Transformacja cyfrowa, a stare nawyki

Digitalizacja procesu produkcji, sprzedaży, obsługi klientów, a do tego automatyzacja połączona z machine learning i AI. Wszystko to jest praktyką dla tysięcy przedsiębiorstw w Polsce. Mimo wdrożenia zaawansowanych systemów i technologii wciąż zdecydowana większość firm posługuje się dokumentacją papierową.

Piotr Kuczewski 8 sierpnia, 2023

Transformacja cyfrowa gospodarki na dobre zagościła w naszym życiu. Możemy się z nią zetknąć dosłownie w każdym aspekcie naszego życia – począwszy od zakupów internetowych, poprzez bankowość wirtualną, załatwianie spraw urzędowych, teleporady medyczne, kończąc na zdalnym nauczaniu i podpisach elektronicznych. Proces digitalizacji objął każdy aspekt naszego życia i można uznać, że w zdecydowanej większości przypadków zjawisko to jest pozytywne.

Mimo faktu, iż dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych jest powszechny, to wciąż nie są one rozpowszechnione. Dobrym przykładem jest podpis elektroniczny na tablecie, który choć spełnia wszystkie formalne i prawne wymagania, aby być tak samo ważny, jak podpis odręczny, a dodatkowo jest wygodniejszy i daje więcej możliwości – to nadal nie jest powszechny. Proces rozwoju firmy i zdolność do adaptacji nowych rozwiązań jest czasochłonny, kosztowny i zazwyczaj jest związany ze zmianą kultury organizacji, w której dokonuje się transformacja technologiczna. Dlatego też nie można zakładać, że w krótkim czasie uda się przezwyciężyć wiele przeszkód i rozwiązać wszystkie problemy związane z transformacją biznesu.

Spis treści

Transformacja cyfrowa, a stare nawyki

Codziennie, setki firm podejmuje decyzję o zakupie i wdrożeniu systemów, które mają wprowadzić ich na ścieżkę większej efektywności procesów i rozwoju. Często zdarza się, że nawet po pomyślnym wdrożeniu systemu i kooperujących z nim urządzeń, pracownicy organizacji nadal korzystają z tradycyjnych rozwiązań, generując tym samym kolejne dokumenty w formie papierowej, od których przecież chcieli odejść. Wobec tego zasadnym wydaje się postawienie pytania, z czego to wynika i co należy zrobić, by wdrożyć zmiany?

Transformacja cyfrowa to konkretna potrzeba

Dla zdecydowanej większości firm transformacja w praktyce oznacza, wdrożenie systemu klasy CRM, ERP lub innego rozwiązania związanego z cyfryzacją, wynika to z prostego rachunku zysków i strat. Implementując system ERP, można w łatwy sposób oszacować korzyści płynące z niższych kosztów pracy, aktualnej wiedzy o stanie produkcji i zasobów przedsiębiorstwa, a dodatkowo ułatwia organizację pracy i dostęp do informacji. Wobec takich zysków, osobom decyzyjnym dużo łatwiej jest policzyć ROI (czytaj więcej Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?) i podjąć ostateczną decyzję o zakupie i uruchomieniu nowego systemu.
Podobnie jest w przypadku wdrożenia oprogramowania do sprzedaży, magazynowania czy logistyki. Dla każdego z powyższych rozwiązań w stosunkowo prosty sposób można obliczyć zwrot z inwestycji. Ważną rolę odgrywa praktyka innych przedsiębiorstw, a właściwie standardy funkcjonowania w konkretnych branżach, gdzie digitalizacja konkretnych procesów jest oczywista. Efektem tego jest wdrażanie transformacji cyfrowej, opartej na standaryzacji narzuconej przez innych graczy rynkowych, tak zwane powielanie dobrych praktyk biznesowych.

Zobacz:

Potrzeby stymulują transformację cyfrową przedsiębiorstw

Przeprowadzanie procesu transformacji cyfrowej dla samej transformacji nie ma sensu – jeśli wdrożenie technologii lub urządzeń nie jest poprzedzone analizą potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, to trudno spodziewać się sukcesów. Konieczne przy tym jest również zbudowanie odpowiedniej świadomości o istniejących rozwiązaniach, które mogą zostać zaimplementowane.
To właśnie brak świadomości na temat dostępnych rozwiązań może powodować to, że firmy, które osiągnęły dość wysoki współczynnik transformacji cyfrowej – wciąż korzystają np. z dokumentacji w formie papierowej.
Mimo tego, że na polskim rynku jest wiele firm oferujących rozwiązania z obszaru paperless, to wciąż ich wykorzystanie jest niewielkie. Dotyczy to zarówno stricte cyfrowych rozwiązań opartych na narzędziach SaaS, jak i tych odbywających się przy użyciu urządzeń cyfrowych (np. długopis cyfrowy, tablet i ekran podpisu).
Uświadomienie możliwości i realnych korzyści z nich wynikających, jest kluczowe do tego, aby firmy porzuciły stare nawyki (papierową dokumentację).

Po co digitalizować dokumenty?

Powyższe pytanie może być przedmiotem zainteresowania właścicieli przedsiębiorstw, dyrektorów czy nawet pracowników, którzy są odpowiedzialni za optymalizację procesów w firmach – dużych, jak i małych. Po co w ogóle digitalizować dokumentację? Odpowiedzi należy szukać m.in. tutaj Digitalizacja dokumentów. 7 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie i w tekście Jak paperless rozwija biznes? Redukcja kosztów, czy też optymalizacja procesów są oczywistymi korzyściami wynikającymi z digitalizacji dokumentów. Co więcej, wiele firm znajdzie alternatywne działania, które w ostatecznym rozrachunku przyniosą podobne rezultaty. Efektem tego jest sytuacja, w której takie hasła jak, optymalizacja i oszczędność przestają być ważnymi argumentami decydującymi o wdrożeniu systemu digitalizującego dokumentację. Zatem warto się skupić na innych, mniej oczywistych profitach wynikających z ograniczenia papierowej dokumentacji w przedsiębiorstwie, aby pokazać pełne spektrum korzyści.

Skuteczna transformacja cyfrowa dokumentów zwiększa bezpieczeństwo danych

Kwestia bezpieczeństwa powinna być jednym z kluczowych obszarów zainteresowania każdego przedsiębiorstwa. Należy wskazać, iż digitalizacja każdej dokumentacji znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa danych. W tym momencie można sobie zadać pytanie “jak to jest niby możliwe?”, otóż po pierwsze – zastąpienie dokumentacji papierowej formą elektroniczną oznacza większą kontrolę nad jej dostępnością dla osób trzecich, dzięki możliwości śledzenia nanoszonych zmian oraz kontroli dostępów dla użytkowników. Po drugie, na dokumentację w formie elektronicznej możemy nakładać dodatkowe hasła, które będą znane tylko osobom ściśle uprawnionym. Po trzecie, nie sposób także pominąć faktu, iż posługiwanie się wyłącznie cyfrową dokumentacją ułatwia tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych, dzięki czemu nie ma już konieczności ponoszenia ogromnych kosztów związanych ze skanowaniem, czy kopiowaniem dokumentów, które wymagają archiwizacji.

Kultura organizacyjna, a projekt cyfrowej transformacji

Powodzenie transformacji cyfrowej w dużej mierze jest zależne od kultury, która wykształciła się wewnątrz każdej organizacji. Mentalność pracowników i nastawienie kadry kierowniczej wobec nowoczesnej technologii, determinuje to jak zakończy się transformacja cyfrowa.
Cyfrowa doskonałość, do której powinny dążyć wszystkie organizacje może być zagrożona, a nawet niemożliwa do osiągnięcia bez otwartości na zmiany, odpowiedniego przygotowania do nich oraz przywództwa w trakcie przeprowadzania zmian.
Proces digitalizacji zazwyczaj znacząco zmienia wypracowane metody pracy, sposoby myślenia oraz procedury. W obliczu nowych możliwości oraz wyzwań należy na nowo opracować wszystkie te elementy, które wpływają na kulturę organizacji, gdyż bez tego nie można mówić o udanej digitalizacji biznesu.
Sama popularyzacja transformacji cyfrowej wewnątrz przedsiębiorstwa bez opracowania strategii działania, edukowania zespołu oraz określenia celów i wskazania osób odpowiedzialnych za jej realizację może zakończyć się niepowodzeniem. Nowa kultura organizacyjna jest niezbędna, by nakreślić ramy działania przedsiębiorstwa w nowych realiach powstałych wskutek implementacji nowych technologii.
Ryzyko transformacji, które podejmują firmy jest ogromne, z racji ponoszonych wydatków finansowych oraz zmiany dotychczasowego modelu funkcjonowania. Dlatego też należy postrzegać wszelkie innowacje procesowe, technologiczne i inne, jako zmianę kultury całej organizacji, a nie tylko zakup i instalację nowych urządzeń i systemów IT.

Przywództwo technologiczne, a stare nawyki

By rozpocząć transformację cyfrową, należy wyznaczyć do tego celu lidera/liderów projektu. Osoby, które udźwigną odpowiedzialność powierzonego zadania, a dodatkowo posiadające odpowiednie kompetencje i determinację, by wdrożyć zmiany, nawet w obliczu początkowego oporu.
Optymalizacja procesów za sprawą implementacji takich narzędzi jak ERP czy CRM, transformacja dokumentów z formy papierowej do elektronicznej, czy lepszy user experience, może stanowić źródło problemów. W takiej sytuacji plan działania wdrażania zmian jest niewystarczająca. Potrzebne jest przywództwo technologiczne – lider zmiany, który przezwycięży trudności i poprowadzi za sobą resztę zespołu/organizacji osiągając cyfrową doskonałość firmy.

Digitalizacja dokumentów to lepszy wizerunek

Mimo, że skuteczna transformacja cyfrowa procesów związanych z produkcją, magazynowaniem, logistyką czy komunikacją dla wielu gałęzi gospodarki jest czymś naturalnym, to nie brakuje firm, które próbują na podstawie tych czynników budować swoją przewagę rynkową. Dlaczego zatem te same przedsiębiorstwa nie mogłyby pójść o krok dalej i poszczycić się faktem, iż większość procesów zachodzących w ich organizacjach została objętych procesem digitalizacji?
Mówiąc inaczej, warto pokusić się o kolejny krok na drodze transformacji cyfrowej i objąć nią inne procesy zachodzące wewnątrz organizacji digitalizacją. Ten sposób daje realną możliwość na zbudowanie faktycznej przewagi rynkowej nad konkurencją i digitalizacji biznesu. Zastąpienie papierowej dokumentacji postacią elektroniczną, wdrożenie elektronicznych podpisów i urządzeń służących ich ważnej prawnie digitalizacji może być przykładem właśnie takiego działania.
Jest to istotne, ponieważ świadomość i potrzeby klientów (detalicznych, jak i biznesowych) rośnie. Następstwem tego jest m.in. poszukiwanie partnerów biznesowych, którzy wyznają podobne wartości (np. paperless, ograniczenie śladu węglowego, funkcjonowanie w ramach gospodarki obiegu zamkniętego), co w konsekwencji skutkuje dużo większą wolą do podjęcia współpracy.
Najlepszym dowodem na potwierdzenie tych słów są wytyczne, które zostały nałożone na największe przedsiębiorstwa związane z gospodarką obiegu zamkniętego, których konsekwencją jest nie tylko podjęcie samodzielnych działań zgodnych z regułą 3xR (Reduce, Reuse, Recycle), ale również kooperowanie z partnerami biznesowymi kierujących się podobnymi zasadami.

Transformacja biznesu: podsumowanie

Digitalizacja biznesu jest zjawiskiem, który bez wątpienia nabiera coraz szybszego tempa, każdy zrealizowany projekt transformacji cyfrowej tylko napędza to zjawisko. Ogromnym katalizatorem tych działań była pandemia Sars-Cov-2. Przyspieszyła ona (niekiedy drastycznie wymusiła)nadrabianie zaległości i wdrażanie transformacji cyfrowej. Transformacja cyfrowa stała się w krótkim czasie priorytetem dla wszystkich przedsiębiorstw i instytucji, które wcześniej nowoczesne rozwiązania cyfrowe postrzegały jako chwilową modę, a nie element niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania oraz rozwoju.
Transformacja w praktyce dotyczy najczęściej tradycyjnych obszarów biznesu, gdzie korzyści są oczywiste, a motywacja ucyfrowienia wynika poniekąd z potrzeb klientów lepszego user experience i narzuconych standardów danej branży.
Warto jednak nie poprzestawać na drobnych zmianach i dopełnić proces przekształcenia w pełni cyfrowy biznes, gdyż przyniesie to jeszcze więcej mierzalnych (oszczędności, wydajność pracy), jak i niemierzalnych korzyści (np. wizerunek firmy). Znaczenie transformacji cyfrowej jest ogromne, nie tylko dla właściwego rozwoju przedsiębiorstw, ale również dla samego istnienia organizacji , by na bieżąco dostosowywać się do zmian oraz oczekiwań klientów.
Na uwagę zasługuje również fakt, iż rozwój firmy na podstawie technologii informatycznej skutkuje nie tylko większą efektywnością procesów czy oszczędnością. W jej wyniku dokonuje się zmiana kultury organizacyjnej, która ma olbrzymią wartość dla obecnego, jak i przyszłego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.

Piotr Kuczewski

Piotr Kuczewski w 2022 roku rozpoczął pracę w IC Solutions, gdzie wykorzystuje swoje wieloletnie doświadczenie w pracy ze szpitalami oraz mniejszymi placówkami medycznymi jak Regionalny Dyrektor Sprzedaży. Jest zwolennikiem pragmatycznego podejścia do nowych technologii. W czasie wolnym oddaje się swojej wielkiej pasji, jaką jest wędkarstwo.