Firma paperless – proste i opłacalne

Firma paperless, w dużym uproszczeniu, to organizacja, która nie wykorzystuje lub ogranicza do minimum użycie papierowej dokumentacji. Prowadzenie biznesu bez papieru w dzisiejszych czasach jest dość proste i, biorąc pod uwagę również koszty, ekonomicznie uzasadnione. Przemawia za tym między innymi gwałtownie rosnące ceny papieru w 2022 roku oraz proste wskazówki dotyczące tego, jak być paperless.

Spis treści

Większość kartek papieru swój początek zawdzięcza włóknom roślinnym pochodzącym z takich drzew jak sosna, topola, świerk czy buk. Zużywając papier w procesach związanych z funkcjonowaniem firmy, przyczyniamy się do przemysłowej wycinki drzew i ich przetwórstwa. Redukując wykorzystanie tak pospolitych w biurowej rzeczywistości ryzy papieru, realnie redukujemy niekorzystne oddziaływanie na środowisko naturalne. Funkcjonowanie w zgodzie z ideą paperless jest jedynym sposobem na redukcję zużycia papieru i ograniczenie niekorzystnego wpływu przemysłu drzewnego na przyrodę, która nas otacza. Aspekt ten jest coraz częściej poruszany przez klientów, którzy oczekują od przedsiębiorstw społecznej odpowiedzialności biznesu.
Tak więc wpisanie się w trend paperless to jeden z najprostszych sposobów, by zyskać przychylność klientów. Elektroniczne podpisywanie dokumentów czy cyfryzacja obiegu dokumentów przyczyniają się do ochrony środowiska, a przy tym pozwalają budować pozytywny wizerunek wśród potencjalnych klientów.

Żyjemy w epoce nieustannej ewolucji technologicznej, która wymaga od nas adaptacji do szybko zmieniających się realiów. Postęp technologiczny wpływa na każdy aspekt naszego życia, w tym na sposób, w jaki komunikujemy się i zarządzamy informacjami. Papierowe listy, które kiedyś były codziennością, dziś ustępują miejsca cyfrowej komunikacji, takiej jak e-maile, rachunki elektroniczne czy dokumentacja urzędowa dostępna online. Cyfryzacja obejmuje również świat kultury i rozrywki, gdzie tradycyjne media drukowane rywalizują z cyfrowymi publikacjami i e-bookami, które można przechowywać w ogromnych ilościach na zwykłym smartfonie. Podobnie, sektor medyczny przeszedł transformację od papierowych recept i wyników badań do ich cyfrowych odpowiedników dostępnych na platformach internetowych.

Te zmiany nie są motywowane wyłącznie dążeniem do nowych możliwości; są one również odpowiedzią na zmieniające się warunki zewnętrzne, takie jak kryzysy polityczno-gospodarcze czy pandemie, które pokazały, jak ważna jest elastyczność i zdolność do szybkiego dostosowania się. Firmy, które już przed rokiem 2020, przed pandemią COVID-19, zdecydowały się na wdrożenie pracy zdalnej czy hybrydowej, cyfrowego obiegu dokumentów, czy zastosowanie podpisów elektronicznych i archiwizacji w chmurze, mogły łatwiej dostosować się do nowych warunków. Te działania umożliwiły większą elastyczność i przyspieszyły cyfrową transformację, co z kolei pozwoliło firmom na sprawniejsze funkcjonowanie w zmienionym środowisku.

Przejście na bezpapierową dokumentację i wprowadzenie systemów zarządzania dokumentami cyfrowymi, takich jak wykorzystanie podpisu biometrycznego na tabletach, nie tylko zmniejsza ilość papieru w firmie, ale przede wszystkim wspiera tworzenie cyfrowych przedsiębiorstw. Eliminacja papieru i zastąpienie go cyfrowymi dokumentami otwiera przed firmami nowe możliwości, takie jak redukcja kosztów związanych z produkcją i obiegiem dokumentów, możliwość wejścia na nowe rynki bez fizycznej obecności, czy optymalizację procesów dzięki automatyzacji.

Podejście paperless nie rozwiązuje co prawda wszystkich wyzwań, z którymi mogą zmagać się przedsiębiorstwa, ale jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających budowanie zwinnego i nowoczesnego biznesu. Włączenie paperless do strategii firmy pozwala nie tylko na zredukowanie kosztów i zwiększenie efektywności, ale także na stworzenie silniejszych, bardziej zrównoważonych i przyszłościowych modeli działalności, które są w stanie lepiej reagować na dynamiczne zmiany w otoczeniu biznesowym.

Czy paperless się opłaca?

Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Zastosowanie paperless w praktyce pozwala szybciej dostosowywać się do zmieniających się warunków, redukować trwałe koszty oraz usprawniać pracę. Choć te korzyści są znaczące, może być trudno postrzegać je jako unikalne czynniki konkurencyjne, biorąc pod uwagę, że każda organizacja może wdrożyć podejście paperless i osiągać podobne efekty. Warto jednak spojrzeć na ten proces z innej perspektywy, zwłaszcza w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej.

Zbudowanie cyfrowej firmy to proces wymagający czasu i wysiłku, ponieważ wiąże się z żmudną transformacją cyfrową. Wymaga stworzenia nowych procesów i wdrożenia nowoczesnych narzędzi pracy. Rozwiązania takie jak elektroniczny system obiegu dokumentów, podpis elektroniczny, bezpieczeństwo danych oraz ich elektroniczna archiwizacja są fundamentem tej transformacji. Przed osiągnięciem korzyści wynikających z paperless, konieczne jest przemodelowanie istniejących procesów, a często nawet ich kompleksowe tworzenie od podstaw.

Nowe firmy, które od początku swojej działalności decydują się na strategię paperless, stają przed podobnymi wyzwaniami. Wymaga to od nich opracowania procesów, które będą efektywne w środowisku bez papieru. Dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i doświadczenia, jest to szansa na zdobycie nowych kompetencji w obszarach takich jak projektowanie i wdrażanie procesów opartych na nowoczesnych technologiach, implementacja zaawansowanych systemów IT, poszukiwanie nowych metod pracy oraz innowacyjne planowanie.

Zdobycie wiedzy i doświadczenia w tych dziedzinach może znacząco wpłynąć na siłę firmy i umożliwić budowanie przewagi rynkowej na bazie nowoczesnych technologii. Wypracowane know-how pozwala przełamywać bariery i tworzyć kulturę opartą na innowacjach. Firma paperless, zatem, to nie tylko oszczędność papieru i zastosowanie nowoczesnych technologii, ale także głęboka zmiana kultury organizacyjnej. Procesy biznesowe realizowane są w nowatorski sposób, co ułatwia adaptację organizacji do dynamicznie zmieniającego się otoczenia oraz umożliwia sprawniejsze reagowanie na nowe oczekiwania klientów.

Jeśli mowa o elastyczności i wielozadaniowości, warto spojrzeć jeszcze raz na podejście paperless w szerszym kontekście całego biznesu. Nośnik danych i informacji, którym był biurowy papier, uległ zmianie. Zasadniczym wyzwaniem pozostaje zastąpienie papieru… no właśnie czym? Zazwyczaj trwanie przy klasycznej papierowej dokumentacji wynika z tego, że dokumenty wymagają podpisu klienta. Firmy nie wdrażają systemu elektronicznego obiegu i e-archiwum, bo nie posiadają odpowiednich rozwiązań pozwalających na wdrożenie, na przykład, podpisu biometrycznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przedsiębiorstwa próbujące wdrażać podejście paperless nie mają wiedzy ani nawet świadomości o dostępnych rozwiązaniach, żyjąc w dwóch światach. Pierwszy z nich – cyfrowy, wykorzystujący maile, załączniki, pliki PDF i systemy IT, a czasem nawet elektroniczny obieg dokumentów. Drugi – analogowy, którego symbolem jest biurowa drukarka i skaner. Z ich pomocą są drukowane na przykład umowy i protokoły, a następnie przekładane do podpisu. Na koniec, podpisane dokumenty są ręcznie skanowane i przesyłane do systemów, takich jak CRM.

Przedstawiony schemat, choć uproszczony, jest powszechny i dotyczy tysięcy firm z różnych branż, pomimo istnienia sprawdzonej oraz prawnie ważnej metody digitalizacji podpisów. Mowa tutaj oczywiście o podpisie elektronicznym, który od dobrych kilku lat jest wykorzystywany w procesach zawierania umów, sprzedaży, medycynie, kontroli produkcji i wszędzie tam, gdzie wymagany jest prawnie ważny podpis.

Klucz do przełamania barier papierowej dokumentacji leży w edukacji i dostępności nowoczesnych technologii. Rozwiązaniem, które może zrewolucjonizować pracę wielu firm, jest system IC Pen w połączeniu z tabletami i ekranami podpisu. Te urządzenia skutecznie zastępują tradycyjny papier i długopis, tworząc warunki do prowadzenia firmy zgodnie z trendem paperless. Co więcej, implementacja takich rozwiązań może przyspieszyć przepływ informacji, zmniejszyć błędy w dokumentacji i zwiększyć ogólną efektywność operacyjną. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą nie tylko zaoszczędzić na kosztach związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji, ale także zyskać na konkurencyjności, oferując swoim klientom szybsze i bardziej niezawodne usługi.

Paperless zmienia nie tylko podejście do innowacyjnej technologii; to strategiczne podejście, które może zdefiniować przyszłość nowoczesnego biznesu. Firmy, które odważnie podejmują wyzwanie digitalizacji, mogą nie tylko oszczędzać na papierze, ale otwierają drzwi do świata nowych możliwości — od lepszego zarządzania danymi, poprzez elektroniczne przetwarzanie dokumentów, po budowanie trwałej relacji z klientami, którzy coraz bardziej cenią sobie efektywność i wybierają firmy ekologiczne.

Trend paperless oddziaływuje na wiele istotnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstw. W sytuacji, kiedy dokumenty i dane krążą w formie cyfrowej, znaczenie zgodności z przepisami oraz bezpieczeństwo danych stają się kluczowymi aspektami każdego przedsiębiorstwa. Aby zapewnić zgodność z rosnącymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi prywatności danych i zarządzania dokumentacją, organizacje muszą przestrzegać rygorystycznych przepisów prawnych. Istotne jest, by systemy zarządzania elektronicznym obiegiem były regularnie aktualizowane i dostosowywane do najnowszych regulacji. Co więcej, każda firma powinna wdrożyć środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę przed utratą danych, ich kradzieżą czy też cyberatakami. Takie środki obejmują skuteczne metody cyfrowego archiwizowania, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz zaawansowane technologie szyfrowania.

Implementacja bezpiecznych rozwiązań IT zwiększa poziom ochrony danych, a przy tym poprawia zaufanie klientów i partnerów biznesowych, co jest nieocenione w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Elektroniczne przetwarzanie dokumentów, e-archiwum i inne rozwiązania cyfrowe zaangażowane w proces ograniczenia papierowej dokumentacji prowadzą do oczywistych korzyści, ale stanowią również poważne wyzwanie w sferze bezpieczeństwa. Dlatego też każde przedsiębiorstwo i organizacja, która zamierza wdrożyć podejście paperless, musi być świadoma ewentualnych zagrożeń. To nie oznacza jednak, że cyfrowy obieg dokumentów stanowi jedynie zagrożenia. Profesjonalne podejście do zarządzania cyfrową dokumentacją przekłada się na większą efektywność operacyjną, eliminując wiele ryzyk i przyspieszając procesy biznesowe. Firma otwarta na innowacje i skoncentrowana na transformacji cyfrowej, która jednocześnie przykłada wielką wagę do zgodności i bezpieczeństwa, demonstruje nie tylko swoją nowoczesność, ale również odpowiedzialność.

Firma paperless nie jest już krzykliwym hasłem, które pozwala wyróżnić się na tle konkurencji. Dziś każde przedsiębiorstwo może znacząco ograniczyć ilość papierowej dokumentacji, realizując przy tym takie cele, jak redukcja wytwarzanego śladu węglowego, budowa elastycznej organizacji oraz optymalizacja stałych kosztów i usprawnienie procesów biznesowych. Powszechnie dostępne rozwiązania IT sprawiają, że bycie „firmą bez papieru” jest prostsze, niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka.

Wprowadzenie dokumentów w formie elektronicznej umożliwia firmom nie tylko znaczne oszczędności finansowe, ale także zwiększenie efektywności operacyjnej. Dokumenty są łatwiej dostępne dla wszystkich upoważnionych pracowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Cyfrowy obieg dokumentów przyspiesza procesy decyzyjne i pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby rynku oraz klientów. Dodatkowo, redukcja papieru przyczynia się do minimalizacji ryzyka błędów, które mogą wynikać z ręcznego przetwarzania dokumentów.

Działania na rzecz ograniczenia użycia papieru wpisują się w globalne trendy proekologiczne, co zyskuje na znaczeniu w oczach nowoczesnych konsumentów i kontrahentów. Firma ekologiczna, dzięki wykorzystywaniu rozwiązań paperless, jest bardziej atrakcyjnym partnerem biznesowym. Przedsiębiorstwa koncentrujące się na skutecznej implementacji idei paperless często zdobywają uznanie jako liderzy w dziedzinie zrównoważonego rozwoju, co może przyczynić się do wzrostu ich prestiżu i przewagi konkurencyjnej na rynku.

Przyjęcie podejścia paperless jest nie tylko kwestią oszczędności czy wygody – to strategiczna decyzja, która może wpłynąć na długoterminowy sukces firmy. Inwestując w odpowiednie technologie i szkoląc pracowników w zakresie ich efektywnego wykorzystywania, organizacje mogą nie tylko zrewolucjonizować swoje wewnętrzne procesy, ale także zaoferować swoim klientom oraz kontrahentom nowy poziom usług, budując tym samym trwałe i wartościowe relacje. Zasadniczym wyzwaniem pozostaje jedynie odpowiedź na pytanie: Jak się dobrze przygotować do projektu paperless?