Firma paperless – proste i opłacalne

Dla firmy, która nie jest i nie próbuje być paperless nie ma żadnej wymówki. Ochrona środowiska, efektywniejsza praca i rozwój, to tylko wybrane korzyści przemawiające za odejściem od papieru.

Dominika Wiśniewska 31 stycznia, 2023

Firma paperless w dużym uproszczeniu to organizacja, która nie wykorzystuje lub ogranicza do minimum użycie papieru biurowego. Bycie taką firmą w dzisiejszych czasach jest dość proste, a biorąc pod uwagę również koszty, również ekonomicznie uzasadnione. Przemawia za tym m.in. gwałtownie rosnące ceny papieru w 2022 roku oraz proste wskazówki dotyczące tego jak być paperless.

Firma paperless chroni przyrodę

Większość kartek papieru swój początek zawdzięcza włóknom roślinnym pochodzącym z takich drzew jak sosna, topola, świerk czy buk. Zużywając papier w procesach związanych z funkcjonowaniem firmy przyczyniamy do przemysłowej wycinki drzew i ich przetwórstwa. Redukując wykorzystanie tak pospolitych w biurowej rzeczywistości ryz papieru realnie redukujemy niekorzystne oddziaływanie na środowisko naturalne.
Funkcjonowanie w zgodzie z ideą paperless jest jedynym sposobem na redukcję zużycia papieru i ograniczenie niekorzystnego wpływu przemysłu drzewnego na przyrodę, która nas otacza. Aspekt ten jest coraz częściej poruszany przez klientów, którzy oczekują ze strony przedsiębiorstw Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Tak więc bycie paperless to jeden z prostszych sposobów na to, by zyskać przychylność klientów.

Paperless czyli zwinna organizacja

Żyjemy w czasach permanentnej ewolucji i konieczności dostosowywania się. Wpływ ma na to ogromny postęp technologiczny, który zapewnia skokowy rozwój niemalże każdej dziedziny naszego życia. Dotyczy to takich sfer życia jak komunikacja, gdzie papierowe listy stały się rzadkością dla przeciętnego człowieka, a rachunki, faktury czy dokumentację urzędową możemy otrzymywać za pośrednictwem poczty internetowej. Proces cyfryzacji dotyczy także kultury i rozrywki, gdzie papierowa prasa i literatura rywalizuje z cyfrowymi wydaniami dzienników, tygodników oraz e-booków, których zwykły smartfon może pomieścić więcej niż przeciętna domowa biblioteczka. Również świat medycyny musiał poddać się cyfryzacji poprzez odejście od papierowych recept, skierowań czy wyników badań na rzecz ich cyfrowych odpowiedników dostępnych na internetowych platformach.
Zmiany, których jesteśmy świadkami są generowane nie tylko z sprawą nowych możliwości, ale także przez otoczenie, w którym funkcjonujemy. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, które nie pozostają obojętne na kryzysy polityczno-gospodarcze czy pandemie nawet na długo po ich ustaniu. Nie sposób być gotowym na wszystko, ale tworząc zwinną organizację, wykorzystując do tego paperless, dużo łatwiej jest reagować i dostosowywać się do zachodzących zmian. Dowodem na trafność powyższego stwierdzenia są wszystkie te firmy, które jeszcze przed 2020 rokiem i początkiem pandemii Sars-Cov-2 wprowadziły pracę hybrydową/zdalną, elektroniczną dokumentację i inne rozwiązania oparte na chmurze. Wszystkie te działania pozwoliły być bardziej elastycznym, a w konsekwencji szybciej dopasować się do zachodzących zmian.
Redukcja papierowej dokumentacji jest jednym z najłatwiejszych kroków w procesie budowania elastycznego przedsiębiorstwa. Co więcej zastąpienie papieru formą zdigitalizowanych dokumentów otwiera wiele nowych możliwości. Są nimi m.in.:
– redukcja kosztów związanych z tworzeniem i obiegiem dokumentów (wysyłka dokumentów),
– wprowadzenie oferty na nowe rynki bez konieczności fizycznej obecności,
– przyspieszenie procesów oraz ich automatyzacji dzięki wprowadzeniu cyfrowych mechanizmów,

Jak paperless buduje przewagę?

Odejście od papierowej dokumentacji pozwala szybciej dostosowywać się, redukować trwałe koszty i usprawniać pracę. Mimo tych ważnych korzyści trudno postrzegać je jako czynniki budujące przewagę, skoro każda organizacja (przedsiębiorstwo) może być paperless i osiągać podobne rezultaty.
Odnosząc się do kwestii budowania przewagi firmy i idei paperless warto spojrzeć na ten proces z innej perspektywy. Bycie firmą paperless to wyzwanie dla firm, które muszą w procesie ewolucji zdigitalizować się. Konieczne jest stworzenie nowych procesów i wdrożenie nowych narzędzi pracy.
Natomiast w przypadku nowych firm, które już na początku swojej działalności postanowiły podążać zgodnie z nurtem paperless, również jest to spore wyzwania. W praktyce sprowadza się to do konieczności zaprojektowania procesów i wykorzystania rozwiązań, które będą sprawdzać się bez papieru. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku jest to okazja do tego, by firma nabyła nowe kompetencje dotyczące takich obszarów jak:
– projektowanie i wdrażanie procesów opartych na nowoczesnej technologii,
– wdrażanie zaawansowanych systemów IT,
– poszukiwanie nowych metod pracy oraz technologii,
– innowacyjny sposób działania oraz planowania.

Zdobycie wiedzy i doświadczenia przez firmę w tych obszarach może stanowić jej przewagę na rynku. Nabyty know how znosi wiele barier i pozwala łatwiej budować przewagę opartą na technologii oraz kształtuje kulturę innowacyjnej organizacji. Tak więc firma paperless to nie tylko oszczędność papieru i więcej technologii, ale również zmiana kultury całej organizacji.

Paperless uczy wielozadaniowości

Jeśli mowa o elastyczności i wielozadaniowości to warto spojrzeć jeszcze raz na paperless. Nośnik danych i informacji, którym był biurowy papier uległ zmianie. Zastąpienie papieru … no właśnie czym?
Zazwyczaj trwanie przy klasycznej papierowej dokumentacji wynika z tego, że dokumenty wymagają podpisu klienta, nie został wdrożony żaden system digitalizacji dokumentów lub przedsiębiorstwo nie posiada odpowiednich urządzeń. W takich sytuacjach rozwiązaniem jest wykorzystanie systemu, który usprawnia workflow, wprowadza automatyzację i przyspiesza wiele działań związanych z tworzeniem oraz obiegiem dokumentów. Problemem pozostaje sam podpis i dobór odpowiednich urządzeń.
Firmy, które chcą być paperless, ale nie mają świadomości oraz wiedzy o dostępnych rozwiązaniach, żyją w dwóch światach. Pierwszy z nich – cyfrowy, w którym są wykorzystywane maile, załączniki, pliki PDF i systemy IT. Drugi – analogowy, którego symbolem jest biurowa drukarka i skaner. Z ich pomocą są drukowane np. umowy i protokoły, a następnie przekładane do podpisu. Na koniec podpisane dokumenty są ręcznie skanowane i przesyłane do systemów (np. CRM).
Przedstawiony powyżej w uproszczonej formie schemat jest powszechny i dotyczy tysięcy firm funkcjonujących w najróżniejszych branżach i to pomimo istnienia sprawdzonej oraz ważnej prawnie metody digitalizacji. Mowa tutaj oczywiście o podpisie elektronicznym, który od dobrych kilku lat jest wykorzystywany w procesach zawierania umów, sprzedaży, medycynie, kontroli produkcji i wszędzie tam, gdzie podpis jest wymagany. Jedynym warunkiem korzystania z podpis elektronicznego jest wiedza o istnieniu takiego rozwiązania oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi (systemów, urządzeń). Tym narzędziem może być wspomniany już system IC Pen oraz takie urządzenia, jak tablety i laptopy. Urządzenia tego typu posiadające dotykowe ekrany oraz współpracujące z aktywnym rysikiem skutecznie zastępują biurowy papier i długopis tworząc okazję do bycia firmą paperless.

Podsumowanie

Firma paperless nie jest już krzykliwym hasłem, które pozwala wyróżnić się na tle konkurencji. Dziś każde przedsiębiorstwo może znacząco ograniczyć ilość papierowej dokumentacji realizując przy tym takie cele jak redukcja wytwarzanego śladu węglowego, budowa elastycznej organizacji czy optymalizacja stałych kosztów.
Powszechnie dostępne rozwiązania IT sprawiają, że bycie “firmą bez papieru” jest prostsze niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka.

Dominika Wiśniewska

Dominika Wiśniewska jest związana z IC Solutions od 2020 roku. Od samego początku jej praca skupia się na projektach wdrożeniowych w sektorze medycznym, produkcji i przemyśle. Obecnie pełni rolę Product Ownera, gdzie nadzoruje procesy wdrożeniowe, projektuje koncepcje, tworzy dokumentację oraz testuje nowe rozwiązania. Jej profesjonalizm i zaangażowanie przyczyniają się do skutecznego wdrażania innowacyjnych rozwiązań w ramach IC Solutions.