Transformacja cyfrowa, a stare nawyki

Rewolucja, jaką jest transformacja cyfrowa – na dobre zagościła w naszym życiu. Możemy się z nią zetknąć dosłownie w każdym aspekcie naszego życia – począwszy od zakupów internetowych, poprzez bankowość wirtualną, załatwianie spraw urzędowych, teleporady medyczne, kończąc na zdalnym nauczaniu i podpisach elektronicznych.

Mimo faktu, iż dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych jest powszechny to z wciąż nie są one rozpowszechnione. Dobrym przykładem jest podpis elektroniczny na tablecie, który choć spełnia wszystkie formalne i prawne wymagania, aby być tak samo ważny, jak podpis odręczny, a dodatkowo jest wygodniejszy i daje więcej możliwości – to rozwiązanie nadal nie jest powszechne.

Spis treści

Codziennie, setki firm podejmuje decyzję o zakupie i wdrożeniu systemów, które mają wprowadzić daną firmę na drogę ku transformacji cyfrowej organizacji. Paradoksalnie, być może dzięki sile nawyku – często zdarza się, że nawet po pomyślnym wdrożeniu systemu i kooperujących z nim urządzeń, pracownicy organizacji nadal korzystają z tradycyjnych rozwiązań, generując tym samym kolejne dokumenty w formie papierowej, od których przecież chcieli odejść. Wobec tego zasadnym wydaje się być postawienie pytania, z czego to wynika?

Dla zdecydowanej większości firm wdrożenie systemu klasy CRM, ERP lub innego rozwiązania związanego z cyfryzacją wynika z prostego rachunku zysków i strat. Wdrażając system ERP można w łatwy sposób oszacować korzyści płynące z niższych kosztów pracy, aktualnej wiedzy o stanie produkcji i zasobów przedsiębiorstwa, a dodatkowo ułatwia organizację pracy i dostęp do informacji. Wobec takich zysków, osobom decyzyjnym jest dużo łatwiej policzyć ROI (czytaj więcej Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?) i podjąć ostateczną decyzję o zakupie i uruchomieniu nowego systemu.
Podobnie rzecz ma się w przypadku wdrożenia oprogramowania do sprzedaży, magazynowania czy logistyki. Dla każdego z powyższych rozwiązań w stosunkowo prosty sposób można obliczyć zwrot z inwestycji. Nie mniejszą rolę odgrywa przy tym praktyka innych przedsiębiorstw, a właściwie standardy funkcjonowania w konkretnych branżach, gdzie digitalizacja konkretnych procesów jest oczywista. Efektem tego jest wprowadzanie transformacji cyfrowej, opartej na standaryzacji narzuconej przez innych graczy rynkowych, tak zwane powielanie dobrych praktyk biznesowych.

Transformacja cyfrowa dla samej transformacji jest nie ma sensu – jeśli wdrożenie nowej technologii lub urządzeń nie jest poprzedzone analizą potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, to trudno spodziewać się sukcesów. Konieczne przy tym jest również zbudowanie odpowiedniej świadomości o istniejących rozwiązaniach, które mogą zostać zaimplementowane.
To właśnie brak świadomości na temat dostępnych rozwiązań może powodować, że firmy, które osiągnęły dość wysoki współczynnik transformacji cyfrowej – wciąż korzystają z dokumentacji w formie papierowej. Mimo tego, że na polskim rynku jest wiele firm oferujących rozwiązania z obszaru paperless, to wciąż ich wykorzystanie jest procentowo niewielkie. Dotyczy to zarówno stricte cyfrowych rozwiązań opartych na narzędziach SaaS, jak i tych odbywających się przy użyciu urządzeń cyfrowych (np. długopis cyfrowy, tablet i ekran podpisu).
Uświadomienie możliwości i realnych korzyści z nich wynikających, jest kluczowe do tego, aby firmy porzuciły stare nawyki (papierową dokumentację).

Powyższe pytanie może być przedmiotem zainteresowania właścicieli przedsiębiorstw, dyrektorów czy nawet pracowników, którzy są odpowiedzialni za optymalizację procesów w firmach – dużych jak i małych. Po co w ogóle digitalizować dokumentację? Odpowiedzi należy szukać m.in. tutaj Digitalizacja dokumentów. 7 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie  i w tekście Jak paperless rozwija biznes? Redukcja kosztów, czy też optymalizacja procesów są oczywistymi korzyściami wynikającymi z digitalizacji dokumentów. Co więcej – wiele firm znajdzie alternatywne działania, które w ostatecznym rozrachunku przyniosą podobne rezultaty. Efektem tego jest sytuacja, w której to takie hasła jak optymalizacja i oszczędność przestają być ważnymi argumentami decydującymi o wdrożeniu systemu digitalizującego dokumentację. Zatem warto się skupić na innych, mniej oczywistych profitach wynikających z ograniczenia papierowej dokumentacji w przedsiębiorstwie, aby pokazać pełne spektrum korzyści.

Kwestia bezpieczeństwa powinna być jednym z kluczowych obszarów zainteresowania każdego przedsiębiorstwa. Należy wskazać, iż digitalizacja wszelakiej dokumentacji znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych. W tym momencie można sobie zadać pytanie “jak to jest niby możliwe?”, otóż po pierwsze – zastąpienie dokumentacji papierowej formą elektroniczną oznacza większą kontrolę nad jej dostępnością dla osób trzecich dzięki możliwości śledzenia nanoszonych zmian oraz kontroli dostępów dla użytkowników. Po drugie, na dokumentację w formie elektronicznej możemy nakładać dodatkowe hasła, które będą znane tylko osobom ściśle uprawnionym. Po trzecie, nie sposób także pominąć faktu, iż posługiwanie się wyłącznie cyfrową dokumentacją ułatwia tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych, dzięki czemu nie ma już konieczności ponoszenia ogromnych kosztów związanych ze skanowaniem czy kopiowaniem dokumentów, które wymagają archiwizacji.

Pomimo tego, że cyfryzacja procesów związanych z produkcją, magazynowaniem, logistyką czy komunikacją dla wielu gałęzi gospodarki jest czymś naturalnym, to nie brakuje firm, które próbują w oparciu o te czynnik budować swoją przewagę rynkową. Dlaczego zatem te same przedsiębiorstwa nie mogłyby pójść o krok dalej i poszczycić się faktem, iż większość procesów zachodzących w ich organizacjach jest ucyfrowiona?
Mówiąc inaczej, warto pokusić się o kolejny krok na drodze transformacji cyfrowej i objąć inne procesy zachodzące wewnątrz organizacji digitalizacją. Ten sposób daje realną możliwość na zbudowanie faktycznej przewagi rynkowej nad konkurencją. Zastąpienie papierowej dokumentacji postacią elektroniczną, wdrożenie elektronicznych podpisów i urządzeń służących ich ważnej prawnie digitalizacji może być przykładem właśnie takiego działania.

Jest to istotne, ponieważ świadomość klientów (detalicznych jak i biznesowych) – rośnie. Następstwem tego jest m.in. poszukiwanie partnerów biznesowych, którzy wyznają podobne wartości (np. paperless, ograniczenie śladu węglowego, funkcjonowanie w ramach gospodarki obiegu zamkniętego), co w konsekwencji skutkuje dużo większą wolą do podjęcia współpracy. Najlepszym dowodem na potwierdzenie tych słów są wytyczne, które zostały nałożone na największe przedsiębiorstwa związane z gospodarką obiegu zamkniętego, których konsekwencją jest nie tylko podjęcie samodzielnych działań zgodnych z regułą 3xR (Reduce, Reuse, Recycle), ale również kooperowanie z partnerami biznesowymi kierujących się podobnymi zasadami.

Cyfryzacja biznesu jest zjawiskiem, który bez wątpienia nabiera coraz szybszego tempa. Ogromnym katalizatorem tych działań była pandemia Sars-Cov-2, która przyspieszyła (a niekiedy drastycznie wymusiła) szybkie nadrobienie zaległości w obszarze digitalizacji. Najczęściej możemy mówić o transformacji cyfrowej dokonującej się w tradycyjnych obszarach biznesu, gdzie korzyści są oczywiste, a motywacja ucyfrowienia wynika poniekąd z oczekiwań klientów i narzuconych standardów danej branży. Warto jednak pamiętać, aby nie poprzestawać na drobnych zmianach i dopełnić proces przekształcenia w pełni cyfrowy biznes, gdyż przyniesie to jeszcze więcej mierzalnych (oszczędności, wydajność pracy), jak i nie mierzalnych korzyści (wizerunek firmy).

fot. stock.adobe.com