczny wyraz m.in. poprzez wdrożenie elektronicznego podpisu. Jedna prosta zmiana może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji takich jak: mniej drukowanych dokumentów, sprawniejsza praca, zmniejszenie kosztów procesowania, czy sprawniejszy obieg dokumentów.
Podpis na tablecie, który składa klient w momencie zawarcia umowy lub w celu potwierdzenia wykonania usługi są przykładami konkretnych i zauważalnych dla klientów przykładów, jak organizacja zmniejsza niekorzystny wpływ na środowisko. W efekcie każdy klient może samodzielnie przekonać się, że firma realizuje swoje obietnice.
Równie ważne może być w tym momencie budowanie wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa, które opiera swoją działalność na innowacyjnej technologii. Jak najbardziej jest to możliwe do osiągniecia w momencie, gdy miejsce papieru zajmie tablet, a podpis na papierze będzie przeszłością.

Wciąż zbyt mało firm zawraca uwagę na aspekt doświadczenia i nauki, które może wynikać np. z digitalizacji dokumentów. Jest to ważne chociażby ze względu na dwa fakty:

Po pierwsze transformacja cyfrowa, która coraz częściej jest wpisana w cele strategiczne wielu dużych i mniejszych przedsiębiorstw jest niezwykle złożonym procesem. Dla ogromnej większości firm cyfryzacja w dowolnym obszarze swojego funkcjonowania oznacza wyzwania, zagrożenia i przeszkody, które należy przezwyciężyć. Na ogół wprowadzenie podpisów cyfrowych i digitalizacja dokumentów stanowi wstęp do długotrwałej ewolucji organizacji i stopniowego implementowania kolejnych innowacji. Ich wprowadzenie zazwyczaj nie rewolucjonizuje całego sposobu działania organizacji, a przy tym pozwala bliżej zapoznać się z technologiami i ich wpływem na organizację.
Dlatego też wielu klientów IC Solutions swoją drogę ku transformacji cyfrowej rozpoczyna właśnie od ucyfrowienia dokumentów, które poza wyżej wymienionymi korzyściami pozwala zdobyć cenne doświadczenie.

Po drugie digitalizacja biznesu, czyli wprowadzanie wielu zmian w różnych obszarach wymaga specjalistycznej wiedzy. Póki co jest ona trudno-dostępna, kosztowna lub niewystarczająca na potrzeby konkretnych organizacji i procesów które przechodzą. Wdrażając poszczególne zmiany prowadzące do transformacji cyfrowej osoby decyzyjne, kierownicy, jak i zwykli pracownicy mają okazję zdobyć unikatową wiedzę. Dzięki niej można lepiej projektować kolejne działania i przezwyciężać takie obawy jak niechęć pracowników do zmian, obawa przed nową technologią czy brak odpowiednich kompetencji (więcej o barierach na drodze do transformacji cyfrowej w raporcie Fundacji Digital Poland).
Zatem śmiało można stwierdzić, że podpis na tablecie, a właściwie wdrożenie technologii i urządzeń do tego służących, jest znakomitą sposobnością do budowania wiedzy oraz doświadczenia tak potrzebnego firmom kroczącym po ścieżce transformacji cyfrowej.

O oszczędnościach i optymalizacji pracy, dzięki ucyfrowieniu dokumentów napisano już bardzo wiele. Warto jednak pamiętać, że odejście od formy papierowej na rzecz e-dokumentów i podpisów elektronicznych daje dużo więcej korzyści. Choć w większości firm decydującą rolę odgrywa bilans zysków i strat oraz oszacowanie, jak dużo pozytywnych następstw mogą wygenerować konkretne inwestycje, to należy pamiętać, że cyfryzacja dokumentów daje więcej niż wydaje się na pierwszy rzut oka (czytaj więcej – podpis na tablecie w biznesie).